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企业会议管理制度与流程模板

一、企业会议管理通用场景

例会类：周例会、月度工作会、季度总结会等常规进度沟通会议；

专题类：项目启动会、问题研讨会、流程优化会等针对性议题讨论会议；

决策类：年度计划会、预算审批会、人事任免会等需正式决议的重要会议；

临时类：突发事项处理会、紧急协调会等临时召集的应急会议。

通过统一管理制度与流程，保证会议目标明确、组织有序、高效决策、结果落地，避免会议冗余或低效问题。

二、会议组织全流程操作指南

（一）会议发起与审批

明确会议需求

发起人（一般为部门负责人或项目主导人）需提前确认会议目的（如同步进度、解决问题、决策事项）、核心议题、预期成果及建议参会人员范围。

若会议涉及跨部门协作或需公司领导决策，发起人需提前与相关部门负责人或分管领导沟通议题可行性。

填写会议申请表

发起人通过企业OA系统或指定表单提交《会议申请审批表》（模板见“三、核心模板表格”），填写会议基本信息（名称、时间、地点、形式）、议题、议程概要、参会人员、所需资源（如投影设备、会议材料）等。

逐级审批

部门内部会议：由部门负责人审批；

跨部门会议：由发起人部门负责人审批后，抄送参会部门负责人会签；

涉及公司高层决策会议：需提交分管总经理/CEO审批。

审批通过后，会议正式纳入计划；审批不通过，发起人需根据反馈调整后重新提交。

（二）会前筹备

确定会议细节

审批通过后，发起人（或会议组织专员）需与参会人员确认时间、地点（线上会议需测试会议软件稳定性），并提前1-3个工作日发出《会议通知》（可通过邮件、企业等方式），通知需包含：

会议主题、时间、地点（或线上）；

详细议程及各议题预计时长；

参会人员名单及角色（主持人、记录人、发言人等）；

会议材料（如需提前预习，需附材料或附件）。

准备会议物资

线下会议：提前布置会场，准备投影仪、麦克风、白板、笔、会议签到表、饮用水等物资；

线上会议：提前测试音视频设备，保证参会人员可顺利接入，必要时提供操作指引。

预沟通关键议题

对复杂或争议性议题，发起人可提前与核心参会人员一对一沟通，收集初步意见，会上聚焦讨论而非信息同步，提高效率。

（三）会中组织

会议开场（5分钟内）

主持人准时开场，确认参会人员到会情况（迟到15分钟以上需提前说明原因），重申会议目标、议程及时长规则，明确各环节负责人。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项讨论，主持人需控制发言节奏，避免偏离主题；鼓励参会人员发表意见，但需聚焦“解决问题”而非“责任追究”。

对需决策事项，主持人应引导参会人员明确决策依据（如数据、政策），达成共识后形成决议；若无法当场决议，需明确下一步行动计划（如补充调研、二次讨论）。

过程记录

记录人需全程记录关键内容，包括：各议题讨论要点、不同意见、最终决议、行动事项（含负责人、完成时限）。记录应简洁准确，避免口语化描述。

会议结束

主持人总结会议成果（确认决议事项、行动项），明确下次会议时间（若需），感谢参会人员，准时散会（避免拖延）。

（四）会后跟进

整理会议纪要

会议结束后2个工作日内，记录人需整理《会议纪要》（模板见“三、核心模板表格”），内容包括：会议基本信息、议程执行情况、各议题讨论结果、决议事项、行动项（负责人、时限）及附件（如会议材料、签到表）。

纪要初稿经发起人/主持人审核确认后，于1个工作日内分发至所有参会人员及相关方，并通过OA系统存档。

跟踪任务落实

各行动项负责人需按纪要要求推进工作，并在截止日前1天反馈进展；会议组织专员/发起人需通过周报、例会等方式定期跟踪行动项完成情况，保证决议落地。

会议复盘（可选）

对重要会议或频繁出现问题的会议，可组织复盘，分析会议效率、决策质量、流程执行情况，提出改进措施，持续优化会议管理。

三、会议管理核心模板表格

表1：会议申请审批表

基本信息

内容

会议名称

例：部门2024年Q3工作计划会

会议目的

例：同步Q2工作完成情况，明确Q3重点工作目标及资源需求

建议时间

2024年7月10日（周三）14:00-16:00

建议地点

公司3楼第一会议室

会议形式

□线下□线上（腾讯会议：______）□混合

议程概要

1.Q2工作总结（15分钟）；2.Q3计划汇报（各部门，30分钟）；3.资源协调讨论（20分钟）；4.领导总结（15分钟）

拟参会人员

（总经理）、（销售部负责人）、（市场部负责人）、赵六（财务部负责人）等

所需资源

投影仪、Q2-Q3数据报表

发起人

（销售部）

部门负责人审批

□同意□调整意见：______________________签名：_________日期：_______

分管领导审批

□同意□调整意见：______________________签名：_________日期：_______

表2：