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企业采购流程标准化模板及合同管理工具

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（涵盖制造业、服务业、零售业、建筑业等）的采购部门及相关协同部门，旨在规范采购行为、控制成本、防范风险。具体应用场景包括：

日常运营采购：如生产原材料、办公用品、设备耗材等常规物资的采购；

项目专项采购：如新项目建设、技术改造、市场活动等所需的设备、服务或材料采购；

新供应商引入：首次合作供应商的资质审核、评估及合作洽谈；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速完成的采购任务；

战略供应商管理：长期合作供应商的绩效评估、合同续签及关系维护。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求发起与审批

需求提报

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购内容（名称、规格型号、技术参数）、数量、预估单价、总预算、用途说明、期望交付时间及紧急程度，部门负责人签字确认后提交至采购部门。

需求初审

采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核查：

需求是否必要（避免重复采购、闲置采购）；

规格参数是否清晰（避免模糊描述导致采购偏差）；

预算是否符合公司年度预算及采购权限（超预算需求需同步启动预算调整流程）。

预算复核与审批

初审通过后，采购部门将需求表提交至财务部门复核预算，再根据采购金额分级报批（示例）：

金额≤5万元：采购部门经理审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；

金额＞20万元：总经理办公会审批。

审批通过后，采购部门启动供应商选择流程；审批驳回的，需求部门根据意见修改后重新提报。

（二）供应商选择与管理

供应商寻源

根据采购类型确定寻源方式：

常规采购：优先从公司《合格供应商名录》中选择≥3家供应商；

新供应商/复杂采购：通过行业平台、展会推荐、公开招标等方式拓展候选供应商，收集其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）、过往合作案例等资料。

供应商评估

采购部门组织技术、质量、财务等部门成立评估小组，从以下维度对候选供应商进行综合评分（满分100分）：

价格（30分）：对比市场价及历史采购价，性价比最优者得分高；

质量保障（25分）：是否有完善的质量控制体系，产品合格率、客诉率等数据；

交付能力（20分）：产能、交货周期、应急响应能力；

服务水平（15分）：售前咨询、售后支持、技术培训等；

企业信誉（10分）：信用记录、合作稳定性、行业口碑。

评分≥80分为“合格供应商”，60-79分为“备选供应商”，＜60分淘汰。评估结果形成《供应商评估报告》，经采购总监审批后更新《合格供应商名录》。

供应商绩效管理

每季度对合作供应商进行绩效评价，指标包括：交付准时率、质量合格率、问题响应速度、价格竞争力等，评价结果作为续约、降级或淘汰依据。连续两次评价不合格的供应商，暂停合作并启动清退流程。

（三）合同起草与审核

合同起草

采购部门根据选定供应商及采购需求，使用《采购合同模板》起草合同，核心条款包括：

双方基本信息（甲方：采购方全称、地址、联系人；乙方：供应商全称、地址、联系人）；

采购明细（名称、规格型号、单位、数量、单价、总价，需附技术参数附件）；

质量标准：明确执行的国家标准、行业标准或双方约定的技术要求；

交付条款：时间（具体到日期）、地点（指定仓库或项目现场）、运输方式及费用承担；

验收方式：验收标准、流程（如初检、全检、第三方检测）、验收期限及异议处理；

付款条件：如“预付款30%（合同签订后5个工作日内）、到货款60%（验收合格后10个工作日内）、质保金10%（质保期满后支付）”；

违约责任：逾期交货、质量不达标、发票违规等情形的违约金计算方式（如逾期交货每日按合同总额的0.5%支付违约金，最高不超过5%）；

争议解决：约定“协商不成时，提交甲方所在地人民法院诉讼解决”；

其他约定：保密条款、合同生效条件（双方法定代表人或授权代表签字并盖章）、份数等。

合同审核

起草完成后，按以下流程审核：

采购部门：审核商务条款（价格、交付、付款等）与需求一致；

法务部门：审核法律条款（违约责任、争议解决、知识产权等），保证合法合规；

财务部门：审核财务条款（付款方式、税费、发票类型等）符合公司财务制度；

需求部门：审核技术参数、质量标准等满足业务需求。

审核通过后，由采购总监签字确认；审核意见需反馈至采购部门修改，修改后重新审核。

（四）订单下达与执行

订单

合同签订后，采购部门在ERP系统中《采购订单》，订单编号规则为“PO-年份-月份-流水号”，明确供应商名称、采购明细、交付时间、订单金额等信息，加盖采购部门公章后送达供应商。

订单确认与跟踪

供应商收到订单后，1个工作日内确认回执（加盖公章）；采购部门指定专人跟踪订单执行进度，每周与供应商沟通生产/备货情况，保证按时交付。如遇可能延期风险（如供应商产能不