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企业文档管理制度及保密协议范本

第一章总则

1.1制度目的

为规范企业内部文档的创建、流转、存储及销毁全流程管理，明确员工在文档使用中的保密义务，保障企业核心信息安全，防范法律风险，特制定本制度及配套保密协议范本。

1.2适用范围

本制度适用于企业全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生、劳务派遣人员），以及因业务需要接触企业文档的外部合作单位人员（如供应商、咨询顾问等）。企业所有涉及经营、技术、财务、人事等核心信息的文档（含电子文档及纸质文档）均纳入管理范围。

1.3职责分工

行政部：负责制度的制定、修订、发布及监督执行；统筹文档的归档、保管及销毁工作；组织保密协议签订。

各业务部门：负责本部门文档的分类、标注、初审及日常管理；保证部门内员工遵守文档管理制度。

法务部：负责审核保密协议条款，处理文档泄露相关的法律纠纷。

全体员工：严格遵守本制度及保密协议规定，规范使用企业文档，履行保密义务。

第二章企业文档管理全流程

2.1文档创建与标注

2.1.1文档创建

员工因工作需要创建文档时，应使用企业统一模板（如《会议纪要模板》《项目报告模板》），保证格式规范、内容准确。文档标题需简明扼要，能清晰反映文档核心内容（如“2024年Q1产品销售分析报告”而非“报告1”）。

2.1.2密级标注

根据信息敏感程度，文档分为以下四个密级，创建时需在文档首页右上角标注：

公开级：可对外公开的信息（如企业宣传册、公开活动通知），标注“公开”。

内部级：企业内部使用的一般信息（如部门周报、内部培训资料），标注“内部”。

秘密级：涉及企业核心经营、技术或未公开决策的信息（如财务报表、产品原型图），标注“秘密”。

机密级：涉及企业重大利益或高度敏感的信息（如并购方案、核心技术代码），标注“机密”。

2.2文档审批与发布

2.2.1审批流程

内部级文档：由部门负责人审批后发布。

秘密级及以上文档：需经部门负责人初审、法务部审核、总经理审批后发布。

涉跨部门协作的文档，需会签相关业务部门负责人。

2.2.2发布控制

电子文档需通过企业内部系统（如OA系统、企业网盘）发布，禁止通过个人邮箱、等私人渠道传输。

纸质文档需加盖企业公章或“内部资料章”后发放，发放范围需与审批范围一致。

2.3文档存储与保管

2.3.1电子文档存储

电子文档需存储于企业指定服务器或加密网盘，禁止存储在个人电脑、移动硬盘或非企业授权云盘中。

按部门-项目-密级三级目录分类存储，定期备份（重要文档每日备份，一般文档每周备份）。

2.3.2纸质文档存储

纸质文档存放于带锁的铁皮柜中，秘密级及以上文档需单独存放并加锁。

存放环境需防火、防潮、防虫，定期检查文档完好性（每季度一次）。

2.4文档借阅与传递

2.4.1借阅权限

公开级文档：员工可自行借阅。

内部级文档：需经本部门负责人同意。

秘密级及以上文档：需经文档保管部门负责人及法务部审批。

2.4.2借阅登记

电子文档借阅：通过OA系统提交借阅申请，审批通过后系统自动记录借阅人、借阅时间、预计归还时间。

纸质文档借阅：填写《纸质文档借阅登记表》（见第五章模板），经审批后由行政部专人登记发放，借阅期限不超过7天（秘密级及以上不超过3天）。

2.4.3传递规范

传递秘密级及以上文档时，需采用加密方式（如企业加密邮箱、密封快递），并要求接收方签收确认。

禁止通过QQ等即时通讯工具直接传输敏感文档，确需传输的需开启“文件加密”功能，且传输后立即删除聊天记录。

2.5文档销毁

2.5.1销毁条件

文档保管期限届满（如财务凭证保管期限为10年，一般合同保管期限为5年）。

文档失去使用价值且无需留存（如过时的项目方案、草稿文件）。

2.5.2销毁流程

由各部门提出销毁申请，填写《文档销毁申请表》（见第五章模板），列明销毁文档清单、理由及经办人。

经行政部、法务部联合审核，报总经理批准后，由行政部专人监督销毁。

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档采用专业数据擦除软件彻底删除，并销毁记录存档。

第三章保密协议规范

3.1协议签订范围

以下人员必须签订《保密协议》：

企业全体员工（含试用期员工）；

接触秘密级及以上文档的外部合作单位人员；

离职员工（需在离职办理时签订《离职保密确认书》，见第五章模板）。

3.2保密协议核心条款

3.2.1保密信息范围

保密信息包括但不限于：

技术信息：技术方案、设计图纸、实验数据、技术诀窍等；

经营信息：客户名单、销售数据、采购成本、财务报表、战略规划、招投标信息等；

其他：企业未公开的规章制度、会议纪要、人事信息（如薪酬体系、员工名单）等。

3.2.2保密义务

员工在职期间需采取合理措施保护保密信息，不得向任何第三方泄露；

不得利用保密信息从事与企业利益相冲突的活动（如