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采购管理标准化流程模板（供应商管理优化版）

适用场景与行业背景

标准化操作流程与关键步骤

一、采购需求梳理与供应商分类规划

目标：明确采购需求，为供应商分类管理提供依据。

操作说明：

需求分析：由采购经理*牵头，联合需求部门（如生产部、研发部）梳理采购品类（如原材料、零部件、服务）、规格标准、年采购量、质量要求、交付周期等关键信息，形成《采购需求明细表》。

供应商分类：根据采购品类的战略重要性（如核心物料、通用物料、低值物料）和供应市场复杂度，将供应商分为战略供应商、重点供应商、普通供应商、备用供应商四类，明确各类供应商的管理策略（如战略供应商需深度协同，普通供应商侧重成本控制）。

输出文件：《采购需求明细表》《供应商分类管理清单》。

二、供应商准入与资质审核

目标：筛选具备合规资质和履约能力的供应商，建立合格供应商库。

操作说明：

供应商寻源：通过招标平台、行业推荐、主动拜访等方式收集供应商信息，初步筛选符合基本资质的候选名单。

资质审核：由采购专员*负责，审核供应商营业执照、行业生产许可证（如适用）、质量体系认证（ISO9001等）、环境/职业健康安全认证（如需）、财务报表（近3年）、过往合作案例等，保证供应商合法合规且具备持续经营能力。

现场考察：对战略/重点供应商，组织质量部、生产部进行现场考察，重点核查生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力等，形成《供应商现场考察报告》。

准入评审：召开供应商准入评审会（由采购总监、质量经理、财务经理*参与），综合资质审核和现场考察结果，确定是否纳入《合格供应商名录》，并明确合作范围与初始等级。

输出文件》：《供应商资质审核表》《供应商现场考察报告》《合格供应商名录》。

三、供应商评估与绩效监控

目标：动态跟踪供应商履约表现，识别优化机会，保证供应稳定性。

操作说明：

评估指标设定：根据供应商分类制定差异化评估指标，例如：

战略供应商：质量合格率、交付准时率、技术研发配合度、成本降低贡献率；

普通供应商：价格竞争力、订单满足率、售后服务响应速度。

数据收集：每月由采购专员*收集供应商实际履约数据（如到货批次合格率、逾期交付次数、质量投诉记录），同步需求部门反馈。

绩效评分：季度/半年度由采购经理*组织绩效评审会，依据《供应商评估表》计算综合得分（如质量30%、交期25%、价格20%、服务15%、合作潜力10%），划分评级（优秀≥90分，良好80-89分，合格70-79分，不合格＜70分）。

绩效反馈：对评分良好及以上的供应商，给予优先订单、合作升级激励；对评分不合格的供应商，发出《供应商改进通知书》，明确改进项及时限（如30天内提交纠正措施报告）。

输出文件》：《供应商评估表》《供应商绩效评分汇总表》《供应商改进通知书》。

四、供应商合作优化与关系维护

目标：深化战略合作，提升供应链整体效能。

操作说明：

分级优化：

战略供应商：联合开展技术研发、流程优化，签订长期合作协议，共享需求预测数据，建立风险共担机制；

重点供应商：定期召开业务回顾会，优化采购批量与价格，推动其参与成本改善项目；

普通供应商：通过招标或议价方式动态调整，逐步淘汰低效供应商；

备用供应商：定期更新其资质与产能信息，保证在紧急需求时可快速启用。

关系维护：每年由采购总监*组织供应商大会，表彰优秀供应商，听取改进建议；建立供应商沟通渠道（如季度线上会议、关键问题专项对接），及时解决合作中的分歧。

输出文件》：《供应商分级优化方案》《供应商会议纪要》。

五、供应商退出与风险处置

目标：规范不合格供应商退出流程，降低供应中断风险。

操作说明：

退出触发条件：出现以下情况之一可启动退出程序：

连续2次绩效评估不合格且未按要求改进；

提供产品/服务存在重大质量缺陷，导致企业损失；

违反合作约定（如恶意抬价、泄露商业秘密）；

企业自身战略调整不再需要该品类采购。

退出流程：

采购专员*向供应商发出《供应商退出通知函》，明确退出原因、剩余订单处理方案（如订单终止、清仓期限）；

财务部*完成对供应商的账款清算（如质保金退还）；

采购部*更新《合格供应商名录》，同步启动新供应商寻源（针对核心品类）。

风险复盘：退出完成后，由采购经理*组织复盘会，分析供应商管理漏洞，优化准入与评估机制，避免同类风险。

输出文件》：《供应商退出通知函》《供应商退出复盘报告》。

核心工具表格模板

表1：供应商准入申请表

申请编号

供应商名称

所属行业

联系人/电话

注册资本

成立时间

主营产品

合作意向品类

资质文件清单（可附页）

□营业执照□行业许可证□质量体系认证□财务报表□其他：________

现场考察结论（质量部/生产部填写）

□设备满足需求□工艺可控□质量体系完善□需改进项：________

评审意见

采购经理：___