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企业员工入职与离职管理手册

一、手册概述

本手册旨在规范企业员工入职与离职全流程管理，保证新员工顺利融入团队、离职工作有序交接，保障企业运营连续性及员工合法权益。适用于企业全体正式员工及试用期员工，涵盖从入职前准备到离职后跟进的全周期管理环节，遵循“合规高效、责任明确、无缝衔接”原则。

二、员工入职管理

（一）入职前准备

1.人力资源部准备

发出录用通知：确认候选人通过面试后，3个工作日内通过邮件/书面形式发送录用通知书，明确岗位、薪资、入职时间、需携带材料（身份证、学历证明、离职证明、体检报告等）。

背景调查：对关键岗位候选人开展背景核实（工作经历、离职原因、有无不良记录等），形成《背景调查报告》存档。

入职材料预审：提前1天收集并审核员工入职材料，保证信息真实、完整（如离职证明需加盖原单位公章，体检报告需为近1个月内有效）。

2.用人部门准备

工位与设备配置：提前1个工作日准备好办公桌椅、电脑、工牌、门禁卡、办公用品（笔、笔记本等），保证IT设备调试正常（电脑安装必要软件、邮箱权限开通）。

入职引导安排：指定“导师”或部门负责人作为新员工对接人，明确入职首日工作内容（熟悉部门架构、岗位职责、团队成员等）。

3.新员工准备

确认入职信息：收到录用通知后，1个工作日内回复是否接受offer，如有疑问及时与HR沟通。

准备入职材料：按通知要求携带纸质材料原件及复印件，复印件需标注“复印件仅供入职使用”。

（二）入职办理流程

新员工入职当日，需按以下步骤完成手续办理：

1.材料提交与信息登记

提交材料：向HR提交身份证、学历证明、离职证明、体检报告等原件及复印件，HR核对无误后原件返还，复印件存档。

填写登记表：填写《员工入职登记表》（含个人信息、紧急联系人、银行卡号等）、《保密协议》（如适用），保证信息准确无误，本人签字确认。

2.劳动合同签订

合同讲解：HR向员工讲解劳动合同条款（工作内容、薪资结构、工作时间、保密义务、解除条件等），解答员工疑问。

签订合同：双方签字盖章，一式两份，企业与员工各执一份，30日内完成合同签订并备案。

3.入职引导与培训

部门引导：对接人带领熟悉办公环境（会议室、茶水间、洗手间等），介绍部门同事及岗位职责，发放工牌、门禁卡。

入职培训：参加企业统一培训，内容包括企业文化、规章制度、安全规范、系统操作等，培训后签署《培训确认书》。

（三）试用期管理

1.试用期规定

劳动合同期限3个月以上不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上无固定期限，不超过6个月。

试用期薪资不低于转正后薪资的80%或当地最低工资标准（取高者）。

2.考核评估

考核周期：试用期结束前7个工作日，用人部门对新员工进行考核，填写《试用期考核表》（含工作态度、业务能力、团队协作等维度）。

结果反馈：考核合格者办理转正手续；不合格者，HR提前3日书面告知结果，说明理由，可延长试用期（总期限不超过法定上限）或解除劳动合同。

3.转正流程

提交申请：试用期员工填写《转正申请表》，附试用期工作总结，提交部门负责人审批。

审批与公示：部门负责人签署意见后报HR审核，HR确认考核通过后，发布转正通知，薪资待遇按转正标准调整。

三、员工离职管理

（一）离职申请与审批

1.离职类型与流程

主动离职：员工需提前30日（试用期提前3日）提交书面《离职申请表》，说明离职原因，部门负责人审批后报HR备案。

被动离职：企业因员工违纪、不胜任工作等需解除劳动合同，HR提前30日书面通知或支付代通知金，说明解除理由，办理离职手续。

2.审批权限

普通员工：部门负责人审批→HR审核→分管副总审批。

管理层/核心岗位：部门负责人审批→HR审核→分管副总→总经理审批。

（二）工作交接规范

1.交接内容

工作内容：未完成工作清单、进度说明、后续负责人对接人。

文件资料：纸质文件（合同、报告、档案）、电子文件（电脑内文件、云端文档、账号密码（书面记录））。

物品设备：办公电脑、工牌、门禁卡、公司资产（如手机、平板）等，填写《物品交接清单》。

2.交接责任

交接人：需逐项说明交接内容，保证接收人清晰，配合完成工作过渡。

接收人：核对交接内容，确认无误后在《工作交接清单》签字，如有异议需及时反馈HR。

监交人：部门负责人或指定人员全程监交，保证交接完整，避免工作断层。

（三）离职手续办理

员工完成工作交接后，HR协助办理以下手续：

1.物品与财务结算

物品归还：归还工牌、门禁卡、公司资产，HR核对《物品交接清单》无误后签字确认。

财务结算：结算未发放工资、加班费、报销款项，扣除欠款（如借款、赔偿金等），出具《工资结算单》。

2.社保与档案处理

停缴社保：离职当月社保由企业缴纳，次月起停缴，HR协助办理社保转移手续（