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企业文件存档与管理制度执行手册

前言

为规范企业文件资料的收集、整理、保管、利用及销毁全流程管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露风险，特制定本执行手册。本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）在生产经营活动中形成的各类纸质文件、电子文件的存档管理，涵盖文件从形成到最终处置的全生命周期管理要求。各部门及全体员工应严格遵照执行，保证文件管理制度落地见效。

第一章总则

一、文件管理基本原则

规范统一：文件分类、编码、格式、归档流程等遵循统一标准，保证管理一致性。

及时完整：文件形成后应在规定时间内完成收集、整理与归档，保证内容完整、手续齐全。

安全保密：根据文件密级采取相应的保管措施，严禁泄露企业商业秘密及敏感信息。

便于利用：建立清晰的检索体系，保证文件在授权范围内快速、准确调取。

权责明确：各部门负责人为本部门文件管理第一责任人，档案管理员为具体执行人，协同落实管理职责。

二、文件分类与归档范围

（一）文件分类标准

按来源划分：内部文件（如部门制度、会议纪要、工作计划）、外部文件（如合同、客户函件、公文）。

按性质划分：行政管理文件（人事、财务、后勤等）、业务管理文件（合同、项目资料、客户档案）、技术文件（研发图纸、工艺标准、专利资料）。

按密级划分：公开文件（可内部全员查阅）、内部文件（限相关部门查阅）、秘密文件（需经分管领导批准查阅）、机密文件（仅限核心管理人员查阅）。

（二）归档范围

以下文件均需纳入归档管理（包括但不限于）：

企业章程、股东会决议、董事会文件等基础治理文件；

年度工作计划、总结、财务审计报告、统计报表等管理类文件；

业务合同、招投标文件、客户资料、供应商档案等业务类文件；

产品研发图纸、技术标准、专利证书、工艺流程等技术类文件；

会议纪要、通知、请示、批复等行政类文件；

证件资质（营业执照、许可证）、荣誉证书、外部函件等其他应归档文件。

第二章文件存档全流程操作指南

一、文件收集与整理阶段

（一）文件收集

责任主体：各部门文件形成人员为收集第一责任人，部门内勤或指定人员协助收集。

收集时间要求：

日常文件：每月最后一个工作日前完成当月文件收集；

项目文件：项目结束后10个工作日内完成全部项目文件收集；

年度文件：次年1月15日前完成上一年度文件汇总收集。

收集要求：保证文件为最终版本，内容清晰、无破损，电子文件需为通用格式（如PDF、Word、Excel等），纸质文件需签字盖章齐全。

（二）文件整理

核对与筛选：对收集的文件进行核对，剔除重复件、草稿件（除特殊需保留外），保证归档文件为有效版本。

排序与编目：

纸质文件：按“时间顺序+逻辑顺序”排列，同一类文件按日期先后排序，不同类文件按分类目录编号排序；

电子文件：按“部门-年份-文件类型-日期”规则命名文件夹，文件名包含“文号/编号-题名-日期”关键信息（示例：“2024-行政-001-关于春节放假的通知）。

填写文件清单：使用《归档文件移交清单》（详见第三章模板）逐项登记文件题名、文号、日期、页数、密级等信息，保证与实际文件一致。

二、立卷与归档阶段

（一）立卷要求

纸质文件立卷：

使用统一规格的档案盒（长31cm×宽21cm×厚3cm），去除文件金属夹、回形针等易腐蚀物品；

每卷文件厚度不超过2cm，超过的需分册装订，每册标注“共X册第X册”；

档案盒外侧面标注“部门-年份-文件类别-档号”（示例：“行政部-2024-行政管理-DZ001”），盒内附《归档文件目录》（详见第三章模板）。

电子文件立卷：

刻录至一次性光盘或存储于企业专用服务器，每年度按部门建立文件夹，文件夹内按文件类型分类存储；

电子文件需同时保存PDF（归档正本）及可编辑格式（如需修改时使用），重要电子文件需进行加密处理。

（二）归档移交

移交时间：每月25日前，各部门向档案管理员完成当月文件移交（年度文件按1月15日前执行）。

移交流程：

移交人携带《归档文件移交清单》及整理好的文件（纸质+电子）至档案室；

档案管理员核对文件数量、完整性、分类准确性，核对无误后在清单上签字确认；

移交清单一份由档案室留存，一份由移交部门备查。

三、保管与利用阶段

（一）保管要求

存放条件：

纸质档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子档案存储介质需远离磁场、强辐射环境，服务器需定期备份数据（每日增量备份，每周全量备份）。

保管期限：根据文件价值划分保管期限（永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）），具体期限参照《企业文件保管期限表》（由行政部另行制定）。

定期检查：档案管理员每季度检查一次档案保管情况，对破损、变质文件及时修复或复制；每年对电子档案进行数据有效性检