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高校教学仪器设备台账管理标准

一、总则

（一）目的与依据

为规范我校教学仪器设备（以下简称“仪器设备”）的管理，准确掌握仪器设备的存量、分布、状态及使用情况，提高仪器设备的使用效益，保障教学、科研活动的顺利开展，防止国有资产流失，依据国家及上级主管部门关于国有资产管理的相关法规和制度，结合我校实际，特制定本标准。

（二）适用范围

本标准适用于学校各级单位（包括各学院、系、部、实验室等）所拥有、使用和管理的，纳入学校固定资产管理范畴的各类教学仪器设备的台账管理工作。

（三）基本原则

1.统一性原则：全校仪器设备台账管理应遵循统一的规范和要求，确保数据的一致性和可比性。

2.准确性原则：台账信息必须真实、准确、完整，能够如实反映仪器设备的实际情况。

3.及时性原则：仪器设备的增减变动、状态变化等信息应及时记入台账，确保信息的时效性。

4.规范性原则：台账的建立、登记、更新、查阅、保管等环节应符合规定程序，做到规范有序。

5.全程性原则：台账管理应覆盖仪器设备从购置入库、验收、使用、维护、变动直至处置报废的整个生命周期。

二、管理机构与职责

（一）学校资产管理部门

学校资产管理部门是全校仪器设备台账管理的归口管理部门，负责制定和完善台账管理相关制度与标准；组织、指导和监督各单位的台账管理工作；负责全校仪器设备台账数据的汇总、审核、分析与上报；组织台账管理人员的业务培训。

（二）各教学单位及相关部门

各教学单位及相关部门是本单位仪器设备台账管理的直接责任单位，应指定专人（通常为实验室管理员或资产管理员）负责本单位仪器设备台账的具体建立、日常维护、信息更新和数据上报工作，并对本单位台账信息的真实性、准确性和完整性负责。

（三）使用保管人

仪器设备的具体使用保管人是台账信息的第一责任人，应配合管理员及时提供仪器设备的变动信息（如损坏、维修、借用、归还等），确保所使用保管仪器设备的信息准确无误。

三、台账的建立与内容

（一）台账建立时机

仪器设备在完成验收、办理入库手续后，资产管理部门应及时赋予其唯一的资产编号，并通知相关单位管理员建立台账。

（二）台账基本内容

仪器设备台账应包含以下核心信息：

1.资产基本信息：

*资产编号（必填，具有唯一性）

*设备名称（全称）

*规格型号

*生产厂家

*购置日期

*购置价格

*经费来源

*供应商

*验收日期

*存放地点（具体到房间或实验台位）

*管理单位

*保管人及联系方式

*使用人

*资产类别代码

*仪器设备状态（在用、备用、维修、停用、待报废等）

2.技术资料信息：

*产品合格证编号

*保修卡信息

*技术说明书存放处

*关键技术参数

3.动态管理信息：

*使用记录（使用人、使用时间、使用目的等简要记录）

*维护保养记录（日期、内容、执行人、下次保养建议）

*维修记录（故障现象、维修日期、维修单位/人员、维修内容、更换部件、维修费用、维修结果）

*变动记录（调拨、借用、租赁、改造、升级等情况，含日期、原因、审批手续、相关单位/人员）

*处置记录（报废、报损、捐赠、转让等，含日期、原因、审批文件号、处置方式、处置收入等）

四、台账的管理与维护

（一）信息更新

1.当仪器设备发生变动（如调拨、借用、维修、报废等）或其基本信息（如保管人、存放地点、使用状态等）发生变更时，管理员应在相关手续办理完毕后及时更新台账信息，确保账实相符。

2.对于定期进行的维护保养，应在台账中做好相应记录。

（二）台账形式

台账管理可采用电子台账为主、纸质台账为辅的方式。电子台账应使用学校统一推荐或认可的资产管理软件系统，确保数据安全和便于查询统计。纸质台账可根据需要留存关键页复印件或重要信息摘要，由管理员妥善保管。

（三）数据核对与盘点

1.各单位管理员应至少每学期对本单位管理的仪器设备进行一次账实核对，确保台账信息与实物一致。

2.学校资产管理部门应定期（如每年）组织全校性的资产清查盘点工作，对台账的完整性和准确性进行检查与核实，对发现的问题及时进行整改。

（四）台账保管与交接

1.电子台账数据应定期备份，防止数据丢失。备份介质应妥善保管，并有明确标识。

2.纸质台账及相关原始凭证（如验收单、维修单、处置审批单等）应按档案管理要求整理归档，保存期限应符合学校档案管理规定。

3.当台账管理员发生变动时，必须办理严格的交接手续，交接双方需对台账的完整性、准确性进行共同核对，并由单位负责人监交，签署交接清单，确保管理工作的连续性。

五、台账的使用与查询

（一）信息利用

台账信息是学校进行仪器设备资源配置、经费预算、维护保养、效益评