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财务报销制度及流程规范（公司内部用）

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司财务报销行为，加强成本费用精细化管控，防范财务舞弊与资金风险，保障公司资金安全高效运转，明确各部门及员工在报销环节的责任与义务，依据国家法律法规及公司内部管理要求，制定本制度。本制度旨在实现报销流程标准化、审核依据明确化、费用支出合理化，提升财务工作效率与管理水平。

第二条制定依据

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则第1号——存货》《中华人民共和国发票管理办法》《增值税暂行条例实施细则》等国家法律法规，结合公司《全面预算管理办法》《内部控制基本规范》《会计档案管理办法》及人力资源、行政等相关管理制度制定。若国家相关政策或公司内部管理规定发生变更，本制度将同步修订。

第三条适用范围

人员范围：本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员、返聘人员及其他为公司提供劳务的人员。

单位范围：公司总部各部门、直属分支机构及经总部授权执行本制度的子公司。子公司可结合自身业务特点补充细则，但不得低于本制度标准。

费用范围：所有与公司经营管理活动相关的费用支出，包括日常运营费用、项目费用、员工福利费用、资产购置费用、财务税费及其他特殊费用的报销，均需遵循本制度。

第四条制度效力

本制度是公司财务报销管理的核心依据，各部门及员工必须严格遵照执行，任何单位或个人不得擅自豁免、变更或违反本制度规定。

以往发布的相关报销规定与本制度不一致的，以本制度为准。

本制度由财务部负责解释、修订与维护，修订需经财务总监审核、总经理审批后生效。

第二章报销核心原则

第五条真实性原则

报销的经济业务必须真实发生，报销人需对业务真实性、凭证真实性承担全部责任。严禁虚构交易、伪造票据、夸大费用金额或利用虚假业务套取资金。

原始凭证需完整反映业务关键要素：时间（费用发生具体日期）、地点（业务发生地点或服务提供地点）、人物（经办人、接收方等）、事项（业务具体内容）、金额（与实际支出一致）。

辅助证明材料（如合同、行程单、验收单等）需与报销事项直接相关，内容真实可追溯。

第六条合法性原则

凭证合法：原始凭证须为国家税务部门监制的正规发票（增值税专用发票、普通发票）、财政部门监制的行政事业性收费收据或其他法定合规凭证。严禁使用过期发票、作废发票、红字发票（未附有效证明）或与业务无关的发票报销。

发票规范：

发票抬头须为公司全称（XXX有限公司），税号准确无误（XXX），不得简写或使用个人姓名（特殊规定除外）；

发票内容需与业务实质相符，商品或服务名称应具体明确（如“办公用A4纸”不得笼统开具为“办公用品”），涉及货物销售的需附明细清单；

发票须加盖开票方发票专用章，印章清晰完整，与开票单位名称一致；

电子发票需通过官方平台查验真伪，打印件需注明“已报销，重复无效”及报销日期，同时留存PDF原文件。

流程合法：报销审批、支付等环节需符合本制度及公司权限管理规定，严禁越权操作。

第七条及时性原则

日常费用应在业务发生完毕后15个工作日内发起报销，最迟不得超过业务发生当月月末。因出差、异地办公等特殊情况无法及时报销的，需提前向部门负责人书面说明原因，经批准可延期至次月月末。

跨季度报销（自费用发生日起超过90天）需提交《延期报销申请单》，注明延期原因，经部门负责人、财务负责人签字批准后方可受理；超过180天且无正当理由的，财务部门有权拒绝报销。

年度终了（12月31日）前发生的费用，原则上应在次年1月20日前完成报销；因合同结算、项目验收等特殊原因未结清的费用，需由部门负责人确认并提交财务部门预提，次年3月31日前完成报销补单。

第八条权责发生制原则

费用应归属至业务实际发生的会计期间，不得提前或延后报销。如年末未支付但已发生的费用（如租赁服务费、咨询费），需提供合同、服务确认单等凭证，由财务部门按权责发生制预提。

预付类费用（如预付半年房租、年度软件服务费）需按受益期分摊报销，不得一次性计入当期费用，报销时需附摊销计算表。

第九条预算控制原则

报销金额不得超出部门年度预算及季度分解预算额度，所有费用支出均需纳入预算管理范畴。

超预算费用需提前提交《预算调整申请单》，注明超支原因、金额及资金来源，经部门负责人、财务负责人审核，预算委员会审批通过后方可支出报销；紧急突发超预算支出，可先通过电话请示预算委员会负责人，事后3个工作日内补全审批手续。

无预算项目的费用支出，除法定强制性支出外，一律不予报销。

第十条效益性原则

费用支出应符合公司经营目标，遵循“必要、合理、节约”原则，杜绝铺张浪费。审批人需对费用的必要性、经济性进行评估，优先选择性价比最优的支出方案（如出差选择经济舱、会议场