来访客户接待作业流程.docVIP

来访用户接待管理

第一条目标

为树立企业良好形象，加强来访用户接待管理，规范用户业务接待步骤，本着“统一管理、服务周到”标准,特制订本制度：

第二条范围

本制度适适用于企业总部各职能中心(部门)多种来访人员接待工作。

第三条相关定义

1、业务洽谈：依据客人等级和人数确定洽谈地点并确定陪同人员；

2、业务招待：安排客人餐饮、住宿等；

3、招待预算：依据企业实际情况由人事行政中心负责相关费用预算。

第四条职责

1、人事行政中心负责接待茶叶、水果、礼品等接待物品准备；

2、被访部门或相关部门领导负责陪同客人洽谈、招待等工作；

3、人事行政中心负责接待费用预算、统计和监督控制工作；

4、人事行政中心负责接待管理制度落实、监督和检验工作；

第五条接待事务分类

1、贵宾接待：指企业领导关键客人、企业关键用户、地方政府部门等接待；

2、业务接待：指业务往来接待，包含内部业务、外部供给商、各级、上级部门检验、调研、指导、联络工作接待等；

3、一般接待：指会议、培训、职员亲戚好友来访等通常工作接待；

4、其它接待：包含人资纠纷、机关来访等公共性工作接待。

第六条具体接待工作包含：

被访部门向人事行政中心提交来访用户工作联络单；

被访部门确定是否需要企业派车；

人事行政中心依据实际需求决定是否需要借款招待；

被访部门确定是否需要会议室及投影设备；

被访部门确定是否需要准备礼品及特殊礼品采购；

其它接待可通知人事行政中心、人事行政中心依据事务性质安排接待。

第七条迎客引入

1、来访人员需在进入企业时在前台做立案，由人事行政中心核实并登记。

2、前台人员接待了解来访人员目标，并依据了解情况通知被访部门及人员。

3、前台人员必需严格遵守企业相关要求，不准有任何越格行为发生。

4、前台人员未经企业领导同意，不得向客人透漏相关企业秘密信息或提供涉密资料，对于客人受企业限制相关要求应婉言解释拒绝。

第九条附则

1、贵宾吃、住、行由人事行政中心统一安排，被访部门领导可安排人员陪同。被访部门私自安排所产生费用不予报销。

2、人事行政中心对本制度有最终解释权，其它业务招待报销步骤及标准参考《业务招待费管理要求》；

3、本制度自公布之日起实施。

附件一.

访客记录表

序号

日期

姓名

工作单位

联络方法

被访人

来访原因

是否预约

来访时间

备注

起

止

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

附件二.

工作联络单

编号：日期：年月日

联络人：

事由及介绍

日程安排

用户人数

用户等级

一般接待：

业务接待：

贵宾接待：

接送服务

是

请接用户

要求抵达时间：

请送用户

出发时间：

接客地点：

出发地点：

送达地点：

送达地点：

车型：

车型：

否

不需要企业接送

接待室

使用时间：接待室安排：

需使用设备：需使用接待用具。

陪同领导

拟邀请陪同参与接待

住宿

请于月日晚预定个标准间。（本企业指定宾馆：鸿铭宾馆地址：

特殊要求：

吃饭

请安排月日就餐。（企业指定就餐地：重固农家乐地址：重固镇重固大街105号）

特殊要求：

礼品

备注

来访用户接待工作联络单