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会议管理流程模板：会议策划与执行

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类会议的标准化管理，包括但不限于：

战略规划类：年度目标研讨会、季度复盘会、部门战略对齐会；

项目推进类：项目启动会、周/月度进度会、风险协调会；

跨部门协作类：资源协调会、流程优化研讨会、跨部门任务对接会；

专项事务类：客户需求沟通会、内部培训动员会、制度建设讨论会。

通过规范会议策划与执行全流程，可提升会议效率、明确决策结果、减少无效沟通，保证会议目标落地。

二、会议全流程操作指南

（一）会前策划：精准定位，夯实基础

目标：明确会议必要性，提前规划关键要素，避免“无准备开会”“低效开会”。

1.会议发起与必要性评估

发起人：根据业务需求（如项目卡点、目标对齐、问题解决）提交《会议申请表》（见模板1），明确会议主题、预期目标、初步时间建议。

审批人：部门负责人/会议组织者审核会议必要性（可通过“是否必须通过会议解决？”“是否有更高效沟通方式？”判断），避免频繁召集低价值会议。

2.确定会议核心要素

目标：采用SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性），例如“明确Q3产品迭代优先级，确定3个核心功能模块及开发责任人”。

参会人员：区分“核心参会人”（决策者、执行者）、“列席参会人”（提供信息支持者），避免无关人员参会（可通过“该人员是否直接影响会议结果或需承担后续行动？”筛选）。

时间与地点：

时间：优先选择工作日上午9:30-11:00或下午2:00-3:30（避开疲劳时段），单次会议时长控制在1-2小时内（超过2小时需安排中场休息）；

地点：根据会议形式选择（线下会议室需提前预订设备，线上会议需确认工具及网络稳定性）。

议程：明确每个议题的讨论目标、负责人、预计时长，按“重要-紧急”排序，预留10分钟机动时间（见模板2《会议议程表》）。

3.会前准备与通知

物料准备：根据议程提前准备资料（如数据报表、方案PPT、背景材料），提前1-2天发送至参会人员，要求提前阅读（标注“需提前反馈意见”部分）。

会议通知：至少提前3天发出，包含主题、时间、地点/、议程、参会人员、会前准备要求（如“请携带项目进度表”），通过企业OA/邮件发送并确认接收情况（未回复者单独提醒）。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

目标：控制会议节奏，保证每个议题达成结论，明确行动项。

1.会议开场（5分钟内）

主持人（建议由发起人或指定人员担任）：

宣布会议开始，重申会议目标及议程；

介绍列席人员（如有）；

明确会议纪律（如“手机静音”“发言紧扣议题”“避免打断他人”）。

2.议题讨论（核心环节，按议程推进）

负责人引导：每个议题由指定人主导汇报，先明确“现状-问题-建议方案”，再引导参会人员讨论（避免“发散式闲聊”）。

控场技巧：

对跑题发言：及时提醒“我们当前聚焦问题，建议先解决这个，其他问题可会后单独沟通”；

对沉默人员：针对性提问（如“*总，您对方案是否有补充建议？”）；

对争议较大的议题：采用“先求同存异，再聚焦决策”原则，记录分歧点，必要时投票表决。

记录要点：安排专人（记录员*）实时记录关键结论、不同意见、行动项（含责任人、完成时间），避免“会后遗忘”（见模板3《会议纪要模板》）。

3.会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人：

总结各议题结论，确认《行动项清单》（见模板4）；

明确“会议成果”（如“确定方案由*组负责，本周五前提交细化计划”）；

宣布散会，提醒“会议纪要将在24小时内发出，请各责任人核对行动项”。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

目标：推动会议决议执行，避免“议而不决”“决而不行”。

1.会议纪要与分发

记录员：会后2小时内整理纪要，内容包括：

基本信息（主题、时间、地点、主持人、记录人、参会人员）；

议题讨论要点（结论、关键数据）；

行动项（责任人、任务描述、完成时间、交付物）；

附件（如PPT、补充资料）。

审核与分发：主持人审核确认后，24小时内发送至所有参会人及相关部门抄送相关领导，要求责任人签字确认行动项（线上会议可通过OA系统确认）。

2.行动项跟踪

责任人：按承诺时间推进任务，提前1天向主持人反馈进度（如遇风险需及时同步“未完成原因、需协调资源”）。

会议组织者：建立《行动项跟踪表》（见模板5），每周更新进度，在下次会议前3天汇总“未完成项”清单，作为下次会议第一项议题。

3.资料归档

归档内容：会议通知、议程、签到表、纪要、行动项跟踪表、相关附件（如方案、报表）。

归档要求：按“年份-月份-会议主题”分类存储（企业共享文件夹/文档管理系统），保存期限不少于1年（重要战略会议建议长期保存）。

三、核心工具模板清单

模板1：会议申请表

申请部门

申请人

申请日期

会议主题

预计时长

会议目标

建议时间

建议