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学校综合办公室工作任务分配

一、综合办公室工作任务概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、资源管理等多项工作。为确保学校各项工作高效有序进行，需明确各部门及人员的工作任务分配，建立规范化的工作流程。

二、工作任务分配具体内容

（一）行政事务管理

1.日常文件处理

(1)收发、登记、传阅各类文件，确保信息及时传达至相关部门。

(2)制定文件处理时效标准，例如：重要文件需在24小时内完成传阅。

(3)定期整理归档文件，建立电子和纸质档案目录，方便查阅。

2.会议组织协调

(1)提前3天发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员及议题。

(2)准备会议所需物资（如投影仪、文具、茶水），确保设备正常运行。

(3)会议结束后1个工作日内整理会议纪要，分发给参会人员。

（二）后勤保障服务

1.资产管理

(1)定期盘点办公设备（如电脑、打印机），更新资产台账。

(2)跟踪设备使用情况，及时报修或报废损坏设备，例如：设备使用年限超过5年需评估是否更换。

(3)协调采购新设备，需提交采购申请，经审批后执行。

2.环境维护

(1)每日检查办公区域卫生，确保公共区域整洁。

(2)联系保洁公司进行每周深度清洁，包括会议室、走廊等区域。

(3)跟踪办公绿植养护情况，定期浇水、修剪。

（三）沟通协调工作

1.对外联络

(1)负责与供应商、合作单位保持沟通，确保服务合同正常履行。

(2)处理突发事件对外联络需求，例如：媒体采访协调。

(3)维护学校对外形象，统一答复公众咨询。

2.对内协调

(1)收集各部门需求，汇总后向管理层汇报。

(2)组织部门间沟通会议，解决跨部门协作问题。

(3)建立内部沟通平台（如钉钉、企业微信），确保信息同步。

（四）数据与报表管理

1.数据统计

(1)每月统计各部门办公用品消耗量，例如：打印纸使用量、墨盒更换次数。

(2)分析数据差异，提出优化建议，例如：减少不必要的打印以降低成本。

(3)将统计结果制作成图表，提交管理层参考。

2.报表编制

(1)按月编制行政工作报告，涵盖文件处理量、会议数量、资产变动等关键指标。

(2)报告需包含对比数据（如本月与上月对比），突出变化趋势。

(3)报表需在每月5日前提交至相关领导。

三、工作监督与优化

1.定期检查

(1)每月15日组织工作自查，评估任务完成情况。

(2)对发现的问题制定改进措施，例如：若文件传阅延迟需分析原因并调整流程。

2.培训提升

(1)每季度组织1次业务培训，提升员工技能，例如：公文写作、设备操作等。

(2)邀请外部专家进行专题讲座，引入先进管理方法。

(3)建立绩效考核机制，将工作完成质量与绩效挂钩。

二、工作任务分配具体内容

（一）行政事务管理

1.日常文件处理

(1)收发、登记、传阅各类文件，确保信息及时传达至相关部门。

-具体操作流程：

①接收文件时，需核对文件名称、页数、发件单位，并在《文件收发登记簿》上详细记录，包括收文日期、编号、密级（如有）、签收人等信息。

②对于需传阅的文件，根据部门职责范围，制定传阅顺序，避免遗漏。传阅过程中需实时跟踪，确保在规定时限内（如重要文件24小时内）完成所有环节。

③文件传阅完毕后，需在登记簿上注明已传阅完毕日期，并将文件统一归档或退回原发件单位。

-注意事项：

-禁止在文件上乱写乱画，保持文件整洁。

-涉密文件需全程在监控范围内处理，并限制传阅范围。

(2)制定文件处理时效标准，例如：重要文件需在24小时内完成传阅。

-时效标准细化：

-**紧急文件**（如通知、指令类）：需在接收后2小时内完成登记、拟办，并在4小时内完成传阅或批示。

-**一般文件**（如报告、请示类）：需在接收后1个工作日内完成登记、拟办，并在2个工作日内完成传阅或批示。

-**参考文件**（如期刊、资料类）：需在接收后3个工作日内完成登记，并根据实际需求安排传阅。

-监督机制：通过每月抽查文件处理记录，对未达标情况进行分析并通报改进。

(3)定期整理归档文件，建立电子和纸质档案目录，方便查阅。

-归档流程：

①按季度对文件进行分类整理，区分永久、长期、短期档案。

②永久档案需用专用档案盒存放，并标注档案编号、保管期限、所属年份等信息。

③建立电子档案库，将扫描后的文件上传至指定系统，并同步录入档案目录，确保关键词（如文件标题、主题词）完整准确。

-目录编制：每半年更新一次档案目录，确保新增档案及时录入，并打印纸质版供人工查阅。

（二）后勤保障服务

1.资产管理

(1)定期盘点办公设备（如电脑、打印机），更新资产台账。

-盘点周期与方法：

-每半年进行一次全面盘点，日常可安排人员抽查关键设