团队协作会议记录标准化模板.docVIP

团队协作会议记录标准化模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确框架，聚焦目标

确定会议核心目的

会议组织者需提前明确本次会议的核心目标（如“确定项目第二阶段开发方案”“解决客户反馈的问题”），避免议题发散。

制定并分享会议议程

提前1-2天将会议议程（含议题、预计时长、负责人）同步至参会人员，保证各方有备而来。议程建议包含：

上次行动项进展回顾（若有）

本次核心议题讨论

决策事项与待办任务

准备会议记录工具

指定记录人（可由会议组织者或专人担任），提前打开本模板，熟悉表格结构，准备好录音设备（如需，需提前征得参会者同意）。

（二）会中记录：抓取关键，客观呈现

记录基础信息

会议开始后，第一时间填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员、缺席人员及原因、记录人等。

按议程顺序记录讨论内容

议题回顾：简要记录上次行动项的完成情况（如“已完成模块开发，待测试”“问题因资源未到位未完成，需协调”）。

核心议题讨论：针对每个议题，记录关键观点、分歧点、共识结论。例如：

议题：如何优化用户注册流程？

A建议：“简化手机号验证步骤，增加一键登录”；B提出：“需考虑安全合规性，建议保留双重验证”；最终共识：“采用‘手机号+验证码’基础验证，同时提供/QQ一键登录选项，下周三前出原型图”。

决策事项：明确记录最终决策结果（如“确定优先开发功能”“采纳方案”），避免模糊表述（如“尽量”“可能”）。

细化行动项跟踪

对会议中明确的待办任务，需逐条记录“行动项描述、负责人、截止时间、交付成果”，保证可执行、可检查。例如：

行动项：完成用户注册流程原型图

负责人：C

截止时间：2023年月日

交付成果：Axium原型文件（含高保真交互）

控制记录节奏

记录人以“关键信息优先”为原则，避免逐字逐句记录，重点捕捉“结论”“责任”“时间”三要素；若讨论内容复杂，可先关键词速记，会后及时补充整理。

（三）会后整理：核对确认，及时分发

24小时内完成初稿整理

会后立即根据速记内容完善会议记录，保证信息准确、逻辑清晰，重点检查行动项是否完整（负责人、时间、成果是否明确）。

与参会人员核对关键信息

将初稿发送给所有参会人员（尤其是行动项负责人），确认记录内容与会议结果一致，无遗漏或偏差。例如：“C，请确认‘用户注册流程原型图’的截止时间是否为下周三，若有调整请及时提出。”

定稿并分发存档

根据反馈修改后，形成最终版会议记录，通过团队协作工具（如企业钉钉、飞书）或邮件分发至参会人员及相关方，并同步至项目共享文档库（如Confluence、语雀），保证信息可追溯。

三、会议记录模板结构

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目第二阶段开发启动会

会议时间

例：2023年月日14:00-16:00

会议地点/平台

例：公司3号会议室/腾讯会议（会议ID：X）

参会人员

例：A（项目经理）、B（产品经理）、C（研发负责人）、D（测试负责人）

缺席人员及原因

例：E（市场部，因客户拜访缺席）

记录人

例：F

会议目标

例：明确第二阶段开发范围、排期及责任分工

（二）会议议程与讨论记录

议题序号

议题名称

讨论要点

结论/决策事项

1

上次行动项进展回顾

-C：模块开发已完成，测试环境已部署（D已开始功能测试）-B：需求文档更新完成，已共享文档

上次行动项整体按计划推进，D需在月日前完成功能测试报告

2

第二阶段开发范围确定

-A：建议包含用户中心、订单管理、支付接口3个模块-B：支付接口需优先级前置，因客户要求月底上线

确定开发范围：用户中心、订单管理、支付接口；支付接口优先级最高，C协调2名开发人员专职跟进

3

排期与资源协调

-C：支付接口开发需5个工作日，用户中心需7个工作日-D：测试需在开发完成后3个工作日内完成

制定初步排期：支付接口（月日-月日）→用户中心（月日-月日）→测试（月日-月日）；A协调测试资源保证按时到位

（三）行动项跟踪表

行动项描述

负责人

截止时间

交付成果

状态（待开始/进行中/已完成/延期）

备注

更新项目开发计划文档

A

2023年月日

V2.0版开发计划文档（含排期）

待开始

需包含支付接口优先级

支付接口开发

C

2023年月日

可运行的支付接口代码

进行中

每日17:00同步进度

功能测试用例编写

D

2023年月日

支付接口测试用例（20条）

待开始

需覆盖异常场景

客户沟通支付接口需求细节

B

2023年月日

需求确认邮件（客户签字）

待开始

抄送给A和C

（四）下次会议安排（可选）

项目

内容

下次会议名称

例：项目第二阶段周会（第一周）

时间

例：2023年月日10:00-11:00

议题

例：支付接口开发进展同步、测