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医疗物资配送记录归档规范

一、医疗物资配送记录归档概述

医疗物资配送记录归档是保障医疗物资追溯、管理和应急调拨的重要环节。规范的归档流程有助于确保记录的完整性、准确性和安全性，满足内部管理及外部监管需求。本规范旨在明确医疗物资配送记录的归档范围、流程、要求和责任，确保归档工作高效、有序进行。

二、归档范围与要求

（一）归档范围

1.医疗物资采购、入库、出库、盘点记录

2.医疗物资配送申请、审批、签收记录

3.医疗物资运输过程记录（如运输单据、温度监控数据）

4.医疗物资报废、报损记录

5.相关异常情况处理记录（如物资短缺、损坏等）

（二）归档要求

1.记录完整性：确保所有相关记录完整无缺，不得随意删改。

2.准确性：记录内容需与实际操作一致，包括数量、时间、地点等关键信息。

3.及时性：配送完成后应及时归档，原则上不超过3个工作日。

4.安全性：采用防潮、防火、防盗的存储条件，避免记录损毁或泄露。

三、归档流程

（一）记录收集与整理

1.收集配送全流程的纸质或电子记录，包括单据、表单、系统数据等。

2.按配送批次或时间顺序整理记录，确保逻辑清晰。

3.对电子记录进行备份，防止数据丢失。

（二）记录分类与编号

1.按物资类型（如药品、口罩、防护服）分类归档。

2.采用统一编号规则（如“YYYYMMDD-批次号”），便于检索。

（三）存储与保管

1.纸质记录存放于档案柜内，避免阳光直射和潮湿环境。

2.电子记录存储在加密服务器，设置访问权限，定期检查备份。

3.设立专人负责归档管理，并记录保管日志。

（四）定期盘点与销毁

1.每季度对归档记录进行盘点，确保存档完整。

2.超过5年且无继续使用价值的记录，经审批后按规定销毁，并记录销毁过程。

四、责任与监督

（一）责任分配

1.物资管理部门负责记录的初步整理与收集。

2.档案管理部门负责最终的归档、保管与监督。

3.相关人员需签署归档责任书，明确责任。

（二）监督机制

1.定期抽查归档记录，确保符合规范。

2.建立问题反馈机制，对归档中的不足及时整改。

五、附则

本规范适用于所有涉及医疗物资配送的记录归档工作，解释权归负责部门所有。如遇特殊情况（如物资紧急调拨），可适当调整流程，但需记录调整原因并事后补齐。

**一、医疗物资配送记录归档概述**

医疗物资配送记录归档是保障医疗物资供应链透明度、可追溯性和有效管理的关键环节。规范的归档流程有助于确保记录的完整性、准确性和安全性，满足内部管理、绩效评估、问题追溯及潜在的外部审计需求。本规范旨在为医疗机构的物资管理部门、档案管理部门及相关操作人员提供一套清晰、系统、可操作的归档标准，确保归档工作高效、有序进行，从而为医疗物资的合理分配和使用提供可靠的数据支持。

**二、归档范围与要求**

**(一)归档范围**

1.**医疗物资采购相关记录：**

*(1)采购申请单：包括物资名称、规格、数量、期望到货时间、申请部门等。

*(2)采购合同/订单：与供应商签订的正式协议，包含价格、交付条款、质量标准等。

*(3)采购发票/结算单：用于财务核对和付款依据。

*(4)供应商资质文件复印件：如营业执照、生产许可证（适用时）等，用于存档备查。

*(5)到货验收单：记录实际到货数量、规格、批号、有效期、验收结果（合格/不合格及原因）。

2.**医疗物资库存管理记录：**

*(1)入库登记表/系统记录：详细记录每次入库的物资信息、数量、批号、效期、来源（如采购、调拨）及入库日期。

*(2)库存盘点表/系统数据：定期（如每日、每周、每月）或循环盘点时生成的记录，核对实际库存与系统记录的一致性。

*(3)移库/调拨记录：当物资在不同库房或部门间转移时，记录转移原因、数量、时间、经手人等。

*(4)物资报废/报损记录：对于因过期、损坏等原因需报废或报损的物资，需有审批单、处理过程记录及处置证明。

3.**医疗物资配送出库记录：**

*(1)出库申请单：由需求部门或科室提交，说明所需物资的名称、规格、数量及用途。

*(2)出库审批单（如需）：根据机构规定，某些特殊或大批量物资出库可能需要上级审批。

*(3)出库单/配送单：记录实际发出的物资信息、数量、批号、有效期、接收单位/部门、签收人、出库日期。此单据需经双方签字确认。

*(4)特殊要求记录：如对配送时效、运输条件（如冷藏）有特殊要求的，需附加相关说明或凭证。

4.**医疗物资运输过程记录：**

*(1)运输单据：由承运方提供的运输合同或运单，包含运输路线、时间、承运车辆及人员信息。

*(2)温度监控记录（如适用）：对于需要冷链