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学校综合办公室业务指导书

一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：检查文件完整性，核对签收人，及时分发至相关部门。

(2)发送文件：填写发文单，按审批流程传阅，印制后加盖公章，送达指定接收方。

(3)保密文件：专人保管，传阅需登记，完成后及时归档。

2.文件归档管理

(1)分类整理：按年份、部门、文件类型分类。

(2)编目立卷：填写归档目录，装订成册。

(3)电子存档：扫描关键文件，录入数据库，定期备份。

（二）会议组织

1.会议筹备

(1)确定议题：收集各部门需求，明确会议主题。

(2)发送通知：提前3天发布会议通知，注明时间、地点、参会人员及议程。

(3)准备材料：印制会议手册、表单等，确保设备（投影仪、麦克风等）调试到位。

2.会议执行

(1)记录要点：指定专人记录会议决议及待办事项。

(2)会后跟进：整理会议纪要，分发给参会人员，督促任务落实。

（三）固定资产管理

1.购置流程

(1)申请审批：填写资产购置申请表，经部门及财务部门审批。

(2)采购执行：选择合格供应商，签订合同并验收。

(3)登记入账：录入固定资产台账，粘贴标签。

2.维护与报废

(1)定期检查：每年开展资产盘点，确保账实相符。

(2)维修申请：提交维修报告，安排专业人员处理。

(3)报废流程：评估资产使用年限，填写报废申请，经审批后处置。

三、工作规范与要求

（一）服务态度

1.响应及时：接听电话、接待来访时保持耐心，首问负责制。

2.专业用语：使用规范办公术语，避免口语化表达。

（二）保密要求

1.文件保密：非授权人员不得翻阅涉密文件。

2.信息保护：涉及教职工及学生隐私信息需严格管理。

（三）应急处理

1.突发事件响应

(1)报告流程：发现情况（如设备故障、水电问题）立即上报，协调维修。

(2)沟通协调：及时通知相关部门及人员，确保问题快速解决。

2.信息系统维护

(1)数据备份：每日对重要数据（如考勤记录、财务信息）进行备份。

(2)权限管理：定期审查系统用户权限，防止未授权操作。

四、附则

本指导书适用于学校综合办公室全体人员，各部门需结合实际情况执行。定期开展业务培训，确保操作规范。如有疑问，请联系综合办公室负责人。

一、综合办公室概述

综合办公室是学校日常运营的核心部门，负责协调各部门工作、管理行政事务、提供后勤保障和服务支持。其主要职能包括但不限于文件管理、会议组织、信息传达、固定资产管理、档案整理、印章使用、来访接待、车辆调度、办公用品采购与管理、环境卫生监督等。为确保各项工作高效有序进行，特制定本业务指导书，明确各项业务操作流程及规范。

二、主要业务流程

（一）文件管理

1.文件收发流程

(1)接收文件：

1)等待快递或内部传递送达。

2)核对文件清单与实物是否一致，检查文件有无破损、缺失。

3)如有附件，逐一核对页码是否完整。

4)在《文件签收登记簿》上记录文件名称、来源、签收人、签收日期等信息。

5)优先处理加急文件，其余按部门或负责人分拣。

(2)发送文件：

1)收到发文指令后，核对文件内容是否完整、审批手续是否齐全。

2)填写《文件发文单》，注明密级（如有）、发送对象、发送方式（邮寄/内部递送）。

3)根据文件密级，确定传阅范围和签发层级。

4)打印文件，按发文单顺序整理，逐页加盖公章（如需）。

5)使用专用文件袋或信封，标注清晰收件人和“内部文件”等标识。

6)邮寄时保留快递底单，内部递送则记录签收情况。

(3)保密文件：

1)接收涉密文件时，需在指定场所进行，并确保无人旁听。

2)传阅时，由经办人全程监督，传阅记录需逐人签字。

3)传阅完毕后，立即清点回收，不得外借。

4)存放时使用专用保密柜，设置双锁机制。

2.文件归档管理

(1)分类整理：

1)按年份：将当年度文件集中整理。

2)按部门：同一部门文件再细分（如“人事档案”“财务档案”）。

3)按类型：分为“会议纪要”“行政通知”“项目报告”等。

4)按密级：公开文件与涉密文件分开存放。

(2)编目立卷：

1)制作《档案目录》，包含档号、文件标题、日期、页数、保管期限等信息。

2)将文件按顺序排列，使用档案盒装订或胶装。

3)在档案盒外侧标注目录内容，注明存放位置。

(3)电子存档：

1)扫描关键文件（如重要通知、合同、会议决议），分辨率不低于300