采购流程标准化操作手册供应商管理与成本控制版.docVIP

采购流程标准化操作手册（供应商管理与成本控制版）

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范企业采购全流程中的供应商管理与成本控制行为，通过标准化操作降低采购风险、提升采购效率、优化成本结构。适用于企业各业务部门采购需求提报、采购部门供应商筛选与管理、财务部门成本审核等全流程参与人员，涵盖从供应商准入到采购成本分析的全环节操作要求。

二、供应商全生命周期管理标准化流程

（一）供应商准入管理

准入条件与资料提交

准入基本条件：供应商需具备合法经营资质（营业执照、相关行业许可证等），生产经营符合国家环保、质量标准，具备稳定供货能力及良好商业信誉。

资料清单：供应商需提交《供应商准入申请表》（见表1）、营业执照复印件、法定代表人身份证明、产品/服务资质证书（如ISO9001认证、3C认证等）、近三年主要业绩合同、质量保证承诺书、廉洁合作协议等。

资质初审与实地考察

初审责任部门：采购部牵头，联合质量部、使用部门对供应商提交资料进行完整性、真实性核查，重点检查资质有效期、经营范围与采购需求的匹配度。

实地考察：对初审通过的关键物料/服务供应商，由采购部组织质量部、技术部进行现场考察，内容涵盖生产设备、工艺流程、质量控制体系、仓储物流能力、财务状况（近三年财务报表）等，形成《供应商实地考察报告》（见表2）。

评审决议与名录录入

评审会议：采购部组织评审委员会（由采购经理、质量经理、技术专家、财务主管组成），根据资料初审、实地考察结果，按《供应商准入评分标准》（见表3）进行综合评分（满分100分，80分以上为合格）。

决议与录入：评审合格供应商由总经理*审批后，录入《合格供应商名录》，并通过ERP系统进行编码管理，明确供应商等级（A/B/C级，对应战略/优先/备用供应商）。

（二）供应商绩效评估与动态管理

评估周期与指标

评估周期：A级供应商每半年评估一次，B级供应商每季度评估一次，C级供应商每月评估一次。

评估指标：

质量指标（40%）：来料批次合格率、质量问题响应及时率、客诉处理满意度；

交付指标（30%）：订单准时交付率、交货周期稳定性、紧急订单满足率；

价格指标（20%）：价格竞争力（对比市场均价或历史采购价）、价格下降贡献率；

服务指标（10%）：售后服务响应速度、配合度（如技术支持、样品提供效率）。

评估流程与结果应用

数据收集：采购部每月从质量部（质量数据）、仓库（交付数据）、财务部（价格数据）收集供应商绩效信息，填写《供应商月度绩效评估表》（见表4）。

评级与反馈：根据综合评分结果调整供应商等级（如连续两次评估低于80分降级，高于95分升级），对评估不合格的供应商发出《整改通知书》，要求30日内提交整改报告；整改后仍不达标或存在重大违约行为（如提供假冒伪劣产品、严重逾期交付）的，从《合格供应商名录》中清除，并终止合作。

（三）供应商退出管理

退出情形

主动退出：供应商因经营问题、战略调整等提出终止合作；

强制退出：发生重大质量、商业贿赂、泄露企业机密等违约行为，或连续两次绩效评估不达标且整改无效。

退出流程

申请/决议：主动退出需提交《供应商退出申请表》，强制退出由采购部出具《供应商退出决议单》，经总经理*审批后生效。

交接与结算：采购部组织与供应商进行工作交接（如未交付订单处理、技术资料归还），财务部完成未结算款项核对，保证无遗留问题后，关闭供应商ERP系统权限，更新《合格供应商名录》。

三、采购成本控制关键环节操作规范

（一）采购需求与预算管理

需求提报与审核

需求提报：使用部门根据生产/运营计划，填写《采购需求申请表》（见表5），明确物料名称、规格型号、数量、技术参数、期望交付日期，经部门负责人*审批后提交采购部。

需求复核：采购部核对需求的合理性（如数量与历史用量匹配度、规格参数是否冗余），对超预算需求（超出年度采购预算10%以上）需提交财务部复核，由总经理*审批后方可执行。

预算编制与控制

预算编制：财务部每年10月组织各部门编制下一年度采购预算，采购部提供历史采购数据、市场价格趋势参考，预算需按物料类别（原材料、辅料、设备等）细分，明确季度/月度分解额度。

预算执行：采购部在执行采购时，需在预算额度内操作，每月向财务部提交《采购预算执行情况表》（见表6），对超预算采购需说明原因并履行补批手续。

（二）供应商选择与价格谈判

供应商选择策略

招标采购：单笔采购金额≥50万元或年度累计采购金额≥200万元的物料，需采用公开招标或邀请招标（邀请≥3家合格供应商），通过《招标文件》明确技术要求、评标标准（价格权重≤40%，技术、服务权重≥60%），形成《招标评审报告》（见表7）。

询价比价：单笔采购金额＜50万元的物料，采购部需向≥3家合格供应商发出《询价单》（见表8），收集报价后填写《比价分析表》（见表9），重点对比价