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公司员工奖惩记录和档案管理模板
一、适用范围与核心价值
本模板适用于各类企业对员工奖惩行为的规范化记录、归档及管理，覆盖员工入职至离职全周期的奖惩信息追踪。通过标准化流程，可实现：
公平公正管理：明确奖惩依据与审批权限，避免主观判断偏差；
数据高效留存：集中记录员工奖惩事由、措施及影响，为绩效考核、晋升任免、调薪调岗提供数据支撑；
风险防控：保证奖惩行为符合国家法律法规及公司制度，降低劳动纠纷风险；
员工激励与约束：通过正向奖励与负向惩罚结合，引导员工行为，塑造积极企业文化。
二、标准化操作流程
（一）奖惩发起与初审
发起主体：员工直属部门负责人、HR部门或公司管理层（根据奖惩级别确定）。
示例：员工在季度项目中超额完成业绩，部门负责人可发起“奖励申请”；员工违反考勤制度，部门负责人可发起“惩罚建议”。
材料准备：提交《员工奖惩申请表》（见模板1），附具体事由证明材料（如客户表扬邮件、考勤异常记录、事件调查报告等）。
初审：部门负责人审核材料真实性及初步合规性，签字确认后流转至HR部门。
（二）HR部门复核与制度匹配性审查
复核内容：
奖惩事由是否清晰、证据是否充分；
拟奖惩措施是否符合《员工手册》及相关公司制度（如《奖惩管理办法》）；
员工过往奖惩记录（如有），避免重复或过度奖惩。
输出结果：
合规：流转至审批负责人；
不合规：退回发起部门补充材料或调整建议。
（三）审批与决策
根据奖惩级别划分审批权限（以下为通用参考，企业可根据自身规模调整）：
奖励类：
口头表扬/书面表扬：部门负责人审批；
奖金（≤当月工资10%）/绩效加分：HR部门负责人审批；
晋升/大额奖金（＞当月工资10%）：总经理/分管高管审批。
惩罚类：
口头警告/书面警告：部门负责人审批；
罚款（≤当月工资5%）:HR部门负责人审批；
记过/降职/解除劳动合同：总经理/法务部门联合审批。
注：审批需在收到材料后3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认。
（四）记录与归档
信息录入：HR部门在审批通过后1个工作日内，将奖惩信息录入《员工奖惩记录表》（见模板2），同步更新员工个人档案（电子版+纸质版）。
材料归档：将《员工奖惩申请表》、证明材料、审批记录等分类整理，按“员工工号+姓名+奖惩日期”命名，存入员工档案袋（纸质版）及公司档案管理系统（电子版）。
告知员工：通过书面形式（如奖惩通知书）告知员工奖惩结果及生效日期，由员工签字确认（电子签章或纸质签字）。
（五）后续应用与查询
绩效考核关联：年度考核时，将奖惩记录作为加减分项（如“书面表扬加2分，记过扣5分”）；
晋升/调薪参考：晋升评审时，优先考虑近1年内有“优秀员工”“突出贡献”等记录的员工；
离职交接：员工离职时，奖惩记录纳入《员工离职交接清单》，作为工作交接完整性的参考依据；
权限内查询：部门负责人可查询本部门员工奖惩记录，HR部门可全公司查询，员工本人可申请查询个人记录（需提供身份证明）。
三、核心模板设计
模板1：员工奖惩申请表
基本信息
员工工号
员工姓名
**
所属部门
市场部
岗位
销售代表
申请日期
2023-10-15
奖惩类型
□奖励□惩罚
奖惩级别
□口头/书面□奖金/绩效□晋升/其他□口头/书面□罚款/记过□降职/解除
奖惩事由
（具体描述，含时间、地点、事件经过）2023年Q3，**负责的A项目销售额达120万元，超额完成目标40%，且新增3家战略客户，为公司带来显著收益。
拟奖惩措施
□发放奖金8000元□绩效加10分□晋升为大区销售经理□书面警告□罚款500元□记过□降职□解除劳动合同
证明材料清单
1.项目业绩报表；2.客户合作合同复印件；3.部门负责人推荐函
发起部门意见
（负责人签字）**2023-10-16
HR部门意见
（负责人签字）**2023-10-17
审批负责人意见
（签字）赵六2023-10-18
员工确认签字
（员工签字）**2023-10-19
模板2：员工奖惩记录表（年度汇总）
员工信息
记录更新日期
工号
2023001
姓名
**
2023-12-31
部门
市场部
岗位
大区销售经理
序号
奖惩日期
类型
级别
事由
1
2023-10-20
奖励
奖金/绩效
Q3项目超额完成
2
2023-07-15
奖励
书面表扬
客户满意度排名第一
3
2023-03-10
惩罚
书面警告
未按时提交周报
四、关键操作提醒
（一）合规性优先
所有奖惩行为必须以公司正式发布的制度（如《员工手册》《奖惩管理办法》）为依据，制度需经过民主程序制定并向员工公示；
惩罚措施不得违反《劳动法》及相关法规（如罚款不得超过月工资20%、不得变相强迫劳动等）。
（二）信息真实性与完整性
奖惩事由需客观描述，避免主观臆断（如“工作态度不端正”应
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