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销售合同签订与审核标准流程模板

一、典型业务应用场景

标准化产品销售：如原材料、通用设备、快消品等常规产品的买卖合同；

定制化服务销售：如定制开发、技术支持、工程服务等涉及个性化条款的合作协议；

长期合作框架协议：与客户签订的年度/季度供货明确合作基础条款；

跨区域销售合同：涉及不同地区客户的销售业务，需兼顾区域合规性要求。

二、标准操作流程详解

（一）需求确认与合同准备

业务发起

销售人员（销售负责人）根据客户需求，收集必要信息：客户主体资格（营业执照、经营范围等）、产品/服务具体要求（型号、规格、数量、质量标准）、交付计划（时间、地点、方式）、价格条款（单价、总价、付款方式）、特殊约定（如验收标准、售后服务、违约责任等）。

关键动作：与客户初步沟通核心条款，保证需求明确无歧义，并同步至法务、财务部门预审。

资料整理

整理配套文件：客户资质证明（复印件加盖公章）、产品报价单（含价格有效期）、技术规格说明书、过往合作记录（如有），作为合同附件备查。

（二）合同起草

模板选择

根据业务类型选择对应合同模板（如《产品买卖合同模板》《技术服务合同模板》），优先使用企业标准化模板，保证条款完备性。

注意：定制化业务需在模板基础上补充特殊条款，避免遗漏核心要素。

条款填写

严格按以下要素填写合同内容（以产品买卖合同为例）：

当事人信息：甲方（采购方）、乙方（销售方）全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式（仅限办公电话，禁止留私人手机号/邮箱）；

合同标的：产品名称、型号规格、品牌、产地（如适用）、数量（大写+小写）；

质量标准：明确执行国家标准（GB）、行业标准（如JB/T）或双方约定的技术参数，需引用具体标准号；

价款与支付：单价（含税/不含税）、总价（大写+小写）、付款方式（如“预付款30%发货前付，到货验收合格后付65%，质保期满付5%”）、账户信息（开户行、户名、账号，需与合同主体一致）；

交付与验收：交付时间（精确到年月日，如“2024年X月X日前”）、交付地点（如“甲方指定仓库，地址：市区路号”）、运输方式及费用承担（如“乙方负责运输，运费由乙方承担”）、验收流程（如“到货后3个工作日内验收，验收合格签署《验收确认单》”）；

违约责任：明确逾期交货、产品质量不符、逾期付款等违约情形的赔偿标准（如“逾期交货按日偿付逾期部分货款0.05%的违约金”）；

争议解决：约定由乙方所在地人民法院诉讼解决，或提交仲裁委员会仲裁；

其他：合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，双方各执贰份，具有同等法律效力”）。

附件整理

将技术参数、报价单、验收标准等作为合同附件，在中注明“附件1：《产品技术规格书》”，保证附件与条款一致。

（三）内部审核

合同起草完成后，按以下流程进行内部审核：

业务部门初审

销售负责人审核：合同内容是否与客户需求一致、交付/付款计划是否可行、客户资质是否有效（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购产品）。

财务部门复审

财务专员（财务审核人）审核：价格条款是否符合企业定价政策、付款方式是否保障资金安全（如预付款比例是否超标）、账户信息是否准确、税务条款（如发票类型、税率）是否合规。

法务部门终审

法务专员（法务审核人）审核：合同主体是否适格（如客户为分支机构需提供总公司授权书）、条款是否违反法律法规（如“霸王条款”）、违约责任是否公平合理、争议解决方式是否明确、知识产权条款（如涉及）是否清晰。

审核要求：各部门需在2个工作日内完成审核，通过后在《合同审核意见表》（见模板三）签署“同意”；不通过的需注明具体修改意见，退回销售部门调整。

（四）客户沟通与确认

合同送达

销售部门将审核通过后的合同（含附件）通过正式渠道（如快递、邮件，邮件需加密）送达客户，并留存送达凭证（如快递底单、邮件发送记录）。

意见反馈

接收客户修改意见后，若为非核心条款（如交付时间微调），销售部门可直接确认并同步法务、财务备案；若涉及核心条款变更（如价格、付款方式、违约责任），需重新启动内部审核流程。

最终确认

双方就所有条款达成一致后，客户需在合同文本上签字盖章（个人客户签字，企业客户加盖公章+法定代表人签字或盖章），并返还合同原件（至少一式两份，双方各执一份）。

（五）签署与归档

合同签署

销售部门收到客户签署的合同后，加盖企业公章（合同专用章），保证骑缝章完整（多页合同需加盖骑缝章），法定代表人或授权代表人签字。

分发执行

签署后，销售部门留存1份原件，扫描件同步至财务部门（作为收款依据）、仓储部门（作为发货依据）、法务部门（作为存档文件）。

归档管理

法务部门将合同正本、审核意见表、客户资质证明、附件等资料整理成册，按“合同编号+客户名称”分类归档，保存期限不低于合同履行期满后5年。

三、核心模板表