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学校综合办公室工作程序指南

一、综合办公室工作概述

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、文件管理、会议组织等工作。为确保高效、有序的运作，特制定本工作程序指南，明确各项事务的处理流程与标准。

二、主要工作内容及程序

（一）日常行政事务管理

1.文件收发与流转

(1)接收文件：每日定时收集校内各部门及外部单位文件，核对签收并记录来源、日期、件数。

(2)分发文件：按部门或负责人分类传递文件，重要文件需登记并追踪落实情况。

(3)文件归档：定期整理已办结文件，按类别编号存档，确保查阅便捷。

2.通讯联络管理

(1)电话接听：使用文明用语，记录callerID、事由、联系方式，重要事项及时转达。

(2)通知发布：通过公告栏、邮件或即时通讯工具发布校内通知，确保信息覆盖全体师生。

（二）会议组织与支持

1.会议筹备

(1)会前通知：提前3天发布会议通知，明确时间、地点、议题及参会人员。

(2)物资准备：布置会场、调试设备（投影仪、音响）、准备会议材料。

(3)记录与纪要：安排专人记录发言要点，会后1个工作日内完成纪要分发。

2.会议跟进

(1)决议追踪：针对需落实的事项，制定时间表并跟进责任部门。

(2)意见反馈：收集参会者反馈，持续优化会议流程。

（三）印章与证照管理

1.用印审批

(1)提交申请：部门填写《用印申请单》，注明用途、日期、经办人。

(2)核准用印：办公室负责人审核，符合规范后按流程盖章。

(3)盖章记录：每次用印需在登记本中记录事由、时间、保管人。

2.证照维护

(1)年检提醒：建立证照台账，提前1个月通知到期证件的年检或续期。

(2)保管安全：将证照原件存放于保险柜，复印件按需提供并登记。

（四）后勤保障服务

1.办公用品管理

(1)需求统计：每月汇总各部门办公用品消耗情况。

(2)采购与分发：按需采购，确保库存充足且合理分配。

2.环境维护协调

(1)每日巡查：检查办公区域卫生、设备运行状况。

(2)紧急维修：建立维修响应机制，及时协调供应商处理故障。

三、工作规范与要求

1.责任明确：各事项处理需落实到具体负责人，避免推诿。

2.保密原则：涉密文件需全程监控，禁止非授权人员接触。

3.时间管理：重要事项设置合理时间节点，逾期需上报并说明原因。

4.记录完整：所有操作需留痕，便于追溯与核查。

四、附则

本指南根据学校实际情况制定，各部门需严格遵守。办公室定期评估流程有效性，适时修订完善。

**一、综合办公室工作概述**

综合办公室是学校日常运营的核心协调部门，负责处理行政事务、沟通协调、文件管理、会议组织、后勤保障等一系列关键职能。为确保各项工作高效、有序、规范地开展，提升学校整体运行效率，特制定本工作程序指南。本指南旨在明确综合办公室各项事务的处理流程、操作标准、责任分工及工作要求，是办公室全体人员履职的重要依据。通过标准化操作，减少人为错误，优化资源配置，提升服务质量和响应速度，为学校的稳定发展提供有力支持。

**二、主要工作内容及程序**

**（一）日常行政事务管理**

1.**文件收发与流转**

(1)**接收文件：**

***具体操作：**每日固定时段（例如：上午9:00-9:30，下午3:00-3:30）在办公室指定位置集中收集文件。由专人负责接收，使用标准《文件签收登记簿》逐份核对。

***核对内容：**确认文件来源单位/部门、发送日期、文件名称、件数、密级（如有）、是否需办理或仅阅知等。检查文件完整性，如有破损或缺失应立即与发送方联系。

***记录要求：**签收人签名，详细记录文件信息。对重要或紧急文件，需特别标注，并考虑是否需要立即通知相关处理人。

(2)**分发文件：**

***分类原则：**根据文件内容、密级、阅读范围等进行分类。例如，按部门、按负责人、按需抄送等。

***分发方式：**对于常规文件，可通过内部邮件系统、电子共享文件夹或纸质传递方式。重要文件或需签字的文件，应直接送达或电话提醒领取。

***追踪确认：**对于需重点追踪落实的文件，应使用《文件分发追踪单》，记录分发对象、签收日期（或领取确认），并在规定时限内检查是否按要求处理。

(3)**文件归档：**

***整理标准：**按照文件年度、部门、保管期限（例如：短期1年，长期3年，永久）进行分类。同类文件按时间顺序或编号排序。

***装订要求：**重要文件、纸质文件应进行标准化装订（如打孔装订），确保平整、牢固。电子文件则按分类建立文件夹，并进行备份。

***入库存放：**将装订好的文件放入指定档案柜，竖直存放，避免挤压。建立《