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行政物资管理制度

1、目的

为规范公司行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行政物资合理配置，特制定本制度。

2、范围

指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。适用于公司全体部门及个人。

3、行政物资分类

公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。

3.1固定资产（价值1000元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等；

3.2低值损耗品（价值1000元以下）：

3.2.1价值50元—1000元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等；

3.2.2价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。

3.2.2.1部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。

3.2.2.2个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。

4、管理部门

行政部是公司日常办公用品的管理部门，负责行政物资的管理工作。

5、行政物资采购

5.1行政物资采购条件

5.1.1行政物资由行政人员每月5号前进行集中采购。

5.1.2各部门每月，填制办公用品需求单，经本部门主管审批后递交行政部。以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购相关事宜：

a各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品；

b库房该类行政物资数量低于用品需求量。

5.2行政物资采购流程

5.2.1在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写《行政物资采购申请单》（详见附件1）;

5.2.2价值1000元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核；

5.2.3价值1000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理审核、总经理审定；

5.2.4价值20000元以上的行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后，经管会审定；

5.2.5行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》进行采购；

（1）凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，遵循择优的原则，按照权限由行政部门与行政部分管副总共同确定供应商。

（2）所采购的办公用品到货后，由行政人员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

（3）付款方式，行政部收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货单核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。

（4）办公用品由行政部根据各个部门所提需求进行分发，各部门登记，写明日期、品名与数量等，另有需要时领用人要填写领用登记表。

注意事项：

a、各部门每25-30号递交办公用品需求表到行政部。

b、按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。?

c、各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

5.2.6供应商的选择由行政部年初向三家以上供应商进行综合比价，选择价低质优的供应商对日常采购货物进行供货并签定协议供货合同；

5.2.7行政物资一般由行政部向供应商采购，电子类行政物资（如个人计算机）,

8.2.3行政部凭审定通过的《行政物资报修申请单》联系维修单位维修，并将申请单存档；

8.2.4修理完毕后由管理员归还使用人员，并做维修记录，物资使用者在记录单上签字；

8.2.5维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理相关手续。

8.3行政物资报修要求

8.3.1由于使用不当等个人原因造成物资损坏的，也可报行政部维修，但产生费用须个人承担；

8.3.2把个人办公物资借给他人而造成损坏的，维修费用由借出者个人承担；

8.3.3行政部作维修记录时必须将《行政物资报修申请单》附在维修簿上存档，以便公司日后的物资清查管理。

9、行政物资报废

9.1行政物资报废条件

以下两种条件同时满足可办理行政物资报废：

9.1.1被划分为公司固定资产的行政物资；

9.1.2使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。

9.2行政物资报废流程

9.2.1物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求；

9.2.2由行政部人员填写《行政物资报废申请单》（详见附件7），详细填写物资分类号，编号，名称，规格型号，单价，数量等资料；

9.2.3行政部将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审，并提出报废初审意见，有再利用价值的交还报修人员，无再利用价值的交由分管行政副总经理审核，并作报废处理；

9.2.4行政部人员根据《行政物资报废申请