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会议纪要标准化记录模板使用说明

一、适用场景：哪些会议需要标准化纪要？

标准化会议纪要模板适用于各类需规范记录、明确责任、便于追溯的会议场景，包括但不限于：

部门例会：周例会、月度工作总结会等，用于同步进度、部署任务；

项目专项会：项目启动会、阶段评审会、问题研讨会等，聚焦项目目标、风险及决策；

跨部门协调会：资源对接、流程优化、协作推进等，明确多方职责与配合节点；

决策评审会：方案评审、预算审批、人事任免等，记录关键决策依据与结果；

客户/合作伙伴沟通会：需求对接、问题反馈、合作洽谈等，保证共识落地。

通过标准化模板，可统一记录格式、避免信息遗漏，提升会议成果的执行性与可追溯性。

二、标准化操作流程：四步完成规范记录

（一）会前准备：明确记录框架与关键要素

熟悉模板结构：提前获取会议纪要标准化模板（详见第三部分），知晓各模块填写要求（如基本信息、议程、决议、待办等）；

确认会议核心信息：与会议组织者确认会议主题、目标、议程、参会人员（含主持人、记录人）及预计时长，保证记录方向不偏离；

准备辅助工具：提前测试录音设备（如需）、准备笔记本或电子文档，梳理专业术语、项目背景等前置信息，便于快速记录。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

记录核心要素：

基本信息：会议名称、时间（精确到分钟，如“2024年X月X日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人（经理）、记录人（助理）、参会人员（主管、专员等，标注“缺席”及原因，如“*总监出差”）；

会议议程：按议程顺序记录，标注各议题讨论时长（如“议题1：Q3目标拆解（30分钟）”）；

讨论内容：聚焦“谁提出观点+核心论据+分歧点”，避免流水账，例如“主管提出：需将用户增长目标从15%上调至20%，依据是近期竞品活动数据；专员反对：当前资源不足，建议分阶段实施，先达成18%”；

决议事项：明确“决策内容+决策依据+决策人”，例如“决议：同意Q3用户增长目标调整为18%，决策依据：现有资源评估及市场部活动计划，决策人：*总监”；

待办事项：逐条记录“任务内容+负责人+配合部门（如有）+完成时限”，例如“任务1：完成用户增长方案细化，负责人：*专员，配合部门：市场部，完成时限：2024年X月X日”。

技巧辅助：对重点内容（如决议、待办）可标注“★”符号，使用缩写或符号（如“√”表同意、“×”表反对）提升记录速度，会后及时补充完整。

（三）会后整理：核对信息并形成初稿

信息补全与核对：

对照会议录音或笔记，补充遗漏的讨论要点、发言人的完整观点，保证表述准确（如将“主管的意见”补充为“主管建议：优先拓展下沉市场，理由是二线城市用户渗透率仍有30%提升空间”）；

与参会人员（尤其是决议、待办负责人）确认关键信息，避免理解偏差（如向*专员确认“细化方案是否包含预算拆分”）。

规范格式与语言：

按模板结构排版，保持段落清晰，使用客观、简洁的语言（避免“我觉得”“可能”等主观表述）；

术语统一（如全篇统一用“用户增长目标”而非“用户量目标”“拉新目标”），数字、日期等格式一致（如日期统一为“2024–”）。

（四）审核分发：保证纪要落地与归档

提交审核：将初稿提交给会议主持人（*经理）或指定负责人审核，重点确认决议准确性、待办事项明确性，根据反馈修改后定稿；

规范分发：通过企业内部系统或邮件发送至参会人员及相关方，抄送需知晓的部门（如管理层、协作部门），并在邮件标题注明“【会议纪要】会议-2024—定稿”；

归档保存：将定稿纪要按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-08-部门例会纪要”），保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存3年以上）。

三、会议纪要标准化模板：可直接填写的表格框架

会议纪要基本信息表

会议名称

项目Q3目标启动会

会议编号

Q3-2024-001

会议时间

2024年8月20日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

经理（市场部）、主管（产品部）、专员（运营部）、专员（技术部）

缺席人员

*总监（出差）

会议主题

明确Q3项目核心目标、拆解任务及分工

抄送范围

总经理办公室、各相关部门负责人

会议议程与讨论记录表

议程序号

议题名称

讨论时长

发言人

发言要点/讨论摘要

1

Q3项目核心目标确认

30分钟

*经理（市场部）

1.公司层面要求Q3用户增长达20%，营收提升15%；2.市场部建议结合暑期活动优先拉新，目标新增用户10万。

*主管（产品部）

1.现有产品功能迭代进度滞后，需优先优化核心功能（如支付流程），否则可能影响用户留存；2.建议将用户增长目标调整为18%，保证落地可行性。

2

任务拆解与分工

40分钟

*专员（运营部）

运营部负责用户增长活动策划（8月25日前提交方案），