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行政文件档案管理标准化工具

一、工具概述与适用范围

行政文件档案是组织运营过程中的重要载体，记录了决策执行、业务往来、内部管理等关键信息。为解决传统档案管理中存在的分类混乱、查找困难、责任不清等问题，本标准化工具通过统一流程、规范表格、明确责任，实现行政文件档案的全生命周期高效管理。

本工具适用于各类企事业单位、机关及社会组织的行政管理部门，涵盖收文、发文、合同、会议纪要、制度文件、证照资质等常见行政档案类型，助力提升档案管理规范性、信息可追溯性及工作效率。

二、标准化操作流程详解

（一）文件分类与编码：建立标准化体系

操作目标：通过科学分类与唯一编码，保证档案有序排列、精准定位。

文件分类

按来源分为：收文（上级单位、外部单位发来的文件）、发文（本单位发出的文件）、内部文件（部门间流转、会议纪要、制度等）、合同类文件（各类协议、合同）、证照资质类文件（营业执照、许可证等）、其他（如信访材料、调研报告等）。

按密级分为：公开件（内部可自由查阅）、内部件（仅限相关部门查阅）、秘密件（需经审批查阅）、机密件（严格管控查阅权限）。

编码规则

采用“分类代码-年份-流水号”组合编码，保证唯一性。示例：

收文编码：“SW-年份-流水号”（如SW-2024-001，代表2024年第1份收文）；

发文编码：“FW-年份-流水号”（如FW-2024-005，代表2024年第5份发文）；

合同编码：“HT-年份-流水号”（如HT-2024-012，代表2024年第12份合同）。

流水号按年度从001开始连续编制，跨年重新编号。

（二）档案收集与整理：保证信息完整

操作目标：及时收集文件，规范整理归档，避免遗漏或损坏。

文件收集

收文：由行政前台或指定人员统一签收，核对文件标题、发文单位、份数等信息，填写《文件签收登记表》（见模板1），同步扫描电子版（如需）。

发文：经办部门拟稿后，经部门负责人审核、分管领导签发，由行政文印室盖章、登记，发放时留存原件及电子版。

内部文件：各部门需在文件生效后3个工作日内将原件提交至档案管理部门，电子版同步归档至指定服务器。

文件整理

清理：去除文件夹带的订书针、回形针等金属物，检查是否有缺页、字迹模糊等问题，补充完整。

排序：按文件形成时间顺序或逻辑顺序排列，同一文件正本在前、副本在后，批复在前、请示在后。

编页：对超过2页的文件编写页码（正面用阿拉伯数字“1、2…”，背面用“-1、-2…”），页码位置统一在右下角。

（三）档案归档与存储：规范存放与保管

操作目标：实现档案集中管理，保证存储安全、便于检索。

归档时间

年度归档：每年12月31日前完成上一年度所有档案的归档工作；

专项归档：重大项目、重要活动形成的档案，在项目结束或活动结束后1个月内完成归档。

归档流程

档案管理员核对整理后的文件，检查分类编码、页码、完整性无误后，填写《档案归档登记表》（见模板2），经部门负责人签字确认。

将档案装入统一规格的无酸档案盒，盒面标注“分类代码-年份-流水号-文件名称”，盒内放置《档案盒内文件目录》（见模板3）。

电子档案：将扫描件（PDF格式，分辨率不低于300DPI）及Word原稿至档案管理系统，填写电子档案元数据（如文件名、编码、形成日期、关键词等）。

存储要求

档案柜：采用金属防潮柜，按分类代码顺序排列，柜面张贴分类标识；

环境控制：库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计、灭火器、防虫防霉药剂；

电子档案：定期备份（每月1次），异地存储（如服务器与移动硬盘双重备份），防止数据丢失。

（四）档案借阅与使用：规范流转与追溯

操作目标：明确借阅权限，保证档案安全，使用过程可追溯。

借阅权限

公开件：部门员工可直接在档案管理系统查阅电子版，借阅纸质版需填写《档案借阅申请表》（见模板4）；

内部级：需经部门负责人*审批；

秘密级及以上：需经分管领导审批，借阅时由档案管理员全程陪同。

借阅流程

申请人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编码、借阅原因、归还日期，经审批后提交档案管理部门；

档案管理员*核对审批意见，借阅时登记《档案借阅登记簿》（见模板5），借阅人签字确认；

借阅期限：一般档案不超过5个工作日，秘密级不超过3个工作日，特殊情况需办理续借手续；

归还：借阅人归还档案时，档案管理员*检查文件完整性，确认无误后收回并注销借阅记录。

（五）档案鉴定与销毁：合规处置过期档案

操作目标：定期清理失效档案，优化存储空间，保证档案管理合规。

鉴定周期

每年6月由档案管理部门牵头，组织法务、行政、业务部门负责人*组成鉴定小组，对到期档案进行鉴定。

鉴定标准

保管期限已满且无继续保存价值的档案（如过期通知、临时性会议纪要等）；

内容已失效、失去参考价值的档案；

重复归档或信息不全无法利用的档案