采购订单快速处理流程模板自动筛选信息处理版.docVIP

采购订单快速处理流程模板自动筛选信息处理版

一、适用场景与价值

本模板适用于企业采购部门日常处理大批量采购订单的场景，尤其适合订单信息复杂（如多品类、多供应商、跨部门协作）、需快速筛选合规订单并提取关键信息的工作环境。通过预设自动筛选规则，可减少人工核对时间，降低因信息遗漏或错误导致的采购风险，同时实现订单数据的标准化整理，为后续财务结算、供应商管理等环节提供准确数据支持。常见应用场景包括：制造业原材料采购订单批量处理、零售业商品采购订单审核、企业办公用品集中采购订单筛选等。

二、操作流程详解

（一）前置准备：模板初始化与规则配置

模板与基础设置

本模板文件（Excel格式），打开后进入“订单信息录入”工作表，根据企业实际需求修改“物料类别”“供应商分级”等下拉选项（如“物料类别”可设为“原材料/零部件/办公用品/服务”，“供应商分级”可设为“A类/B类/C类”）。

在“筛选规则配置”工作表中，预设自动筛选条件（示例）：

订单金额≥5000元，且交货期≤当前日期+30天，且供应商资质状态为“有效”；

物料类别为“原材料”时，需附带“质检报告”附件标识；

采购申请人所属部门需与采购申请单部门一致（通过VLOOKUP函数关联“部门权限表”）。

数据源对接（可选）

若企业使用ERP系统，可通过数据导入功能将订单原始数据（如供应商名称、物料编码、数量等）批量导入模板，减少手动录入工作量；若手动录入，需保证字段信息完整（带“*”为必填项）。

（二）步骤1：采购订单信息录入

打开“订单信息录入”工作表，按字段逐项填写订单信息，必填项包括：

订单编号（系统自动或按规则手动编制，如“CGD-YYYYMMDD-X”）；

供应商名称（需与“供应商信息库”中的名称一致，避免简称）；

物料编码（需与企业物料编码库一致，可使用数据验证设置下拉选择）；

物料名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（数量×单价，系统自动计算）；

交货日期（需晚于当前日期，通过条件格式设置“早于当前日期”单元格标红）；

采购申请人（填写姓名，如“经理”）、申请部门、审批人（如“主管”）。

附件信息核对

若订单涉及合同、质检报告等附件，在“附件状态”列选择“已/未”，未附件的订单将在后续筛选中被标记为“异常”。

（三）步骤2：自动筛选与信息提取

触发筛选功能

完成信息录入后，“数据”选项卡中的“筛选”按钮，或使用“自动筛选”功能（快捷键Ctrl+Shift+L）。

系统将根据“筛选规则配置”工作表中的预设条件，自动对订单数据进行标记：

符合所有条件的订单，“筛选结果”列显示“通过”，状态列显示“待审核”；

不符合条件的订单，“筛选结果”列显示“不通过”，并在“不通过原因”列自动标注原因（如“金额低于阈值”“交货期超限”“附件未”等）。

异常订单处理

对“不通过”的订单，采购专员需根据“不通过原因”联系供应商或申请人补充信息（如增加订单金额、调整交货期、附件等），修改后重新触发筛选，直至订单状态变为“通过”。

对于多次筛选仍不通过的订单，标记为“需人工复核”，由采购经理（如“*经理”）介入处理。

（四）步骤3：审核与结果输出

订单审核

采购专员对筛选为“通过”的订单进行最终核对，重点检查：

供应商资质是否在有效期内（通过“供应商信息库”关联验证）；

物料编码与名称是否匹配（与“物料编码库”对比）；

金额、数量是否与采购申请单一致。

审核通过后，在“审批状态”列选择“已批准”，并填写审批日期（系统自动获取当前日期）。

数据输出与归档

汇总报表：切换至“订单汇总”工作表，系统自动汇总“已批准”订单的关键信息（订单编号、供应商、物料名称、数量、金额、交货日期等），可按供应商、物料类别等维度进行分类统计。

数据归档：将已批准的订单数据另存为“采购订单-YYYYMM”格式，发送至财务部门（用于付款）和供应商（用于发货），同时在模板中标记“已归档”，避免重复处理。

（五）步骤4：模板维护与规则更新

定期更新供应商信息库：每月新增或更新供应商资质状态（如营业执照、税务登记证有效期），保证筛选规则中的“供应商资质状态”字段准确。

优化筛选规则：根据实际业务需求（如采购政策调整、新增物料类别），每季度review并更新“筛选规则配置”工作表中的条件，例如新增“环保物料需提供认证证书”等规则。

三、核心模板设计

（一）订单信息录入表（示例）

订单编号

供应商名称

物料编码

物料名称

规格型号

单位

数量

单价

金额

交货日期

采购申请人

申请部门

附件状态

筛选结果

不通过原因

CGD001

A供应商

M001

钢材

Φ20mm

吨

10

5000

50000

2023-11-01

*经理

生产部

已

通过

-

CGD002

B供应商

M002

螺丝

M6