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电池公司复印机管理办法

一、适用范围

本办法适用于XX电池科技有限公司（以下简称“公司”）总部及各分支机构（含全资子公司、控股子公司）范围内所有复印机设备的全生命周期管理，包括但不限于部门专用复印机、公共区域共享复印机及临时借用复印机。设备类型涵盖单色复印机、彩色复印机、多功能复合机（具备复印、打印、扫描功能），设备品牌、型号以公司实际配置为准。

二、管理职责划分

（一）行政部为公司复印机管理的统筹部门，主要职责包括：

1.制定复印机采购、调配、报废等管理制度并监督执行；

2.建立全公司复印机台账，记录设备编号、型号、品牌、购置日期、安装位置、使用部门、责任人及维修保养历史等信息；

3.统筹公共区域复印机的日常管理，协调各部门使用需求；

4.组织复印机操作培训及使用规范宣贯；

5.审核复印机耗材采购计划，监督耗材领用与回收；

6.对接外部维修服务商，处理设备故障报修及维修验收。

（二）各使用部门为复印机的直接管理责任主体，主要职责包括：

1.指定部门内复印机责任人（原则上为部门行政或综合岗人员），负责本部门专用复印机的日常检查、使用监督及简单维护；

2.约束部门员工遵守复印机使用规范，杜绝违规操作；

3.按月统计本部门复印机使用量（含复印张数、耗材消耗），并向行政部提交使用报告；

4.配合行政部完成设备调配、报废评估及维修跟进等工作。

（三）设备使用人为复印机操作的直接责任人，需严格遵守本办法及设备操作手册，正确使用设备，发现异常及时上报。

三、设备全生命周期管理

（一）采购与验收

1.采购申请：因业务需求需新增复印机时，使用部门应填写《复印机采购申请表》，注明设备用途（如日常文件复印、技术图纸输出、高频共享等）、预计使用量、功能需求（如彩色/单色、双面复印、扫描分辨率等），经部门负责人审核后提交行政部。行政部结合现有设备负载情况、公司成本控制目标进行必要性评估，评估通过后提交分管领导审批。

2.选型与采购：行政部根据审批后的需求，组织市场调研，选择3家及以上合格供应商比价，优先选用能耗低、耐用性强、售后响应快的设备型号。采购合同需明确设备参数、质保期（至少1年）、售后服务条款（含故障响应时间、免费维修范围等），经法务部审核后执行采购。

3.验收与建档：设备到货后，行政部联合使用部门共同验收，检查内容包括：设备外观无破损、配件（如硒鼓、墨粉、电源线、说明书）齐全、功能测试（复印清晰度、双面效果、扫描文件完整性）达标。验收合格后，行政部为设备分配唯一编号，录入公司固定资产管理系统，同步更新设备台账，注明安装位置及使用部门责任人。

（二）调配与报废

1.内部调配：因部门搬迁、业务调整等原因需调整设备使用部门时，原使用部门需提前5个工作日向行政部提交《复印机调配申请单》，说明调配原因及目标部门需求。行政部核实后，组织设备迁移、功能测试及台账信息变更，原使用部门与新使用部门需在《设备交接确认单》上签字确认。

2.报废管理：复印机符合以下条件之一可申请报废：

（1）使用年限超过8年（以购置日期为准），核心部件（如硒鼓、主板）老化，维修成本超过设备残值的50%；

（2）因技术淘汰，无法满足公司当前业务需求（如无法匹配新版办公软件输出格式），且无升级改造价值；

（3）因不可抗力（如火灾、水浸）导致设备严重损坏，无法修复。

报废流程：使用部门填写《复印机报废申请单》，附设备现状说明及维修记录，行政部联合技术部评估后出具报废意见，经分管领导审批后执行。报废设备由行政部联系有资质的回收机构处理，确保电子废弃物符合环保要求，回收凭证存档备查。

四、使用规范与操作要求

（一）使用权限管理

1.公共区域复印机：面向全体员工开放使用，需通过刷卡或输入工号登录设备，系统自动记录使用人、时间、复印张数及文件类型（彩色/单色）。

2.部门专用复印机：仅限本部门员工使用，使用人需经部门责任人授权，未经允许其他部门员工不得操作。

3.机密文件复印：涉及公司技术配方、客户信息、财务数据等机密内容的文件，需经文件所属部门负责人审批，在《机密文件复印登记本》中注明文件名称、复印份数、用途及使用人，复印完成后剩余纸张需当场销毁，禁止留存。

（二）操作流程规范

1.开机准备：使用前检查设备电源连接正常，纸盒纸张规格（A4/16K）与需求匹配，纸张边缘无卷曲；清洁玻璃稿台（用软布擦拭，避免使用酒精等腐蚀性液体），确保无纸屑、污渍影响复印质量。

2.原稿放置：单页原稿正面朝下平贴稿台，对齐定位线；多页原稿使用自动输稿器（ADF），确保纸张平整无重叠，厚度不超过设备最大承载量（一般为50页）