商务便函的种类KindsofBusinessMemos.pptVIP

4.3.1商务信函的语气

???商务信函的语气一定要积极主动,有说服力。因为你的读者会根据你的语气来判断你目前的处境以及存在的问题。如果你气中缺乏积极和自信,那你的读者一定会对你的境况产生疑问。在信函中要注意避免使用抱怨、致歉、请求或哀求的语气,要有信心地说服对方相信你在信中想表达的事情。使用积极的语气，最重要的一点就是避免使用一些容易产生消极作用的词语或句型。(1)谨慎使用“条件从句”(If?clause)

“条件从句”会使你的读者用两种不同的方式来看待你的问题。

IfyouthinkIqualifyforthepositionofofficemanager,pleasecallmeforaninterview.(如果你认为我能胜任办公室主任的职务,请打电话约我面谈。)

Ilookforwardtotalkingwithyouaboutmyqualificationfortheofficemanagerposition.(我期望着能和你谈一下关于我对办公室主任一职的资格情况。)

???第二句比第一句积极主动得多。

(2)避免使用那些可能会使读者产生与作者意愿相违背的想法的词,如hope,may,might,perhaps,maybe等。例如:

Becauseyouwanttosellalargequantityofgoodsatourend,Ithoughtyoumightwishtoloweryourprice.(因为你想在我方市场大量销货,我想你或许希望降一降价格。)

如改成下例则意义更为明确和主动。

Sinceyouwanttosellalargequantityofgoodsatourend,Iamsureyouwillwanttoloweryourprice.(因为你想在我方市场大量销货,我相信你一定想降价。)

(3)站在读者的立场,采用读者的观点,而不是作者自己的立场和自己的观点。因此要多用you,少用we或I.

(4)多用肯定意义的词

Dontforgettosendusthecatalogueandpricelist.(别忘了送给我们产品目录和价目单。)应改为:

Pleaseremembertosendusthecatalogueandpricelist.(请记得送给我们产品目录和价目单。)

(5)注意时态的艺术用法

Yourcompanyhasnotdeliverthegoodstousyet.(你公司仍未发货给我们).

应改为:Thegoodshasbeennotdeliveredtousyet.(货我方仍未收到。)请看以下例子：

A?Letter?to?Promote?the?Sale?of?Products?

NEVER?WASH?PANS?AGAIN?

Dear?Customer:?

We?said?it?and?we?mean?it:?NEVER?WASH?PANS?AGAIN!?

You?can?now?do?all?your?cooking?in?beautiful?Ceramic?Warecook?and?serve?food?in?the?same?lovely?dishes!?Boil,?fry,?roast,?bake－do?it?all?in?Ceramic?Ware.?Freeze?food?in?the?same?dishes,?if?you?wish.?These?beautiful?utensils,?made?of?the?same?amazing?ceramic?used?in?missile?cones,?can?go?from?freezer?to?stove?to?table.?Youthen?slip?them?into?the?dishwasher?or?the?sink?with?the?other?dishes.?Never?slave?at?scouring?pans?again.?Conesee?CeramicCookware?Demonstrated?in?Big?Stores?Housewares?Department?Wednesday,?Thursday,?Friday?April?10th,?11th,?and?12t