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集团公司费用报销管理制度

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目的

为规范费用报销及借款程序，遵循“确保业务运作和管理的需要”、“厉行节约和提高费用使用效率”的基本原则，结合公司实际情况，特制定本管理办法。

范围

本制度适用于XX集团，合资公司或控股公司可参照执行。

定义

本制度所指费用包括：管理费用、销售费用、财务费用。管理费用包括：管理人员工资、社会保险、住房公积金、福利费、招待费、办公费、差旅及交通费、房租水电费、修理费、各项税费、物业费、资产购置费等费用。销售费用包括：广告费、宣传活动费、营销策划费等。财务费用包括：金融机构手续费、金融机构利息、融资顾问费等。

部门职责

财务部门为费用报销的归口管理部门。

费用报销流程、标准

费用报销的一般流程

公司实行预算化管理，公司的费用报销，都应在批准的月度费用预算内进行，月度费用预算中当月未用完额度月底自动作废；支出必须按授权手册审核审批后执行。

管理费用开支标准

工资、社会保险、住房公积金

综合部门为集团薪资核发部门综合部门年初需报人员工资支出计划表审批后执行。详见《福利管理办法》、《薪酬管理办法》。

综合部门将编制好的工资表及相关附件作为凭据，经综合部门负责人、财务部门、相关领导、董事长审批后进行核付。工资附加的各种社会保险、住房公积金视同工资流程进行审批。

福利费报销

福利费主要用于节日发放员工过节费、员工结婚补贴、员工生育补贴、员工体检支出等。开支标准详见《福利管理办法》。报销流程同工资流程进行审批。

接待费

具体标准见《差旅费、出差补贴、来宾接待管理办法》。

财务部门应按报销招待费的部门和人员登记费用台帐，并定期公布。

对集团集中采购的招待物品，如烟酒，应派专人采购、专人登记保管，需建立完善的购买和领用台帐，财务部门定期核查。

固定资产、低值易耗品、办公用品费

详见《资产管理流程》和《办公用品管理流程》。

差旅费及出差补贴

详见《差旅费、出差补贴、来宾接待管理办法》，凭真实票据，按实报销。

房租水电费

租赁办公用房，需将拟租赁地点、面积、价格等须按授权手册审核审批后签定正式租赁协议。

日常租赁费需凭正式房屋租赁发票报销。

自有房屋的水电费凭水电管理部门出具的正式发票报销，对已办理银行托收的水电费，在银行扣款后，也要取得发票，补办报销手续。对应与其他单位共同分摊的水电费，需取得对方签字确认的分摊表后，方可办理报销手续。

租赁房屋水电费报销，需对我方使用水电量准确计量，并取得水电管理部门的正式发票。

公司自有车辆费用支出

车辆费用指使用公司交通工具发生的燃油费、路桥费、维修费、保养费、保险费等费用支出。

综合部门为车辆管理的归口部门。

发生的车辆费用，做好登记，按实报销。

各项税费

范围包括公司按税法要求缴纳的包括基金等各项税费。

物业费

本公司正常发生的物业费，凭物业费合同和正式发票，按实报销。

其他支出

其他如保险费、咨询费、律师费、审计费等各项费用，均应签定相关合同，凭合同及发票据实报销。

营销费用开支标准

营销部门为产品成立发生的各项费用必须严格按照年度经营计划中统一批复的营销费用标准支出费用。

策划服务费、广告费、销售代理佣金需要签定合同。

财务费用开支标准

贷款利息、银行手续费：公司正常发生的贷款利息、银行手续费一般由银行从帐号直接扣除，计财部根据扣除金额，核对无误后，填写费用报销单，按流程进行审批。

融资顾问费等：经办部门根据与金融机构签订的融资服务协议及相关票据填与费用报销单，按流程进行审批。

票据审核的要求

报销人对所报项目的真实性、准确性、及时性负责，发票及附件应合法、完整，并按要求粘贴整齐。部门负责人审核业务是否属于预算范围内，对业务真实性、合理性及数据准确性负责。财务部门审核业务是否属于预算范围内，对数据的准确性、手续的完备性、票据的合法性进行审核。

发票是否有税务部门监制章，是否真实有效。发票填制的内容是否与发票种类相符合、是否与发生的业务内容相符。能够在网上验证发票真伪的应上网验证。

票据填写是否规范：大小写金额填写是否相符；金额是否正确。是否有涂改现象或直接在发票联上填写。客户名称填写应是报帐单位全称，不能是简写或以“客户”等代替。

票据报销应及时，票据日期应不超过报销日一个月，对隔年发票做无效发票处理，不予报销。

对以下费用需同时附上明细清单：办公用品发票需附办公用品清单；固定资产购置需附购置审批单、固定资产交验单；汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容；需签定合同的业务，凭合同办理付款。其他用以证明报销事项真实性的资料也需作为附件。