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合同及档案管理制度(3篇)

合同及档案管理制度一

一、合同管理制度

（一）合同签订管理

1.合同前期准备

在进行合同签订前，业务部门需对合作方进行全面的资信调查。调查内容包括合作方的主体资格，如是否具有合法的营业执照、经营资质等；商业信誉，可通过查询行业口碑、过往合作记录等方式获取信息；财务状况，必要时可要求合作方提供财务报表等资料。业务部门应形成详细的资信调查报告，提交给相关决策部门参考。

同时，业务部门需拟定合同草案。合同草案应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。合同条款应清晰、准确、无歧义，避免使用模糊或容易引起争议的表述。对于涉及专业技术、法律等方面的条款，业务部门应邀请相关专业人员进行审核。

2.合同审核流程

合同草案拟定完成后，首先由业务部门进行自我审核。业务部门需检查合同条款是否符合公司的业务需求和利益，是否存在潜在的风险。审核重点包括合同的可行性、合理性以及与公司内部规定的一致性。

然后，合同草案需提交给法务部门进行法律审核。法务部门主要审查合同的合法性，确保合同条款不违反法律法规的强制性规定。同时，法务部门会对合同中的违约责任、争议解决方式等条款进行审查，以保障公司在合同履行过程中的合法权益。法务部门应在规定的时间内完成审核，并出具审核意见。

财务部门也需对合同进行审核。财务部门主要关注合同的价款、支付方式、结算时间等财务条款。审核合同的价款是否合理，支付方式是否符合公司的财务管理制度，结算时间是否有利于公司的资金周转。财务部门应根据审核情况提出相应的意见和建议。

最后，合同草案需提交给公司管理层进行审批。管理层会综合考虑合同的业务前景、风险程度、对公司的影响等因素，做出是否签订合同的决策。对于重大合同，管理层可能会组织相关部门进行专题讨论，确保决策的科学性和合理性。

3.合同签订权限

公司根据合同的金额、重要程度等因素，对合同签订权限进行分级管理。一般合同由业务部门负责人或授权代表签订；重要合同需由公司分管领导签订；重大合同则必须由公司法定代表人签订。未经授权，任何部门和个人不得擅自签订合同。签订合同必须使用公司统一的合同专用章，严禁使用其他印章代替。合同专用章由专人保管，使用时需进行登记，注明合同名称、签订时间、对方单位等信息。

（二）合同履行管理

1.合同执行跟踪

合同签订后，业务部门作为合同执行的主要责任部门，应建立合同执行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。台账内容包括合同的基本信息、履行进度、付款情况、交付情况等。业务部门应定期对合同执行情况进行检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。

对于合同约定的交付时间、质量标准等关键节点，业务部门应提前进行提醒和督促。如发现合作方存在违约行为，业务部门应及时收集相关证据，并按照合同约定和法律法规的规定，采取相应的措施维护公司的权益。

2.合同变更与解除

在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同进行变更或解除的，业务部门应及时与合作方进行协商。变更或解除合同需签订书面协议，明确变更或解除的内容、时间、责任等事项。变更或解除合同的协议应按照合同签订的审核流程进行审批，经相关部门和领导同意后生效。

对于因变更或解除合同给公司造成损失的，业务部门应与合作方协商赔偿事宜。如协商不成，可通过法律途径解决。

3.合同纠纷处理

如发生合同纠纷，业务部门应及时向法务部门报告。法务部门应会同业务部门对纠纷情况进行分析，制定处理方案。处理合同纠纷可采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式。在处理纠纷过程中，应注重收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、付款凭证、交付凭证等。

对于涉及金额较大、影响较广的合同纠纷，公司可聘请专业的律师事务所进行代理。在纠纷处理结束后，业务部门和法务部门应总结经验教训，提出改进措施，避免类似纠纷的再次发生。

二、档案管理制度

（一）档案收集管理

1.档案收集范围

公司档案收集范围包括各类合同档案、行政档案、财务档案、人事档案等。合同档案包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、付款凭证等与合同相关的所有资料；行政档案包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告等文件；财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表等财务资料；人事档案包括员工的简历、劳动合同、培训记录、绩效考核等人事资料。

2.档案收集流程

各部门是档案收集的责任主体，应指定专人负责本部门档案的收集工作。在日常工作中，各部门应及时将形成的文件资料进行整理和分类，按照档案管理的要求进行初步装订和编号。

每月月底，各部门应将收集整理好的档案资料移交至档案管理部门。档案管理部门在接收档案时，应进行严格的检查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。对于不符合要求的档案资料，档案管理部门应要求相关部