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合同管理审核流程及归档标准

一、标准制定背景与目标

为规范企业合同全生命周期管理，明确合同审核各环节职责分工，保证合同内容合法合规、条款严谨可行，同时提升合同归档效率与完整性，降低企业运营风险，特制定本标准。本标准旨在通过标准化流程实现合同起草、审核、审批、履行、归档各环节的有序衔接，为合同管理提供清晰指引。

二、应用范围与适用对象

本标准适用于企业内部所有类型合同的管理流程，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、租赁合同、保密协议等。涉及部门包括业务发起部门、法务部门、财务部门、行政管理部门及相关审批负责人，覆盖合同从需求提出至归档保管的全过程管理。

三、合同管理审核全流程操作细则

（一）合同起草与部门初审

发起需求与资料准备

业务部门根据合作需求，收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人身份证明等）、合作意向书、技术规格书、过往合作记录（如有）等基础资料，明确合同标的、数量、价格、履行期限、违约责任等核心要素。

合同文本起草

业务部门根据收集的资料，参照企业《合同示范文本库》（如有）起草合同初稿，保证内容完整、条款清晰，重点约定双方权利义务、验收标准、付款方式、争议解决方式等关键条款。若涉及特殊业务（如涉外合同、技术合作等），可协调法务部门提前提供起草指引。

部门内部审核

业务部门负责人组织内部审核，重点核对合同内容与业务需求的一致性、条款的可行性、数据计算的准确性（如价格、数量、金额等），并签字确认《合同审批单》（详见模板一）中“部门审核意见”栏。审核通过后，将合同初稿及附件材料提交至法务部门。

（二）法务部门专业审核

审核内容与重点

法务部门收到合同材料后，应在3个工作日内完成审核，重点关注以下内容：

主体资格：合作方是否具备相应的民事行为能力，经营范围是否符合合同内容，是否存在法定代表人越权、无权代理等风险；

合法性：合同内容是否符合法律法规、行业监管规定及企业内部制度，是否存在无效条款或可撤销风险；

条款严谨性：合同条款是否明确、无歧义，违约责任是否具体、可执行，争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）是否明确且对企业有利；

合规性：涉及数据安全、知识产权、反商业贿赂等特殊领域的，是否符合相关专项法规要求。

审核意见反馈与修改

法务部门对审核中发觉的问题，应在《合同审批单》“法务审核意见”栏中明确标注修改建议，并反馈至业务部门。业务部门需根据意见进行修改，重大争议条款应组织法务、业务及合作方沟通协商，达成一致后重新提交法务复核。法务复核通过后方可进入下一环节。

（三）财务与专项部门审核

财务部门审核

法务审核通过后，合同提交至财务部门，财务部门在2个工作日内重点审核以下内容：

价格条款：价格构成是否合理，是否符合企业定价政策，是否存在虚高报价或价格变动风险；

付款方式：付款条件、进度、比例是否与合同履行节点匹配，资金支付安排是否符合企业财务制度；

税务条款：发票类型、税率、开票时间等约定是否清晰，是否符合税务法规要求；

财务风险：是否涉及大额预付款、质保金等条款，资金安全风险是否可控。

审核通过后，财务负责人在《合同审批单》“财务审核意见”栏签字确认。

其他专项部门审核（如需）

若合同涉及技术、人力资源、安全生产等专项内容（如技术服务合同需技术部门确认技术参数，劳动合同需人力资源部门审核薪酬结构等），由法务或业务部门根据合同性质提报至对应专项部门，专项部门在2个工作日内完成专项审核并反馈意见。

（四）审批权限与用印管理

分级审批

根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批制度（示例）：

一般合同（金额≤50万元）：由业务部门负责人、法务负责人、财务负责人联合审批后，报分管副总签字；

重大合同（50万元＜金额≤200万元）：在一般合同审批基础上，需报总经理审批；

特别重大合同（金额＞200万元或涉外/重大战略合作合同）：需经总经理办公会审议通过后，由董事长（或授权代表）最终审批。

审批人需在《合同审批单》中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明确意见，不得模棱两可。

用印申请与登记

合同审批通过后，由业务部门填写《合同用印申请表》（详见模板二），连同审批完成的《合同审批单》及合同最终文本，提交至行政管理部门用印。行政管理部门核对审批手续齐全性后，方可加盖合同专用章或公章，并记录用印时间、用印人、合同编号等信息。严禁在空白合同或审批手续不全的合同上用印。

（五）合同履行与跟踪管理

履行交底与责任落实

业务部门在合同生效后，应及时向内部履行团队（如项目组、交付团队）进行合同交底，明确履行节点、质量标准、付款条件、违约责任等关键内容，指定专人作为合同履行负责人，全程跟踪合作方履约情况。

履行过程监控

履行负责人需建立《合同履行跟踪表》（详见模板三），定期记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付