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管理观察

提升企业档案管理工作水平的策略分析

任春霞

 （中铁二局集团建筑有限公司，四川成都610031） 

摘要：文章探讨了提升企业档案管理工作水平需要遵循“先录入、后移交”层级管理，协调联动“提前策划，过程指

导”“分类管理，样品先行”“数字云台，智慧档案”的原则，然后分析了企业档案管理工作中的常见问题，并提出了提升企

业档案管理工作水平的策略，包括强化档案管理意识、完善档案管理制度、引入全过程档案管理模式、加强企业档案业

务的监督与指导、加强档案管理的数字化建设与信息化建设、加强企业档案的编研与利用案例征集、加强档案管理人员

的选拔与培训。

关键词：企业经营；档案管理；智慧档案

企业档案产生于企业的日常经营管理过程中，是对定 《项目档案管理考核检查办法》 ，结合不同建筑工程

企业发展过程的真实记录，具有较强的动态变化性、形项目的业态特征，做好相应档案资料的分类与整理。加

式多样性以及技术综合性等特征。只要与企业发展有关强档案交底书的制作与档案交底，并通过交流研讨等活

的材料，无论是文字材料、图纸材料、声像材料，电子材动的开展，加强企业档案归档质量的控制。

料还是实物或模型，都可作为企业档案。在多方面因素第五，需要遵循“数字云台，智慧档案”原则。构建数

的影响下，我国很多企业的档案管理工作现状都不甚理字化档案资料库，并将中标通知书、合同、施工许可证、开

想。只有明确企业档案管理工作开展过程中需要遵循的工报告、竣工验收报告等相关资料内容输入资料库中，为

原则，并制定出针对性的档案管理措施，才能够从整体企业经营管理、党建宣传等工作的顺利开展提供支持。

上提高企业的档案管理工作水平。二、企业档案管理工作中的常见问题

一、提升企业档案管理工作水平需要遵循的原则（一）档案管理工作不受重视

第一，需要遵循“先录入、后移交”原则。对此，可以目前，很多企业认为质量和速度是建筑工程项目的实

将项目业绩录入与档案移交联系在一起，在确保工程业施关键，而档案管理工作仅是工程管理中占比最小的一部

绩录入工作完成之后，再正式开始档案移交工作。分。思想意识上的不重视严重降低了档案管理的规范性，

第二，需要遵循“层级管理，协调联动”原则。档案归增加了档案内容查阅的难度。另外，实地调研是企业高管

档工作主要由项目部、生产建造部和办公室负责。项目了解档案形成过程的主要方法，但是很多企业高管并未真

部的主要作用就是将工程项目的相关文件进行有效地正地参与到实地调研工作当中，不仅不了解工程档案的形

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收集与整理，并完成预立卷、归档移交等工作。生产建成过程与收集情况，还不能及时发现档案管理中存在的问

造部对归档内容质量进行控制，并保证归档工作进度的题，不能及时提出针对性的档案管理改进措施。

顺利推进。办公室严格按照相关要求和标准，对档案资（二）档案管理制度不完善

料进行验收、借阅、利用与管理。目前，很多企业在档案管理工作中没有形成一套完

第三，需要遵循“提前策划，过程指导”原则。一般年善的档案管理规章制度。虽然国家制定的法规政策也能

初下达归档计划，建立项目档案归档群，下发项目文件够约束企业的档案管理行为，但是却以指导为主，并不

归档目录及项目档案移交模版。然后办公室要与生产建涉及档案管理的操作规范。企业内部的档案管理制度不

造部一起，按照“过程监督、例行检查、及时纠正、指导帮完善，档案管理工作的开展就有可能出现人员工作态度

扶”的模式，做好项目文件归档和档案移交工作，加强工不认真、档案管理不规范、档案保管不善、档案规整不及

程资料预立卷质量的控制。时等问题。另外，很多企业也没有积累足够的档案管理

第四，需要遵循“分类管理，样品先行”原则。制工作经验，没有向标杆企业积极学习档案管理经验，没

作者简介：任春霞1981