销售合同审核与执行工具.docVIP

销售合同审核与执行工具模板类内容

一、适用场景与对象

本工具适用于企业销售全流程中合同管理的核心环节，覆盖以下典型场景：

销售端：业务人员需快速起草标准合同、明确客户需求与条款细节；

法务端：法务人员对合同条款进行合规性审查，规避法律风险；

财务端：财务部门审核付款条件、税务条款及资金安全；

执行端：合同签订后，履约团队跟踪交付、验收、回款等执行进度；

管理层：通过合同数据汇总，掌握销售动态、风险评估及业绩达成情况。

二、标准化操作流程

步骤1：合同前置准备——需求与信息收集

责任主体：销售代表（某）、客户对接人（某）

操作说明：

销售代表与客户沟通，明确合同核心要素：标的物（产品/服务名称、规格型号、数量）、价格（单价、总价、是否含税）、交付时间、地点、方式、验收标准、付款条件（预付款比例、节点、账户信息）、违约责任、争议解决方式等；

收集客户主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），确认客户履约能力；

内部同步产品库存、生产周期、物流方案等执行可行性信息，避免承诺无法履约的条款。

步骤2：合同初稿编制——模板化起草

责任主体：销售代表（某）、销售经理（某）

操作说明：

基于企业标准销售合同模板（见“核心模板工具清单”），填写收集到的客户信息与合同条款；

对非标条款（如特殊交付要求、定制化服务）需标注“特殊条款”，并附客户书面需求确认函；

初稿完成后，内部交叉检查基本信息完整性（合同编号、签订日期、双方主体信息等），保证无遗漏。

步骤3：多部门联合审核——风险把控

责任主体：法务专员（某）、财务专员（某）、业务负责人（某）

操作说明：

法务审核：重点审查合同主体合法性、条款无歧义性、违约责任明确性、争议解决方式（仲裁/诉讼）的合规性，避免“霸王条款”或法律漏洞；

财务审核：核对付款节点与资金安全（如预付款比例不超过30%、质保金约定5%-10%），税务条款（发票类型、税率）是否符合财务制度，客户账户信息与开户证明一致；

业务审核：确认交付周期、质量标准、服务承诺与内部资源匹配，避免过度承诺；

审核通过后，各部门在《合同条款审核检查表》（见模板）签字确认；若存在异议，需标注修改意见并反馈至销售代表修订。

步骤4：合同修订与确认——双方达成一致

责任主体：销售代表（某）、客户对接人（某）

操作说明：

销售代表根据审核意见修订合同，形成“修订版”，与客户逐条沟通确认，保证双方理解一致；

对于重大条款变更（如价格调整、交付时间延后），需补充《合同变更协议》，双方签字盖章后作为合同附件；

最终确认版合同文本需经双方授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（骑缝章）。

步骤5：合同签署与用印——生效与归档

责任主体：行政专员（某）、法务专员（某）

操作说明：

行政专员核对签字盖章的合同文本是否完整，检查合同编号唯一性，避免重复；

按企业用印流程完成合同用印，留存用印登记表；

合同签署后3个工作日内，将正本合同（企业留存联）分发给销售、法务、财务、执行部门，电子版同步存入企业合同管理系统。

步骤6：合同执行与跟踪——履约过程管控

责任主体：履约专员（某）、财务专员（某）、销售代表（某）

操作说明：

履约执行：履约专员根据合同约定制定《履约计划表》，明确交付时间、物流方式、验收节点，同步至仓库、生产、物流部门；交付时，客户签署《收货确认单》作为履约凭证；

验收管理：按合同约定质量标准进行验收，客户签署《验收合格报告》；若存在质量问题，启动售后流程，留存沟通记录及处理方案；

回款跟踪：财务专员根据付款节点（如预付款到账、到货款、质保金）跟踪回款情况，超期未回款时，销售代表需与客户沟通并上报管理层；

进度记录：在《合同执行进度跟踪表》中实时更新履约状态（如“已签署”“交付中”“已验收”“回款完成”），保证信息可追溯。

步骤7：合同变更与终止——异常情况处理

责任主体：销售代表（某）、法务专员（某）、客户对接人（某）

操作说明：

变更流程：因客户需求或企业原因需变更合同时由销售代表发起《合同变更/终止申请表》，说明变更原因、具体条款调整内容，经法务、财务审核后，与客户签订《变更协议》；

终止流程：若一方违约或不可抗力导致合同无法履行，需书面通知对方，明确终止责任，结算已履行部分的款项，留存终止协议及履约凭证；

所有变更/终止文件需作为合同附件归档，保证法律效力。

步骤8：合同归档与复盘——全周期管理闭环

责任主体：行政专员（某）、销售经理（某）

操作说明：

合同履行完成后（含回款、质保期结束），行政专员将合同正本、附件（审核表、变更协议、验收单、回款凭证等）整理成册，标注“已完结”，按“客户名称+合同编号+签订日期”分类归档；

销售部门定期组织合同复盘，分析履约中的问题（如交付延迟、回款逾期），优化合同模板与审核流程，提升管理效率。

三