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行政岗位职责说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员/行政助理(可根据实际情况调整为行政主管、行政经理等)

*所属部门：行政部

*直接上级：行政主管/行政经理/部门负责人(根据组织架构确定)

*岗位编制：(根据实际情况填写)

*岗位等级：(根据公司职级体系填写)

二、岗位目标

确保公司日常行政事务的高效、有序运作，为各部门提供优质的行政支持与服务，保障公司整体运营环境的顺畅与舒适，助力公司战略目标的实现。

三、工作职责

（一）日常办公运营管理

1.办公环境维护：负责公司办公区域的环境整洁、秩序维护及绿植养护工作，营造舒适、高效的办公氛围。协调处理办公设施、设备（如空调、水电、办公家具等）的日常巡检、报修与维护事宜，确保其正常运行。

2.办公用品管理：根据各部门需求及公司规定，进行办公用品的采购、验收、登记、入库、发放与盘点工作，控制成本，避免浪费，确保办公用品的及时供应。

3.办公设备管理：负责打印机、复印机、投影仪等办公自动化设备的日常管理、耗材更换及联络维修，保障设备的良好运行状态。

4.文件与档案管理：协助建立和完善公司文件档案管理制度，负责各类行政文件、合同、资料的分类、归档、保管、借阅及销毁工作，确保档案的完整性与安全性。

（二）行政事务支持

1.会务安排：根据会议需求，负责公司各类会议（如例会、专题会、外部接待会议等）的筹备、组织与服务工作，包括会议室预订、议程安排、材料准备、设备调试、茶歇安排、会议记录及纪要整理等。

2.差旅管理：协助或负责公司员工出差的机票、酒店、火车票等交通住宿的预订与安排，按规定办理差旅费用的报销初审手续。

3.固定资产管理：参与公司固定资产（如电脑、办公家具等）的登记、盘点、维护、转移、报废等管理工作，确保资产账实相符。

4.行政费用管理：协助进行行政相关费用（如房租、水电、维修、采购等）的核算、报销单据整理及初步审核，控制行政成本。

（三）后勤保障服务

1.访客接待：负责公司前台的日常值守，热情、礼貌地接待来访客人，进行登记、引导及茶水服务；接听总机电话，准确转接或记录留言。

2.邮件与快递管理：负责公司各类邮件、报刊、快递的收发、登记、分发及寄送工作，确保传递及时、准确。

3.车辆管理支持：如涉及公司车辆，协助进行车辆调度、保养、年检、保险办理及费用统计等工作（根据公司实际情况确定）。

4.员工福利支持：协助组织或落实公司员工的各项福利活动，如节日慰问、团建活动、体检安排等，提升员工满意度。

（四）其他行政相关工作

1.制度执行与优化：学习并执行公司各项行政管理制度，并根据实际运作情况提出合理化建议，协助优化行政流程。

2.跨部门协作：积极配合公司其他部门的工作，提供必要的行政支持与协助。

3.临时交办任务：完成上级领导交办的其他临时性行政工作。

四、任职资格要求

（一）教育背景与专业知识

1.大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

2.熟悉行政工作的基本流程、办公自动化设备的使用及日常维护知识。

3.了解国家及地方相关的劳动、安全、消防等法律法规政策者优先。

（二）工作经验

1.具有一至三年相关行政、文秘或办公室工作经验者优先；对于高级别岗位，需相应增加经验年限要求。

2.有一定的活动组织、会务安排或小型项目协调经验者优先。

（三）技能要求

1.办公软件操作：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件的操作。

2.沟通协调能力：具备良好的口头与书面沟通能力，善于倾听与表达，能够有效协调内外部关系。

3.组织与执行能力：具备较强的组织规划能力和执行力，能有条不紊地处理多项事务。

4.学习与适应能力：乐于学习新知识、新技能，能快速适应工作环境的变化和新的工作要求。

5.问题解决能力：具备一定的分析问题和解决问题的能力，能主动发现并处理工作中的简单问题。

（四）素质与能力

1.责任心强：工作认真负责，严谨细致，有较强的敬业精神和服务意识。

2.积极主动：对待工作积极主动，不推诿、不懈怠，能主动承担责任。

3.保密意识：具备良好的职业操守和保密意识，严守公司机密。

4.团队合作：具备良好的团队协作精神，乐于配合他人完成工作。

5.抗压能力：能承受一定的工作压力，保持积极的工作心态。

五、工作条件与环境

1.舒适、整洁的办公环境，配备必要的办公设备。

2.工作时间通常为标准工时制，根据工作需要可能有加班。

六、本说明书的修订

本岗位职责说明书将根据公司发展和实际工作需要进行调整和修订，修订版将另行通知。

编制部