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商务洽谈及合同管理流程模板

一、适用业务场景

产品/服务采购：向供应商采购原材料、设备或外包服务（如IT开发、营销推广等）；

业务合作：与合作伙伴开展联合项目、渠道代理、品牌联名等协作；

客户签约：向客户提供产品/服务并签订销售/服务合同；

框架协议：与长期合作方签订战略合作明确合作范围与后续执行原则。

二、全流程操作步骤

1.前期准备阶段

1.1需求明确

业务部门根据业务目标，梳理合作需求（如采购品类、服务标准、交付周期、预算范围等），形成《合作需求说明书》，明确核心诉求与底线条款。

1.2对方背景调查

通过公开渠道（如企业信用信息公示系统、行业平台）核实合作方主体资格（是否存续、有无经营异常或法律诉讼）；

必要时要求对方提供营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）复印件并加盖公章，评估其履约能力。

1.3洽谈方案制定

明确洽谈目标（如价格区间、付款方式、违约责任等）、参与人员（业务负责人、法务人员、财务人员等）及议程，准备相关资料（如报价单、技术参数、过往合作案例等）。

2.商务洽谈阶段

2.1会议组织与沟通

双方约定时间、地点（或线上会议），提前发送议程及参会人员名单；

洽谈时由业务负责人主导需求沟通，法务人员关注条款合规性，财务人员确认付款条件，保证信息传递准确。

2.2核心议题协商

重点洽谈合作范围、权利义务、价格与支付、交付/验收标准、保密条款、违约责任、争议解决方式等核心条款，逐项明确细节（如“验收标准”需具体到技术指标或服务流程）。

2.3达成初步共识

洽谈结束后，整理《会议纪要》，列明双方已达成一致的条款及待解决问题，由双方参会人员签字确认（电子签字或扫描件），作为后续合同起草的依据。

3.合同起草阶段

3.1模板选择与定制

优先使用企业标准合同模板（如《采购合同》《服务合同》），根据洽谈结果调整条款；

无标准模板时，参照行业通用范本，重点补充个性化约定（如特殊交付要求、知识产权归属等）。

3.2条款内容填写

合同内容需与《会议纪要》一致，关键条款需明确、无歧义（如“违约责任”需区分不同违约情形对应的赔偿金额或计算方式）；

避免使用“合理”“适当”等模糊表述，如遇不确定内容，可标注“待补充”并附附件说明。

3.3内部评审

业务部门确认条款符合需求，法务部门审核合规性（如是否违反法律法规、是否存在法律风险），财务部门审核付款方式与企业财务政策一致；

评审通过后，由合同管理员定稿，形成合同草案。

4.合同审核与修订

4.1发送对方审核

将合同草案（加盖骑缝章或标注“草案”字样）发送至对方联系人，明确反馈时限（如3个工作日）。

4.2接收反馈并协商

对方提出修改意见后，业务部门与法务部门共同评估：若为非核心条款（如排版格式），可直接同意；若为核心条款（如价格、违约责任），需组织内部讨论后回应，必要时通过电话或会议再次协商。

4.3确认最终版本

双方就所有条款达成一致后，形成合同终稿，由双方授权代表签字（需提供授权委托书）、盖章（合同章或公章），注明签署日期。

5.合同签署与生效

5.1签署方式

纸质合同：双方各执正本X份（通常2-4份），复印件或扫描件与正本具有同等效力；

电子合同：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实及合同内容不可篡改。

5.2生效条件

明确合同生效时间（如“双方签字盖章之日起生效”“收到首付款后生效”），若需审批（如重大合同），需增加“经甲方内部审批通过后生效”条款。

6.合同履行与跟踪

6.1履行计划制定

业务部门根据合同约定，制定《合同履行计划表》，明确各阶段责任人、时间节点、交付成果（如“X月X日前完成首批货物交付，X月X日前提供验收报告”）。

6.2过程监控与沟通

定期跟踪合同履行进度（如生产进度、服务交付情况），对方未按约定履约时，及时发函催告（如《履约提醒函》），保留沟通记录（邮件、函件等）。

6.3验收与确认

按合同约定标准进行验收（如现场验收、出具验收报告），验收合格后由双方授权代表签字确认；若验收不合格，需书面说明问题并要求对方限期整改。

7.合同变更与终止

7.1变更管理

履行过程中需变更合同内容（如数量、价格、交付时间）时，应签订《补充协议》，明确变更条款及生效条件，补充协议与原合同具有同等效力。

7.2终止处理

出现法定或约定终止情形（如一方违约、不可抗力导致无法履行）时，及时发函通知对方，协商终止事宜；

终止后需结清款项、返还剩余物资，并签署《合同终止协议》，明确双方权利义务的清算方式。

8.合同归档与复盘

8.1资料归档

合同签署后，由合同管理员收集完整资料（含合同正本、补充协议、会议纪要、验收报告、沟通函件等），按“项目名称-合同编号”分类归档，保存期限不少于合同终止后5年。