财务报销申请单及审批流程表.docVIP

财务报销申请单及审批流程工具指南

一、适用情形与发起时机

本工具适用于公司员工因履行工作职责产生的、需由公司承担的必要费用报销场景，主要包括但不限于：

差旅费用（如交通、住宿、市内交通等）；

办公用品采购及日常办公支出；

业务招待（与工作相关的客户沟通、合作洽谈等）；

市场推广及活动执行费用；

其他经公司认定的公务支出。

发起时机：费用发生后应在5个工作日内提交报销申请，避免逾期影响财务处理；如遇紧急支出，需提前向部门负责人说明情况，事后及时补办申请。

二、全流程操作指引

第一步：准备费用支撑材料

收集与费用相关的证明材料，保证真实、完整、合法。例如：消费记录（如行程单、采购清单）、合作合同（如有）、活动方案（如涉及）等，材料需清晰显示消费项目、金额、日期及消费方信息。

如为多人共同发生的费用（如团队差旅），需按人员或项目拆分明细，保证可追溯。

第二步：填写财务报销申请单

登录公司财务系统或《财务报销申请单》模板，逐项填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：按费用类别（如“交通费”“办公费”）逐行填写，注明具体事由（如“项目客户拜访交通费用”“部门会议文具采购”）、金额（小写）、发生日期、凭证类型及编号（如“电子订单号：202405001”）；

报销总额：填写大写与小写金额，保证两者一致；

备注说明：如有特殊情况（如费用超出标准、未提前申请等），需在备注栏详细说明原因。

填写完毕后检查是否有漏填、错填，字迹需清晰可辨，避免涂改。

第三步：部门负责人审核

将填写完整的报销申请单及支撑材料提交至部门负责人（*）处，审核内容包括：

费用是否与部门工作计划相关，是否符合预算规定；

报销事由是否真实、合理，费用明细是否清晰；

支撑材料是否齐全、有效。

审核通过后，部门负责人在“部门审批意见”栏签字并注明日期；如不通过，需注明退回原因，申请人修改后重新提交。

第四步：分管领导审批

根据公司权限管理规定，需由分管领导（*）审批的费用（如单笔金额超过2000元或特定项目费用），由部门负责人将申请单转交至分管领导。

分管领导重点审核费用的必要性及是否符合公司整体战略规划，审批通过后签字并注明日期；无需分管领导审批的，此步骤可跳过。

第五步：财务部门审核

财务专员（*）收到申请单后，在3个工作日内完成审核，重点核对：

支撑材料是否合规（如消费记录与申请事由是否一致，金额计算是否准确）；

审批流程是否完整（部门负责人及分管领导签字是否齐全）；

报销标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、招待费限额等）。

审核通过后，财务专员在“财务审核意见”栏签字确认；如发觉问题，标注退回原因并通知申请人补充材料或修改。

第六步：出纳付款

财务审核通过后，出纳（*）根据公司财务制度安排付款方式（如银行转账、备用金报销），在2个工作日内完成款项支付。

申请人收到款项后，可在财务系统查询到账信息；如未到账，及时联系出纳核实。

第七步：资料归档

财务部门每月将已报销的申请单及支撑材料整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅。

三、标准化模板参考

表1：财务报销申请单

项目

填写内容

申请人姓名

*

所属部门

申请日期

年月日

费用明细

（表格形式）费用类别

报销总额（小写）

报销总额（大写）

备注说明

部门审批意见

负责人签字：__________日期：__________

分管领导审批意见

领导签字：__________日期：__________

财务审核意见

专员签字：__________日期：__________

出纳付款记录

付款方式：□转账□现金付款日期：__________

表2：审批流程表

流程环节

责任人

处理时限

备注

申请提交

申请人

费用发生后5个工作日内

需附完整支撑材料

部门审核

部门负责人

1个工作日

审核费用真实性与预算符合性

分管审批

分管领导

1个工作日

仅限需审批的金额/项目

财务审核

财务专员

3个工作日

核对材料合规性与金额准确性

出纳付款

出纳

2个工作日

按公司规定方式付款

资料归档

档案管理员

每月月末

保存期限不少于3年

四、关键提示与常见问题

填写规范：报销申请单需用黑色签字笔或电子打印填写，字迹清晰，不得涂改；费用明细需逐项列明，不得合并填写（如“交通费”需注明具体出行日期、路线、金额）。

材料要求：所有支撑材料需为原件或加盖公章的复印件，保证与申请单内容一致；电子消费记录需附带订单详情页截图，显示商家名称、消费项目及金额。

审批时效：各环节审批人需在规定时限内完成处理，如因特殊情况无法按时审批，需提前通知申请人及财务部门，避免流程延误。

特殊情况处理：

紧急费用：如需提前支付，需经部门负责人及分管领导签字确认，事后3个工作日内补交申请材料；

费用争议：申请人