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员工减薪申请及核查流程

一、总则

（一）目的与依据

本流程旨在规范员工减薪的申请、审核、审批及执行等环节，确保减薪行为符合国家劳动法律法规、公司规章制度及劳动合同约定，保障员工知情权与申诉权，维护企业正常运营秩序。其制定依据包括《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及公司《薪酬管理制度》等相关规定。

（二）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家劳动法律法规关于薪酬支付的各项规定，未经与员工协商一致或无法定事由，不得单方面降低员工薪酬。

2.必要性与合理性原则：减薪申请必须基于客观、真实的原因，如员工不胜任岗位工作、违反公司规章制度造成重大损失、企业经营发生严重困难需进行结构性调整等，并需提供充分证据支持。

3.公平公正原则：对所有员工一视同仁，减薪标准和理由应统一、透明，避免歧视性对待。

4.协商与沟通原则：在减薪决定作出前，应与员工进行充分沟通，听取员工意见，争取达成共识。

5.审慎性原则：减薪涉及员工核心利益，整个流程需严谨操作，充分评估潜在风险。

（三）适用范围

本流程适用于公司全体正式员工。实习生、顾问等非全日制用工人员的报酬调整，可参照本流程精神，结合其协议约定执行。

二、减薪申请的发起与提交

（一）申请主体

减薪申请一般由员工所在部门负责人根据实际情况提出。特殊情况下，人力资源部亦可根据公司整体经营策略或对员工考核结果的综合评估，向相关部门提出减薪建议。

（二）申请条件与情形

符合以下情形之一，且经初步评估认为确有必要的，可发起减薪申请：

1.员工因专业技能、工作态度等原因，经培训或调岗后，仍不能胜任本职工作，且其当前薪酬水平与实际工作表现严重不符的。

2.员工在工作中因故意或重大过失给公司造成较大经济损失或严重不良影响，依照公司规章制度规定可进行经济处罚并涉及薪酬调整的。

3.员工岗位发生变动（如岗位级别降低、职责范围缩小等），按照薪随岗变原则，需相应调整薪酬的。

4.公司因市场环境变化、经营不善等原因导致整体效益下滑，需通过调整薪酬结构或水平以维持企业持续经营，且已履行民主程序或与工会协商的。

5.其他符合国家法律法规及公司规章制度规定的减薪情形。

（三）申请材料

发起减薪申请时，需提交以下材料（根据具体情形选择或补充）：

1.《员工减薪申请表》（需注明员工基本信息、现任岗位、当前薪酬、拟调整薪酬、减薪幅度、减薪理由、拟执行日期等）。

2.员工不胜任工作的具体证明材料，如绩效考核记录、工作成果评估、培训记录、调岗证明等。

3.员工违规违纪或造成损失的事实陈述、相关证据（如调查报告、事故认定书、客户投诉记录等）、公司规章制度相关条款。

4.岗位变动的相关文件，如岗位调整通知书、新岗位职责说明书等。

5.公司经营困难的相关证明材料，如财务报表、市场分析报告、民主程序或工会协商记录等。

6.其他能够支撑减薪理由的证明材料。

三、减薪申请的初步审核

（一）部门负责人审核

部门负责人收到或提交《员工减薪申请表》及相关材料后，需对申请理由的真实性、充分性，以及材料的完整性进行初步审核。审核通过后，在申请表上签署意见，连同相关材料一并提交至人力资源部。

（二）人力资源部审核

人力资源部是减薪申请的核心审核部门，主要负责以下工作：

1.合规性审核：审核减薪申请是否符合国家劳动法律法规、劳动合同及公司规章制度的规定，申请材料是否齐全、规范。

2.事实核查：对申请材料中涉及的事实进行核实，必要时可与申请人、被申请员工及相关知情人员进行访谈，进一步收集证据。

3.薪酬匹配度评估：结合员工的岗位职责、工作表现、市场薪酬水平、公司薪酬体系等，评估拟减薪方案的合理性及幅度的适当性。

4.风险评估：对减薪可能引发的劳动争议风险、员工士气影响等进行初步评估，并提出应对建议。

人力资源部在完成审核后，应形成书面审核意见，明确同意、不同意或需补充材料的结论，并反馈给申请部门或提交至下一审批环节。

四、与员工的沟通与协商

对于经人力资源部初步审核同意的减薪申请，在进入正式审批前，应由部门负责人或人力资源部代表（或双方共同）与员工进行正式的沟通与协商。

（一）沟通内容

向员工清晰、客观地说明减薪的理由、依据、拟调整的薪酬金额及执行时间，并出示相关证明材料。认真听取员工的陈述、申辩和诉求。

（二）协商过程

沟通协商应在平等、尊重的氛围下进行。若员工对减薪理由或方案有异议，应耐心解释；若员工提出合理的补充证据或情况说明，应予以核实。争取通过协商达成一致意见。如协商一致，应签订《薪酬变更协议书》。

（三）记录与反馈

沟通协商过程应有详细记录，包括沟通时间、地点、参与人员、主要内容、员工意见等。无论协商是否一致，均需将结果反馈至人力资源部。

五、减薪申请的审批

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