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合同管理合同审核及归档标准模板

一、适用范围与核心价值

本标准模板适用于企业内部各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的全生命周期管理，覆盖从合同发起、审核、签署到归档的完整流程。通过标准化操作规范，保证合同内容的合法性、条款的严谨性、流程的规范性，有效降低合同风险，提升管理效率，保障企业合法权益。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同发起与准备

需求提报

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见表1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心需求等关键内容，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门。

若为新合作方，需同步收集对方营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署），并核实合作方的主体资格（如经营范围、资质证书等）。

合同初拟

业务部门根据合作需求，参考企业标准合同文本库（或使用行业通用模板）起草合同初稿。

合同内容应包含：合同主体信息、标的描述、权利义务条款、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、生效条件、附件清单等核心要素。

涉及技术、财务等专业条款的，需提前与技术部、财务部沟通确认，保证条款可执行。

（二）合同审核

部门初审

业务部门负责人对合同初稿进行审核，重点核对：合作需求与合同内容是否一致、条款是否满足业务目标、数据（如金额、数量）是否准确无误，审核通过后签字并提交至法务部门。

法务审核

法务部门从合法性、合规性、风险控制角度进行审核，重点关注：

主体资格：合作方是否具备签订合同的法定资质，是否存在超范围经营、无权代理等风险；

条款合法性：是否符合法律法规及行业监管要求，是否存在无效或可撤销条款；

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否合理、可操作；

争议解决方式：约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效。

法务部门出具《合同审核意见表》（见表2），对存在问题的条款提出修改建议，退回业务部门调整；审核通过的，流转至财务部门。

财务审核

财务部门对合同中的财务条款进行审核，重点关注：

价款及支付方式：是否符合企业财务制度，支付条件、时间、比例是否合理，是否涉及税务合规问题；

发票要求：是否明确发票类型、开具时间及交付标准；

担保条款：如涉及保证金、抵押、质押等，担保措施是否合法、有效，手续是否完备。

财务部门审核通过后，在《合同审核意见表》上签字确认，流转至分管领导审批。

最终审批

根据合同金额及重要性，由不同层级领导进行最终审批（具体审批权限需根据企业制度确定，例如：10万元以下由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批）。

审批通过后，合同文本定稿；若未通过，退回至业务部门重新修改流程。

（三）合同签署与生效

文本校对

业务部门会同法务部门对最终审批通过的合同文本进行最终校对，保证双方信息、条款内容、附件等与定稿一致，无错漏、无涂改。

签署盖章

按照企业用印管理规定，由法定代表人或授权委托人签署合同（授权委托书需作为合同附件）。

合同正本一式[]份（通常为合作方+企业+财务+法务各1份），双方加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页码），保证印章清晰、完整。

生效确认

合同自双方签字盖章之日起生效（或约定具体生效条件，如审批完成、支付定金等）。

业务部门在合同生效后1个工作日内，将合同正本分送至合作方、财务部、法务部及相关部门存档，并同步更新《合同管理台账》（见表3）。

（四）合同履行与跟踪

履行监控

业务部门作为合同履行第一责任人，需实时跟踪合同履行进度（如交付时间、质量、付款节点等），保证双方按约履行义务。

若出现履行异常（如延迟交付、质量问题、对方违约等），业务部门应立即收集证据，及时上报分管领导，并启动协商或争议解决程序。

变更与解除

合同履行过程中需变更或解除的，应由双方协商一致并签订书面补充协议或解除协议，补充协议/解除协议需履行原合同审核审批流程。

因对方原因导致合同无法履行的，业务部门需及时发送《履约催告函》或《解除合同通知书》，并保留相关证据。

（五）合同归档

归档范围

合同归档材料包括：合同正本、合同审批流程文件（含立项申请、各审核意见表、审批单）、对方主体资格证明文件（营业执照、授权委托书等）、补充协议/解除协议、履行过程中的重要函件（如催告函、验收单）、付款凭证等。

归档流程

合同履行完毕或终止后15个工作日内，由业务部门整理归档材料，填写《合同归档清单》（见表4），经部门负责人审核后，移交至档案管理部门。

档案管理部门对归档材料进行核对、编号、登记，存入指定档案柜（或电子档案系统），保证材料完整、有序、可追溯。

档案保管与查阅

合同档案保管期限根据合同类型及法律规定确定（如采购/销售合同保管期限不少于10年，知识产权合同不少于合同到期后5年）。

档案查阅