业务流程审批与电子签名平台.docVIP

业务流程审批与电子签名平台通用工具指南

一、适用业务场景详解

本平台旨在通过数字化手段规范业务流程、提升审批效率、保障签署安全，适用于以下典型场景：

1.企业内部行政事务审批

如办公用品申领、差旅报销、会议室使用申请、假期审批等，通过线上流程替代纸质单据，实现申请、审批、归档全流程线上化，减少跨部门沟通成本。

2.商务合同在线签署

与供应商、客户签订采购合同、服务协议、保密协议等，支持发起方在线填写合同条款、合同文本，审批通过后双方通过电子签名完成签署，保证合同法律效力，缩短签约周期。

3.采购流程审批

包括采购申请、供应商比价、合同审批、付款申请等环节，平台可串联各节点审批人，实时同步采购进度，保证采购流程合规透明。

4.人事异动审批

涉及员工入职、转正、调岗、离职、薪资调整等流程，需部门负责人、HR、分管领导等多级审批，平台自动流转审批单，避免人工传递遗漏。

5.项目验收确认

项目完成后，由发起方提交验收申请，附项目成果报告、验收清单等材料，经项目负责人、客户方（如适用）审批确认后，验收报告并电子签章，明确项目成果与责任。

二、全流程操作指南

以下以“商务合同在线签署”为例，说明平台通用操作步骤（其他场景流程逻辑类似，仅表单内容差异）：

步骤1：平台登录与入口进入

登录方式：企业员工通过统一身份认证（如企业钉钉或账号密码）登录平台，保证账号已分配对应审批权限。

入口选择：在平台首页“发起审批”，选择“商务合同签署”流程模板（若为首次使用，需先联系管理员创建模板）。

步骤2：填写审批基础信息

申请简洁明了，如“与公司签订《服务合同》审批”，包含合作方名称与合同核心内容。

申请人信息：系统自动带出申请人姓名（*）、所属部门、联系方式，核对无误后无需修改。

合作方信息：填写合同相对方全称、统一社会信用代码（若为企业）、联系人及联系方式，保证信息真实有效（后续合同文本需与此一致）。

步骤3：完善合同核心内容

合同类型：选择“服务合同”“采购合同”等类型，平台自动关联对应条款模板（可选，支持自定义合同文本）。

关键条款填写：根据模板填写合同标的、金额、履行期限、付款方式、违约责任等核心信息，带“*”字段为必填项。

特殊说明：如补充条款、附件说明等，可在文本框中详细描述或补充协议。

步骤4：必要附件

附件类型：包括合作方资质文件（营业执照、授权委托书）、合同草案、技术规格书、比价说明（如采购类）等，需为PDF、Word、Excel等格式，单个附件不超过50MB，总附件不超过200MB。

操作：“添加附件”，选择本地文件并填写附件名称（如“公司营业执照副本”），后可预览确认无误后提交。

步骤5：设置审批流程与审批人

审批链配置：根据企业制度设置审批节点，例如：

第一节点：部门负责人（审核合同内容与业务需求匹配度）；

第二节点：法务专员（审核合同条款合规性）；

第三节点：分管副总（审批合同金额与资源分配）；

第四节点：总经理（最终审批，仅限金额≥10万元合同）。

审批人设置：通过系统通讯录选择审批人，若需多人会签，勾选“会签”模式（所有审批人通过后进入下一节点）；若需或签，勾选“或签”（任意一人通过即可进入下一节点）。

步骤6：确认提交与发起电子签名

信息校验：提交前系统自动校验表单完整性（必填项、附件等），若存在遗漏，提示补充；若校验通过，显示审批链预览图。

提交审批：“提交”，系统向各审批人发送审批提醒（站内信+短信/邮件，根据企业配置），审批人需在24小时内处理（紧急流程可手动催办）。

签名触发：审批全部通过后，系统自动电子合同文本，并发送至合作方联系人邮箱/短信，提示其完成实名认证后进行电子签名（个人认证需证件号码信息，企业认证需营业执照及法人信息）。

步骤7：审批人处理审批

审批操作：审批人收到提醒后登录平台，查看审批详情（含合同文本、附件、申请说明），“同意”“驳回”或“转交”（转交需说明原因并指定接办人）。

意见填写：同意时可选“同意并签署”（若为合同签署环节）或“同意”；驳回时需填写具体驳回原因（如“合同金额超预算条款未明确”），流程将终止并退回申请人修改。

步骤8：审批结果查看与文件归档

结果查询：申请人可在“我的审批”中查看流程进度（如“审批中”“已通过”“已驳回”），通过后系统自动带有电子签章的合同PDF，支持与打印。

文件归档：所有审批记录与签署文件自动存入“电子档案库”，支持按合同编号、合作方、签署日期等条件检索，保存期限符合《电子签名法》要求（不少于30年）。

三、通用审批表模板参考

业务流程审批表（合同签署类）

模块

字段名称

填写说明

示例

申请人信息

申请人

系统自动带出，不可修改

*（销售部）

所属部门

系统自动带出，不可修改

销售部

联系方式

填写本人常用办公电话

业务基本信息

合同编号

按