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项目验收流程及文件归档管理模板

一、适用范围与核心价值

二、项目验收与归档全流程操作指南

步骤1：项目启动与验收准备

目标：明确验收标准、组建验收团队、制定验收计划，为后续验收工作奠定基础。

成立验收小组

由项目负责人（经理）牵头，成员包括：业务部门代表（主管）、技术专家（工程师）、质量管理人员（专员）、财务人员（*会计，若涉及费用结算）。

明确各角色职责：业务部门负责验收需求符合性，技术专家负责功能/功能达标性，质量人员负责流程合规性，财务人员负责费用合理性。

制定验收计划

内容包括：验收范围（明确需验收的功能模块、交付物）、验收标准（依据合同、需求文档、SOW等）、验收时间节点（建议预留5-7个工作日）、验收方式（现场演示、测试用例验证、文档审查等）、输出成果（《项目验收计划表》）。

准备验收资料

项目组需提前提交以下资料（电子版+纸质版盖章）：

《项目需求说明书》及变更记录

《项目开发/实施报告》

《测试报告》（含功能测试、功能测试、安全测试等）

用户手册、培训记录

项目进度计划与实际对比说明

合同/订单复印件

步骤2：验收过程执行

目标：通过多维度验证，客观评估项目是否达到验收标准。

资料初审

验收小组对项目组提交的资料进行完整性、规范性审查，重点检查：需求文档与交付物的一致性、测试报告的覆盖范围、变更记录的审批流程。

若资料缺失或不符合要求，2个工作日内反馈项目组补充整改，整改后重新提交。

现场/远程验收

功能验证：依据需求说明书逐项测试核心功能，记录“通过”“不通过”“需优化”结果，由业务代表签字确认。

功能验证：对系统响应速度、并发能力、数据处理效率等指标进行测试，对比合同约定的功能标准。

用户验收：组织最终用户（至少3-5名代表）进行实操体验，收集《用户验收反馈表》。

问题整改与复验

验收过程中发觉的问题，由质量人员汇总形成《项目验收问题整改表》，明确问题描述、责任方、整改期限（一般不超过3个工作日）。

项目组整改完成后，提交《问题整改报告》及验证证据，验收小组进行复验，直至所有问题闭环。

步骤3：验收结论与文件归档

目标：输出验收结果，完成项目文件标准化归档，实现项目全周期管理闭环。

出具验收结论

验收小组根据验收情况，形成《项目验收报告》，明确结论类型：

验收通过：所有指标达标，资料完整，由验收组长（*经理）签字确认。

有条件通过：存在非关键问题（如文档表述不规范），需在约定时间内完成整改后通过。

验收不通过：关键功能缺失或功能不达标，退回项目组重新实施，重新启动验收流程。

文件分类与整理

按文件性质将项目资料分为以下类别（每类标注“正本”“副本”）：

类别

包含文件

合同与审批类

项目合同、立项批复、验收计划、验收报告

需求与设计类

需求说明书、设计方案、技术规格书、变更记录

开发与实施类

开发日志、实施报告、测试报告、用户手册

验证与反馈类

用户验收反馈表、问题整改表、整改报告

其他类

培训记录、会议纪要、项目总结报告

文件归档与移交

归档要求：

电子版文件按“项目名称-文件类别-版本号”命名（如“系统-需求文档-V1.0”），刻录光盘或存储至指定服务器（如企业文档管理系统），备份3份。

纸质文件采用A4纸打印，需签字盖章的页面（如验收报告、合同）为原件，装订成册（每册不超过200页），加装封面（含项目名称、编号、归档日期、密级）。

移交流程：

项目组将整理好的文件提交至档案管理部门（*专员），填写《项目文件归档清单》，双方核对文件数量、完整性后签字确认。

档案管理部门对文件进行编号、登记，录入档案管理系统，存储至专用档案柜（涉密文件需加密存储），并定期（每季度）检查文件状态。

三、配套模板工具清单及示例

模板1：《项目验收计划表》

项目名称

项目编号

验收类型（□初验□终验）

验收小组组长

*经理

验收小组成员

验收范围

（示例：系统V1.0版本的用户管理模块、订单管理模块及数据库部署）

验收标准

（示例：符合合同第3章技术要求；用户操作成功率≥99%）

验收时间

YYYY年MM月DD日-MM月DD日

验收地点

输出成果

《项目验收报告》《项目验收问题整改表》（若有）

模板2：《项目验收问题整改表》

问题描述

所在文档/环节

责任人

整改期限

整改状态（□未整改□整改中□已闭环）

验证结果

（示例：订单模块无法Excel导出报表）

《测试报告》-功能测试项5.2

*工程师

YYYY-MM-DD

□已闭环

2023-10-25通过复验

模板3：《项目文件归档清单》

序号

文件名称

文件类别

版本号

页数

密级（□公开□内部□秘密）

归档日期

经手人

1

《系统项目合同》

合同与审批类

V1.0

15

□内部

2023-10-20

*专员

2

《系统需求说明书》

需求与设计类

V2.1

32

□内部

20