采购申请审批单.docVIP

适用范围与常见应用场景

采购申请审批单是企业内部规范采购行为、控制成本、明确责任的重要工具，适用于各类组织（如企业、事业单位、社会团体等）中因工作需要采购物品或服务的场景。常见应用包括：日常办公设备添置（如电脑、打印机）、生产原材料采购、项目所需物资采购、服务类采购（如咨询、维修）等。通过审批单流程，可保证采购需求合理、预算合规、审批责任到人，避免资源浪费或违规操作。

标准化操作流程

1.需求发起与申请单填写

操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、项目负责人*）。

操作内容：申请人根据实际工作需要，填写《采购申请审批单》，明确以下信息：

采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价及总预算；

采购用途（如“办公用”“项目实施”）；

预到货日期（如适用）；

供应商初步选择（如有意向供应商需填写名称，无则注明“待选”）。

注意事项：需保证采购内容与部门工作计划匹配，预算需符合公司财务制度，规格描述清晰避免歧义。

2.部门负责人初审

操作主体：申请人所在部门负责人（如行政部经理、项目主管）。

操作内容：部门负责人审核采购需求的必要性、合理性及预算是否符合部门年度预算计划。审核通过后，在审批单“部门意见”栏签字确认；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

注意事项：重点审核需求是否真实存在，是否存在重复采购或可替代方案（如租用代替购买）。

3.财务部门预算与合规性审核

操作主体：财务部门审核人员（如财务主管*）。

操作内容：财务人员核对采购预算是否在部门可用额度内，检查预算科目使用是否正确；同时审核采购内容是否符合公司财务制度（如是否属于集中采购目录、是否需履行招投标程序等）。审核通过后签字，若预算不足或制度不符，需与申请人及部门沟通调整。

注意事项：若采购金额达到公司规定的招投标标准（如超过5万元），需提前告知申请人启动招投标流程。

4.分管领导/审批人终审

操作主体：根据采购金额及权限，由分管副总、总经理或采购委员会终审。

操作内容：审批人综合需求必要性、预算合规性、公司战略匹配度等因素，最终审批采购申请。通过后签字确认；若未通过，注明理由并退回。

注意事项：大额采购（如超过10万元）需附可行性分析报告或市场调研情况，保证决策科学性。

5.采购部门执行与反馈

操作主体：采购部门（如采购专员*）。

操作内容：审批通过后，采购部门根据审批单信息实施采购：

若指定供应商，直接联系下单；若未指定，需进行询价比价（至少3家供应商），选择性价比最优方案；

采购完成后，将采购合同、订单、验收单等材料与审批单一并归档，并及时向申请人反馈到货信息。

注意事项：采购过程中需遵循“货比三家、质优价廉”原则，严禁违规指定供应商或收取回扣。

6.物资验收与归档

操作主体：申请人、使用部门负责人、采购部门。

操作内容：

物资到货后，申请人与使用部门共同验收，核对数量、规格、质量是否符合审批单要求，验收合格后在“验收结果”栏签字；

采购部门将审批单、采购合同、验收单、发票复印件（如有）等资料整理存档，保存期限不少于3年。

注意事项：验收不合格时，需及时联系供应商退换货，并记录原因，避免影响工作正常开展。

采购申请审批单模板

采购申请审批单

编号：[年份]-[部门简称]-[序号]

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购内容

（名称、规格型号、数量）

预估单价（元）

预估总价（元）

预算科目

采购用途

预到货日期

年月日

供应商信息

名称：（如无可不填）

联系人/电话：（可不填）

部门负责人意见

签字：日期：

财务部门审核

预算合规性：□通过□不通过

审核人签字：日期：

分管领导/审批人

意见：□同意□不同意□修改后同意

签字：日期：

采购执行情况

实际采购金额：元

供应商：

到货日期：年月日

验收结果

□合格□不合格（不合格原因：）

验收人签字：日期：

使用过程中的关键要点

信息填写规范：采购内容需具体明确（如“笔记本电脑ThinkPadT14锐龙版R5-5500U16G512G”而非“笔记本电脑”），预算需包含所有费用（如运费、税费等），避免后续争议。

审批时限要求：各部门需在收到申请后2个工作日内完成审核，紧急采购（如突发故障维修）可标注“急件”，优先处理，但仍需补齐审批流程。

预算控制原则：超预算采购需提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可发起；无预算或预算不足的申请，一律不予审批。

供应商管理：优先选择公司合格供应商名录内的合作方；新供应商需提供资质证明（如营业执照、相关行业许可证），由采购部门审核备案。

责任追溯机制：审批单作为采购执行的唯一依据，任何环节不得跳过或简化；若因虚假申请、审核疏忽导致损失，将追究相关人员责任。