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零售行业信息系统软件使用规范

一、总则

1.1目的与意义

为规范零售企业内部信息系统软件（以下简称“系统”）的使用与管理，确保系统安全、稳定、高效运行，保障企业数据资产的完整性、保密性和可用性，提高业务处理效率与质量，降低运营风险，特制定本规范。本规范旨在为所有系统使用者提供清晰的操作指引和行为准则。

1.2适用范围

本规范适用于零售企业内所有使用信息系统软件的员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他授权人员，以下统称“使用者”）。所涉及的系统包括但不限于：前台销售系统（POS）、后台管理系统、库存管理系统、会员管理系统、供应链管理系统、财务管理系统及其他业务相关信息系统。

1.3基本原则

使用者在使用系统过程中，应严格遵守国家相关法律法规、企业内部管理制度及本规范的各项要求，坚持“安全第一、规范操作、数据保密、责任到人”的原则。

二、账号与权限管理

2.1账号申请与开通

使用者需使用系统时，应通过所在部门统一向信息管理部门（或指定负责人）提交账号开通申请，注明所需访问的系统名称、岗位需求及权限范围。信息管理部门根据“最小权限”原则进行审核与配置，并记录备案。

2.2密码管理

使用者应设置符合复杂度要求的密码，并定期更换。密码应包含字母、数字及特殊符号的组合，避免使用与个人信息相关或过于简单的字符。严禁将密码告知他人或张贴于显眼位置。如怀疑密码泄露，应立即更改并报告信息管理部门。

2.3账号使用与保管

账号实行实名制管理，仅限本人使用，严禁转借、共用或泄露给未经授权的人员。使用者应妥善保管个人账号信息，对通过本人账号进行的所有操作行为负责。

2.4权限变更与注销

当使用者岗位变动或离职时，所在部门应及时通知信息管理部门办理账号权限变更或注销手续。使用者离职前，必须清理个人工作设备中的系统数据，并配合完成账号交接或注销工作。

三、系统操作规范

3.1开机与登录

开机后，应检查设备运行状态是否正常。登录系统时，需仔细核对系统登录界面，确认无误后方可输入账号密码。如遇登录异常，应立即联系系统管理员或信息管理部门，不得尝试使用他人账号登录。

3.2操作前准备

进行业务操作前，应确保网络连接稳定，相关业务数据（如商品信息、价格、促销活动等）已准确获取并核对无误。对于关键或批量操作，建议先进行小范围测试，确认无误后再执行。

3.3规范操作流程

使用者必须严格按照业务流程和系统操作指引进行操作。录入数据时，应确保信息的准确性、完整性和及时性。对于不确定的操作步骤，应及时查阅操作手册或咨询上级主管、系统管理员，不得擅自尝试或凭经验操作。

3.4软件安装与卸载

严禁在工作设备上擅自安装、卸载或升级系统软件及相关插件。如因工作需要安装必要软件，须向信息管理部门提出申请，经批准后由专业人员协助安装。

3.5数据备份与清理

对于系统内产生的重要业务数据，应按照企业规定定期进行备份（如系统具备自动备份功能，应确认备份任务正常执行）。工作过程中产生的临时文件、无用数据，应及时清理，保持系统环境整洁。

3.6退出与关机

离开工作岗位（即使短暂离开）时，应及时锁定系统或退出登录。当日工作结束后，应确认所有操作已保存、业务已处理完毕，然后正常退出系统并关闭设备电源。

四、数据管理与保密

4.1数据录入与维护

录入数据时，应严格遵守数据录入规范，确保字段完整、格式正确、内容真实。发现数据错误或不一致时，应按照规定流程及时上报并申请更正，不得擅自修改或删除系统内已有数据。

4.2数据查阅与使用

4.3数据保密义务

使用者对在系统使用过程中接触到的所有企业商业秘密和敏感数据负有保密责任。严禁将工作中获取的数据以任何形式（如邮件、即时通讯工具、移动存储设备等）泄露给外部人员或无关第三方。

4.4废弃数据处理

对于废弃的含有敏感信息的纸质文档，应进行碎纸处理；对于存储在电子设备或介质中的废弃数据，应使用专业工具彻底删除，确保无法恢复。

五、系统安全与维护

5.1设备安全

爱护系统相关的硬件设备（电脑、打印机、POS机、扫码枪等），保持设备清洁，避免物理损坏。下班前应检查设备电源是否关闭，线路是否安全。

5.2网络安全

5.3病毒与恶意软件防范

5.4系统异常报告

在系统使用过程中，如发现系统运行缓慢、功能异常、数据错误、安全漏洞等情况，应立即停止相关操作，保护好现场数据，并第一时间向系统管理员或信息管理部门报告，同时记录异常现象发生的时间、操作步骤及具体表现。

六、故障报告与应急处理

6.1故障报告流程

发现系统故障或安全事件后，使用者应立即向直接上级和信息管理部门报告。报告内容应包括：故障发生时间、地点、涉及系统、故障现象、已采取措施及可能影响范围等。

6.2应急响应配合

在信息管理部门或技术支持人员处理故障期间，使用