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企业团队会议议程及会议纪要编写指南
一、指南说明
本指南旨在规范企业团队会议的组织流程，通过标准化议程与纪要的编写，提升会议效率、明确会议成果，保证信息传递准确、行动责任到人。适用于各类企业内部团队会议，涵盖项目推进、问题研讨、决策制定、工作总结等场景，助力团队协作与目标达成。
二、适用会议类型与场景
本指南适用于以下常见企业团队会议场景：
常规例会：如周例会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源、安排下周计划；
专项会议：如项目启动会、需求评审会、风险分析会，聚焦特定任务的目标拆解、方案讨论或问题解决；
决策会议：如预算审批会、方案立项会，需形成明确决议并分配执行责任；
复盘会议：如项目复盘会、活动总结会，用于回顾过程、分析得失、提炼经验。
三、会议议程编写步骤
会议议程是会议的“路线图”，需提前规划以保证会议有序高效。具体步骤
步骤一：明确会议核心目标
操作要点：与会议发起人（如部门负责人、项目经理*）沟通，确定会议需解决的核心问题或达成的成果（如“确定Q3项目排期”“解决客户投诉响应流程瓶颈”）。
示例：若会议目标是“审批市场活动方案”，则议程需围绕方案介绍、可行性讨论、投票表决等环节设计。
步骤二：确定参会人员及角色
操作要点：根据目标筛选必要参会人（决策人、执行人、相关方），明确主持人（控场）、记录人（后续纪要编写）、列席人员（无需全程参与但需知晓关键结论）。
示例：项目启动会需包含项目经理（负责人）、产品经理（需求方）、开发组长（执行方）、市场主管（协作方），主持人由项目经理担任，记录人为运营专员。
步骤三：梳理议题并分配时间
操作要点：将会议目标拆解为具体议题（按重要性排序），每个议题明确汇报人/负责人、预计时长及核心讨论点。避免议题过多（建议不超过5个），单议题时长一般不超过30分钟。
示例：周例会议题可设计为：①上周工作进展汇报（各负责人，10分钟/人）；②当前问题同步与协调（全员，15分钟）；③下周工作计划确认（各负责人，10分钟/人）；④临时事项讨论（主持人，5分钟）。
步骤四：拟定议程初稿并确认
操作要点：按“会议基本信息+议题清单+备注”结构整理成文，提前1-2天发送给参会人，收集反馈并调整（如增减议题、优化时间分配）。
关键细节：注明“请参会人提前阅读相关材料”“如有议题需补充，请于会前1天反馈至主持人*”。
四、会议纪要编写步骤
会议纪要是会议成果的“书面沉淀”，需客观、准确、重点突出，保证未参会人员能快速知晓核心信息。具体步骤
步骤一：会前准备
操作要点：
获取最终版议程，熟悉议题背景、参会人员及预期成果；
准备记录工具（如、录音设备，需提前告知参会人录音用于纪要整理）；
收集会议相关材料（如方案PPT、数据报表、上期纪要待办事项），便于记录时引用。
步骤二：会中记录
操作要点：
记录核心内容：重点记录“讨论结论”“决策事项”“行动项”，而非逐字记录发言（如“经讨论，决定采用A方案，由产品经理*负责3日内输出详细排期”）；
标记关键信息：对分歧点、待确认事项、数据支撑等用特殊符号标注（如“？”表示待确认，“△”表示重要数据）；
核对参会人员：实时记录参会人发言观点，避免遗漏关键角色意见（如“开发组长*提出：技术实现周期需延长2天”）。
步骤三：会后整理与审核
操作要点：
结构化梳理：会议结束后2小时内整理初稿，按“会议基本信息+议题讨论要点+决议事项+行动项+下次会议安排”框架组织内容；
信息核对：与主持人*核对关键结论、行动项（负责人、时限、成果要求），保证准确无误；
审核与发布：初稿经主持人*审核后，24小时内发送给所有参会人及相关方，抄送部门存档。
五、模板示例
（一）会议议程模板
会议基本信息
会议名称
项目Q3启动会
会议时间
会议地点
3号会议室/线上会议（腾讯会议号：X）
主持人
记录人
运营专员*
参会人员
缺席人员及原因
（如有）
会议议题及安排
序号
议题名称
汇报人/负责人
预计时长（分钟）
1
项目背景与目标介绍
项目经理*
15
2
需求拆分与排期讨论
产品经理*
30
3
资源协调与分工确认
开发组长、市场主管
20
4
风险识别与应对措施
全员
15
5
会议总结与下一步计划
主持人*
10
备注|1.请参会人提前阅读《项目Q3需求文档》（附件1）；2.各负责人准备本模块工作进展PPT（10页内）。|
（二）会议纪要模板
会议基本信息
会议名称
项目Q3启动会
会议时间
会议地点
3号会议室
主持人
记录人
运营专员*
参会人员
会议议题及讨论要点
序号
议题名称
讨论内容与结论
1
项目背景与目标介绍
-项目经理*介绍：项目旨在通过功能提升用户活跃度，Q3核心目标为日活用户增长20%，营收突破150万；-关键交付物：8月底完成MVP版本，9月底上线
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