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2025年合同管理档案管理制度(2篇)

合同管理档案管理制度一

一、总则

为了加强公司合同管理档案的规范化、科学化管理，确保合同档案的完整、准确和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门在经营活动中形成的各类合同管理档案。合同管理档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门职责

档案管理部门是公司合同档案的集中管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；接收、整理、保管和统计合同档案；对各部门合同档案管理工作进行指导、监督和检查；负责合同档案的提供利用和保密工作；定期对合同档案进行鉴定和销毁工作。

2.合同承办部门职责

合同承办部门负责本部门合同档案的收集、整理和归档工作；确保合同档案的真实性、完整性和准确性；按照规定的时间和要求向档案管理部门移交合同档案；协助档案管理部门做好合同档案的利用和保密工作。

3.其他相关部门职责

其他相关部门应配合合同承办部门和档案管理部门做好合同档案管理工作，提供与合同有关的文件和资料。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

合同档案收集范围包括合同文本（包括主合同、附件、补充协议等）；合同签订过程中的往来函件、传真、电子邮件等；合同审批文件、授权委托书；合同履行过程中的各种凭证，如发票、收据、货物验收单、付款凭证等；合同纠纷处理过程中的相关文件，如起诉状、答辩状、判决书、调解书等；与合同有关的其他文件和资料。

2.收集要求

合同承办部门应在合同签订后一个月内，将合同档案收集齐全，并按照档案管理部门的要求进行整理。对于合同履行过程中产生的文件和资料，合同承办部门应及时收集，并在合同履行完毕后一个月内归档。收集的合同档案应保证其真实性、完整性和准确性，不得涂改、伪造和损毁。

3.整理方法

合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。每份合同应单独装订成册，并编制卷内目录。卷内文件应按照合同签订、履行、变更、终止等顺序排列。合同档案的编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。

四、合同档案的归档与保管

1.归档时间

合同承办部门应在合同履行完毕后一个月内，将整理好的合同档案移交档案管理部门归档。对于因特殊原因未能在规定时间内履行完毕的合同，合同承办部门应在合同有效期满后一个月内，将已形成的合同档案移交归档，并在合同履行完毕后及时补充归档相关文件和资料。

2.归档手续

合同承办部门向档案管理部门移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，详细记录合同档案的名称、数量、日期等信息。档案管理部门在接收合同档案时，应认真核对移交清单，并在清单上签字确认。

3.保管要求

档案管理部门应设置专门的合同档案库房，配备必要的保管设备和设施，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。合同档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。对于重要的合同档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。

4.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期限确定。一般情况下，普通合同档案的保管期限为10年，重要合同档案的保管期限为永久。对于超过保管期限的合同档案，档案管理部门应按照规定进行鉴定和销毁。

五、合同档案的利用与保密

1.利用程序

公司内部各部门因工作需要查阅、借阅合同档案时，应填写《合同档案查阅（借阅）申请表》，经本部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅合同档案时，应遵守档案管理部门的规定，不得损坏、涂改和泄露合同档案内容。查阅、借阅的合同档案不得带出公司，如有特殊情况需要带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关手续。

2.保密措施

合同档案涉及公司的商业秘密和敏感信息，档案管理部门和相关人员应严格遵守保密制度，不得泄露合同档案内容。档案管理部门应加强对合同档案的保密管理，采取必要的技术手段和管理措施，确保合同档案的安全。对于涉及国家机密和重要商业秘密的合同档案，应按照国家有关规定进行管理。

六、合同档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。鉴定工作应由档案管理部门会同合同承办部门、法务部门等相关人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据合同档案的价值和保存状况，提出鉴定意见和处理建议。

2.销毁程序

对于经鉴定确无保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁清册》，详细记录销毁档案的名称、数量、日期等信息。销毁合同档案应经公司领导批准，并由档案管理部门和相关部门人员共同监销。销毁过程中应确保档案被彻底销毁，不得泄露档案内容。

七、监