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行政费用审批与报销标准化流程表

一、适用范围与典型应用场景

本标准化流程表适用于各类企业、事业单位及社会组织的行政费用管理与报销工作，旨在规范费用支出行为，提高审批效率，保证资金使用合规。典型应用场景包括但不限于：

日常办公费用：如文具采购、打印复印、通讯费、办公设备维护等；

差旅费用：员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补助等；

业务招待费用：接待客户、合作伙伴发生的餐饮费、礼品费等；

其他行政支出：如固定资产小额采购、会议费、培训费、物业费等。

二、标准化操作流程详解

行政费用审批与报销需严格遵循“事前申请、事中控制、事后审计”原则，具体操作步骤

步骤1：费用发生前的事前申请（可选）

适用情况：单笔费用金额较大（如超过2000元）或需预支款项（如差旅费）时，需提前提交《行政费用预支申请表》。

操作说明：

申请人根据实际需求，填写《行政费用预支申请表》，注明费用用途、预算金额、预计发生时间、收款人信息等；

部门负责人对费用必要性及合理性进行初审；

行政部门（或费用归口管理部门）审核费用是否符合预算及公司行政制度；

分管领导审批后，财务部门根据审批额度预支款项。

责任人：申请人→部门负责人→行政部门→分管领导

注意事项：预支款项需在费用发生后10个工作日内完成报销冲抵，逾期未冲抵的财务部门有权从工资中扣除。

步骤2：费用发生与票据收集

操作说明：

费用发生时，申请人需取得合法、合规的原始票据（发票），票据需满足“抬头全称（与公司营业执照一致）、税号、金额、开票日期、开票方盖章、项目名称清晰”等要求；

差旅费需附行程单（如机票、火车票）、住宿清单（需注明入住及退房日期）；招待费需附招待对象、事由说明（可在报销单中备注）；

票据需保持原始状态，不得涂改、伪造，若票据遗失需提交《票据遗失说明》并由部门负责人签字确认。

责任人：费用申请人

注意事项：禁止使用不合规票据（如收据、过期发票、与费用无关的发票），否则财务部门有权拒绝报销。

步骤3：填写《行政费用报销单》

操作说明：

申请人登录公司OA系统或使用纸质版《行政费用报销单》，按规范填写信息，包括：

基本信息：申请人姓名、所属部门、员工编号、报销日期、费用所属期间；

费用明细：按费用项目分类填写（如“办公费-文具”“差旅费-交通费”），注明每笔费用的发生日期、金额、事由说明；

附件清单：填写所附票据张数及名称（如“发票5张、行程单2张”）；

预支金额（如有）：填写本次预支的款项金额，冲抵金额系统自动计算。

申请人需对报销信息的真实性、准确性负责，并在报销单“申请人签字”处签字确认。

责任人：费用申请人

注意事项：报销单需字迹清晰、信息完整，费用项目需与票据一致，事由说明需简明扼要（如“采购部门办公用A4纸100张”）。

步骤4：部门负责人初审

操作说明：

申请人将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人；

部门负责人审核费用是否在部门预算内、是否符合公司行政制度、报销事由是否真实合理；

审核通过后，在部门负责人处签字确认；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

责任人：部门负责人

注意事项：部门负责人需对部门费用总额控制负责，禁止审核虚假或超预算费用。

步骤5：行政部门（或费用归口管理部门）复核

操作说明：

部门负责人签字后，报销单流转至行政部门；

行政部门复核费用是否符合公司行政管理制度（如招待费是否超标、差旅标准是否合规）、票据是否齐全（如差旅费是否附行程单）；

复核通过后，在行政部门复核处签字；若发觉问题，联系申请人补充材料或说明情况。

责任人：行政部门专员/负责人

注意事项：行政部门需定期核查费用报销的合规性，对高频费用项目（如办公费、招待费）进行合理性分析。

步骤6：财务部门终审

操作说明：

行政部门复核通过后，报销单提交至财务部门；

财务部门重点审核：

票据合规性（发票真伪、抬头、税号、印章等）；

金额准确性（报销单金额与票据金额合计一致、计算无误）；

审批流程完整性（部门负责人、行政部门签字齐全）；

预支款项冲抵（如有预支，需核对冲抵金额是否正确）。

审核通过后，在财务审核处签字；若审核不通过，注明退回原因（如“发票税号错误”“金额计算有误”）。

责任人：财务部门专员/负责人

注意事项：财务部门需留存票据复印件或扫描件原件，报销单及附件按月整理归档。

步骤7：领导审批（根据金额分级）

审批权限划分（示例，企业可根据自身规模调整）：

单笔费用≤5000元：由分管领导审批；

5000元＜单笔费用≤20000元：由分管领导+总经理审批；

单笔费用＞20000元：需提交总经理办公会集体审批。

操作说明：

财务部门终审通过后，根据金额分级提交对应领导审批；

领导重点审核费用支出的必要性、合理性及是否符合公司战略目标；

审批通过后，在领导审批处签字；若不同意，注明退回