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项目管理会议记录与决策追踪模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类项目管理场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、范围、分工及关键里程碑，同步各方预期；

周/月度例会：跟踪项目进度、风险及资源使用情况，协调解决跨部门问题；

阶段性评审会（如需求评审、设计评审、测试评审）：输出阶段性成果结论，明确后续改进方向；

问题解决会：针对项目中的突发问题或瓶颈，讨论解决方案并落实责任；

决策会议：对项目中的关键方案、资源调配、范围变更等进行集体决策，形成可执行结论。

通过标准化记录与追踪，保证会议信息不遗漏、决策责任到人、执行过程可监控，提升项目团队协作效率与项目交付质量。

二、操作流程详解

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目的：根据项目当前阶段（如启动、执行、收尾）确定核心议题，例如“项目范围确认”“Q3进度复盘”等，避免会议偏离主题。

制定会议议程：列出需讨论的议题、各议题预计时长、负责人及需提前准备的资料（如项目进度表、风险清单），提前1-2天同步给参会人员。

确认参会人员：通知项目核心成员（如项目经理、产品经理、开发负责人、测试负责人等）及必要干系人（如客户代表、部门负责人），保证关键决策岗位人员到场。

准备会议工具：提前调试会议设备（投影仪、会议软件），准备好空白模板、录音设备（需提前告知参会人员），保证记录过程顺畅。

（二）会中记录：客观全面留存关键信息

记录会议基本信息：在模板表格中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员及缺席人员（注明原因）、会议主题及目标。

逐项记录议题讨论：按议程顺序，对每个议题记录以下内容：

讨论背景：议题提出的原因（如“客户提出新增功能需求”“当前测试进度滞后于计划”）；

关键观点：参会人员的主要发言要点（用“发言人+观点”格式，如“*（产品经理）建议优先实现核心功能，次要功能延后”）；

争议点：讨论中存在分歧的内容（如“开发团队认为技术实现周期需2周，产品团队坚持1周交付”）；

结论/待办：针对议题的初步结论或需进一步讨论的事项。

记录决策事项：对会议中形成的明确决策（如“同意将项目范围调整为”“批准增加2名开发人员”），单独记录并标注“决策编号”，内容包括：决策内容、决策依据（如“基于客户反馈”“风险评估结果”）、决策人（最终拍板人员）。

明确行动项：对需执行的任务，详细记录行动项编号、行动内容、负责人、计划完成时间、优先级（高/中/低）及交付物（如“完成需求文档初稿”“提交测试报告”），保证每个行动项均有明确的责任主体和时间节点。

（三）会后整理：及时输出并分发会议成果

整理会议记录：会后24小时内，根据会中记录补充完善会议内容，保证语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决策事项”和“行动项”，避免冗余描述。

分发与确认：将整理后的会议记录通过邮件或项目管理工具（如飞书、钉钉）分发给所有参会人员及干系人，明确“如有异议请在2个工作日内反馈”，无异议后确认最终版本。

归档管理：将最终会议记录、附件（如PPT、进度表）按项目名称、日期分类存档，便于后续查阅（如项目复盘、审计追溯）。

（四）决策追踪：保证执行落地闭环

建立决策追踪表：以“决策事项追踪表”为核心，实时更新决策的执行状态（如“进行中”“已完成”“延期”“受阻”），记录负责人反馈的进展情况（如“已完成需求文档编写，进入评审阶段”）。

定期检查与提醒：项目经理每周/双周对照行动项清单，跟踪负责人执行进度，对即将到期的任务提前3天提醒，对逾期未完成的任务组织专项沟通，分析原因并调整计划。

闭环处理：行动项完成后，负责人需提交交付物（如文档、报告），项目经理确认后更新状态为“已完成”；若因客观原因，需重新评估并调整计划，明确新的完成时间或取消原因，保证每个决策均有最终结果。

三、模板表格示例

（一）会议基本信息表

会议名称

项目周例会（2023年第X周）

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*（项目经理）

记录人

*（项目助理）

参会人员

（产品经理）、（开发负责人）、（测试负责人）、（客户代表）

缺席人员及原因

*（运营经理）：临时出差

会议主题

项目进度同步与风险排查

会议目标

1.同步本周项目进度；2.识别当前风险并制定应对措施；3.确认下周工作计划

（二）议题讨论记录表

议题编号

议题名称

讨论内容

关键观点

争议点

结论/待办

1

本周进度同步

开发团队完成“用户登录模块”编码，测试团队开始执行冒烟测试。

（开发负责人）：“登录模块已完成，未发觉重大bug，测试进度正常。”（测试负责人）：“冒烟测试通过，但发觉2个轻微UI显示问题，已反馈开发。”

无

确认本周开发、测试进度符合计划，UI问题需在下周前修复。

2

新增功能需求评估

客户提出