行政后勤服务标准物品采购与发放管理模板.docVIP

行政后勤服务标准通用物品采购与发放管理模板

一、适用范围与典型应用场景

办公文具（纸张、笔、文件夹等）的批量采购与部门领用；

办公耗材（墨盒、硒鼓、清洁剂等）的定期补充与发放；

办公设备配件（U盘、鼠标、键盘等）的申领与替换；

劳保防护用品（口罩、手套、文具套装等）的按需发放；

应急物资（急救包、雨具、简易工具等）的储备与调配。

二、标准化操作流程

（一）需求提报：明确需求，规范申请

操作主体：各部门指定需求对接人（如部门助理/行政专员）或个人（特殊物品需部门负责人审批）。

操作步骤：

填写《通用物品需求申请表》（见表1），详细列明物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途说明（如“行政部日常办公”“项目组会议使用”）、期望到货时间（非紧急物品可填“不急”）。

部门负责人审核：需求对接人将表格提交至本部门负责人，确认需求的合理性与必要性（如避免重复申领、超量申领）。

提交至行政后勤部：审核通过的需求申请表（电子版+纸质版签字）统一提交至行政后勤部物品管理岗。

（二）需求汇总与预算审核：统筹规划，控制成本

操作主体：行政后勤部物品管理岗、财务部。

操作步骤：

需求汇总：物品管理岗每日收集各部门需求申请表，按物品类别（如办公文具、耗材、劳保）分类汇总，形成《周度/月度物品需求汇总表》。

预算核对：汇总表提交至财务部，财务专员核对需求总量与季度/年度预算是否匹配，若超出预算，需反馈行政后勤部调整需求（如优先保障紧急需求、降低单次采购量）。

制定采购计划：物品管理岗根据汇总结果及预算反馈，制定《通用物品采购计划》，明确采购物品清单、数量、预估单价、总预算、采购方式（如定点供应商采购、电商平台比价）。

（三）采购执行：规范流程，保障质量

操作主体：行政后勤部采购岗、物品管理岗。

操作步骤：

供应商选择（根据采购金额选择方式）：

单次采购金额≤5000元：从《合格供应商名录》（已备案的优质供应商）中选取1-2家进行比价，选择性价比最高的供应商；

单次采购金额＞5000元：组织3家及以上供应商报价，填写《供应商比价表》（见表2），报行政后勤部负责人审批后确定供应商。

下单与合同签订：

采购岗根据确定的供应商，通过邮件/系统发送采购订单（注明物品名称、规格、数量、单价、交付时间、付款方式）；

单次采购金额＞10000元或涉及长期合作的，需签订《采购合同》（明确质量标准、违约责任、售后服务等条款），合同需行政后勤部负责人及法务（如有）签字确认。

跟踪与交付：采购岗主动跟进订单进度，保证供应商按约定时间交付物品；物品送达后，通知物品管理岗安排验收。

（四）入库验收：严格把关，账实相符

操作主体：行政后勤部物品管理岗、采购岗、需求部门代表（可选）。

操作步骤：

核对送货清单：物品管理岗收到物品后，首先核对供应商提供的《送货单》与采购订单信息是否一致（物品名称、规格、数量、批次号等）。

质量与数量检验：

数量清点：逐一清点物品数量，保证与订单一致；

质量检查：检查物品外包装是否完好、有无破损，抽样检查物品功能（如笔是否书写流畅、硒鼓是否兼容）。

填写《入库验收单》（见表3）：验收合格后，物品管理岗、采购岗、需求部门代表（如参与验收）共同签字确认；验收不合格的，当场拒收并联系供应商退换货，同时记录《不合格物品处理记录》。

登记台账：验收合格后，物品管理岗将物品信息（名称、规格、单位、入库数量、单价、入库日期、供应商）录入《通用物品库存台账》（见表4），更新库存数量。

（五）发放管理：按需发放，责任到人

操作主体：行政后勤部物品管理岗、领用人、部门负责人。

操作步骤：

领用申请：领用人填写《物品领用申请表》（见表5），注明领用部门、物品名称、规格、数量、领用用途（如“替换故障键盘”“补充办公用纸”）。

部门审批：领用人将表格提交至本部门负责人审批，确认领用合理性（如避免私人领用、控制部门消耗）。

核对与发放：

物品管理岗核对《物品领用申请表》与库存台账，确认库存充足后，按申领数量发放物品；

领用人当场核对物品名称、规格、数量，无误后在《物品领用登记表》（见表6）上签字确认（需手写签字，不得代签）；

若库存不足，物品管理岗需告知领用人预计到货时间，或协调替代物品。

更新台账：发放完成后，物品管理岗及时更新《通用物品库存台账》，减少对应物品的库存数量，记录领用部门、领用人、领用日期。

（六）台账管理与盘点：动态跟踪，保证准确

操作主体：行政后勤部物品管理岗。

操作步骤：

日常维护：物品管理岗每日更新《通用物品库存台账》，保证入库、发放、调拨等信息实时同步，台账需包含“物品编号、名称、规格、单位、期初库存、入库数量、发放数量、期末库存、存放位置”等字段。

定期盘点：

月度盘点：每月最后一个工作日，物品管理岗与财务部共同对库存物品进行抽盘（重点盘点高价值、易消耗物