采购订单管理模板供应商信息管理版.docVIP

采购订单管理模板：供应商信息管理版

适用场景说明

操作流程详解

第一步：供应商基础信息初始化

信息采集：由采购专员向供应商发放《供应商信息登记表》，要求供应商提供完整的基础信息，包括但不限于：供应商全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码、注册地址、实际经营地址、法定代表人、联系人及职务、联系方式（建议提供固定电话及手机，均需验证有效性）、电子邮箱、开户银行、银行账号（需隐码显示，如“6222”）。

信息录入：采购专员将采集的信息录入系统或模板表格，保证“供应商全称”“统一社会信用代码”等关键字段与原件一致，避免错别字或信息缺失。

分类标注：根据供应商类型（如原材料供应商、服务供应商、设备供应商）或合作品类（如A类战略供应商、B类常规供应商）进行分类标签化管理，便于后续筛选与统计。

第二步：资质文件审核与存档

文件收集：供应商需提供以下资质文件（扫描件或复印件，加盖公章）：

营业执照（副本）；

经营许可证（如涉及特殊行业，如食品、医疗器械等）；

相关质量体系认证（如ISO9001、ISO14001等）；

近一年内的纳税证明或社保缴纳凭证（证明经营稳定性）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如非法定代表人直接对接）。

审核要点：采购部联合法务部、质检部对资质文件进行审核，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否满足采购需求；

许可证/认证文件是否与实际业务匹配，是否存在过期或被吊销风险；

文件加盖的公章是否与供应商全称一致，避免“皮包公司”风险。

存档管理：审核通过的资质文件统一编号（如“ZS-2024-001”），录入电子档案系统，并标注“审核通过-有效期至年月”；未通过的需反馈供应商限期补充，逾期未补充的暂停合作资格。

第三步：供应商合作状态与评级管理

状态更新：根据合作情况动态更新供应商状态，可选状态包括：

“合作中”：当前有活跃订单，合作正常；

“暂停合作”：因质量问题、交付延迟等临时暂停合作；

“终止合作”：长期未合作、破产或主动退出；

“考察期”：新供应商首次合作，需试用1-3个月评估。

评级设定：每季度或半年对合作中的供应商进行综合评级（1-5星，5星最高），评级维度包括：

产品质量（质检合格率、客诉率）；

交付能力（准时交付率、应急响应速度）；

价格竞争力（同品类市场价格对比）；

服务配合度（订单变更响应速度、售后处理效率）。

结果应用：评级结果与订单分配挂钩，如5星供应商优先获得大额订单，3星以下供应商需制定整改计划，连续两次3星以下者降级或终止合作。

第四步：信息变更与同步流程

变更发起：供应商如需修改基础信息（如地址、联系人、银行账号等），需提前10个工作日提交《供应商信息变更申请表》（加盖公章），并提供变更证明材料（如新营业执照、银行变更函等）。

内部审核：采购部收到申请后3个工作日内完成材料初审，涉及银行账号、法人等重大变更的，需财务部同步审核，保证收款信息准确。

系统更新：审核通过后，1个工作日内完成模板及系统信息更新，并同步通知仓储部、质检部等相关部门，避免因信息不一致导致采购订单执行错误。

供应商信息管理表结构

字段分类

字段名称

填写说明

示例

基础信息

供应商编号

系统自动，格式：ZS-年份-序号（如ZS-2024-001）

ZS-2024-001

供应商全称

与营业执照完全一致，不得使用简称

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码，需验证有效性注册地址

详细到省、市、区、街道及门牌号

北京市海淀区路号大厦5层

联系信息

法定代表人

与营业执照一致

*先生/女士

授权联系人

日常对接人员姓名及职务

*经理（采购部）

联系方式

需包含固定电话（区号-号码）和手机，手机号部分隐码（如）

010-X/

电子邮箱

用于接收订单、通知等文件，需验证邮箱有效性

supplier**

财务信息

开户银行

全称，如“中国工商银行北京支行”

中国工商银行北京海淀支行

银行账号

隐码显示，保留前4位及后4位

6222

资质信息

营业执照有效期

格式：年月日

2026年05月31日

资质文件清单

列出主要资质名称及有效期，如“ISO9001:2015（有效期至2025年）”

营业执照、食品生产许可证（2025年）

合作信息

合作状态

合作中/暂停合作/终止合作/考察期

合作中

供应商评级

1-5星，根据季度/年度评级结果填写

★★★★☆（4星）

主要合作品类

如“电子元器件”“办公用品”“物流服务”等

电子元器件

备注信息

特殊说明

如“需提前15天备货”“仅支持对公转账”等特殊要求

需提供增值税专用发票

关键注意事项提示

信息保密要求：供应商联系方式、银行账号等敏感信息仅限采购相关人员查阅，严禁泄露给第三方，系统需设置访问权限。

定期更新机制：每年12月集中开展供应商信息年