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企业采购流程标准化操作模板

一、适用范围与场景

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与部门初审

操作主体：需求部门（如生产部、行政部等）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如生产计划、办公消耗、项目实施等），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息。

需求部门负责人（如*经理）对采购需求的必要性、合理性及预算准确性进行初审，确认无误后签字提交至采购部。

输出文件：《采购申请单》（需部门负责人签字确认）

（二）采购需求复核与预算确认

操作主体：采购部、财务部

操作内容：

采购部接收《采购申请单》后，1个工作日内完成复核，重点核查：需求描述是否清晰、规格参数是否明确、预算是否符合公司采购标准等。

复核通过后，采购部将《采购申请单》转至财务部，财务部在2个工作日内核对预算余额，确认采购项目是否在预算范围内，是否有预算调整需求。

输出文件：复核通过的《采购申请单》、财务部预算确认意见

（三）供应商选择与商务洽谈

操作主体：采购部、需求部门（必要时）

操作内容：

供应商来源：优先从《合格供应商名录》中选择供应商；若名录内无合适供应商，可通过市场调研、公开招标等方式新增供应商，并完成供应商资质审核（如营业执照、相关行业资质、过往合作评价等）。

供应商评估：根据采购金额及物品/服务重要性，组织评估小组（可包含采购专员、需求部门代表、*主管等），从价格、质量、交付能力、售后服务、企业信誉等维度进行综合评分，选择最优供应商。

商务洽谈：与选定供应商就价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任等条款进行洽谈，达成一致后拟定采购合同。

输出文件：《供应商评估表》、《采购合同》（草案）

（四）采购订单下达与合同审批

操作主体：采购部、法务部（必要时）、总经理（或授权人）

操作内容：

采购部根据商务洽谈结果，正式制作《采购订单》，明确订单编号、供应商信息、采购物品/服务详情、价格、数量、交付时间、付款方式等，经采购部负责人（如*经理）签字后，连同《采购合同》（草案）提交审批。

采购金额在[具体金额，如5万元]以下的，由采购部负责人审批；金额超过[具体金额]的，需经法务部审核合同条款合规性后，报总经理（或授权人）审批。

审批通过后，采购部向供应商正式下达《采购订单》，并将签字确认的《采购合同》副本存档。

输出文件：《采购订单》（正式版）、《采购合同》（签字版）

（五）订单跟踪与交付验收

操作主体：采购部、需求部门、仓储部（如涉及物料入库）

操作内容：

订单跟踪：采购部在供应商生产/备货过程中，主动跟踪订单进度，保证供应商按约定时间交付；若遇可能延期情况，及时与供应商沟通，并同步需求部门调整计划。

交付验收：

供应商按约定时间交付物品/服务后，需求部门联合采购部、仓储部（如涉及物料）进行现场验收。

验收标准：以《采购订单》《采购合同》及双方约定的技术参数、质量要求为准。

验收内容：核对物品名称、规格、数量是否与订单一致；检查外观、质量是否达标；服务类项目需确认服务范围、完成效果是否符合约定。

验收结果：合格则签署《采购验收单》；不合格则填写《不合格品处理单》，与供应商协商退换货、维修或索赔事宜，直至验收合格。

输出文件：《采购验收单》（需需求部门、采购部、仓储部签字）、《不合格品处理单》（如适用）

（六）付款结算与档案归档

操作主体：采购部、财务部

操作内容：

付款申请：采购部根据《采购合同》《采购验收单》及付款条款，填写《付款申请单》，附相关合同、验收单据，提交财务部审核。

付款审批：财务部核对单据完整性、合规性及付款节点是否符合合同约定，按公司财务审批权限报批（如*总监、总经理）。

款项支付：审批通过后，财务部按约定方式（如银行转账）向供应商支付款项，并保留付款凭证。

档案归档：采购部将本次采购活动的全部资料（包括《采购申请单》《供应商评估表》《采购订单》《采购合同》《采购验收单》《付款申请单》及付款凭证等）整理归档，保存期限不少于[具体年限，如3年]。

输出文件：《付款申请单》、付款凭证、采购档案（完整资料）

三、配套工具表单模板

（一）采购申请单

申请部门

申请人

申请日期

采购编号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

需求描述（用途、技术参数等）

期望到货日期

预算金额

资金来源

需求部门负责人意见

签字：__________日期：______

采购部复核意见

签字：__________日期：______

财务部预算意见

签字：__________日期：______

（二）供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估项目

评分标准（满分100分）

得分

资质审核（20分）

营业执照、行业资质齐全，过往无违规记录

价格竞争力（30分）

同类产品/服务报价低于市场平均价或公司历史