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企业行政公文撰写与审核工具指南

一、工具适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业内部行政公文的规范化撰写、多级审核及流转管理，旨在提升公文处理效率、保证内容合规性与信息传递准确性。典型应用场景包括：

日常事务通知：如会议安排、假期通知、制度宣贯等；

请示与报告：如部门资源申请、工作进展汇报、专项事项请示等；

对外函件：如合作邀请函、问询函、回复函等；

内部管理文件：如岗位职责说明、流程规范、奖惩决定等；

专项工作文件：如项目立项申请、总结报告、审计材料等。

二、公文撰写与审核全流程操作指南

（一）需求发起与任务分配

明确发文需求：发起人（如部门负责人*）根据工作需要，确定公文类型（通知/请示/报告等）、核心内容、接收对象及紧急程度。

创建撰写任务：通过企业OA系统或公文管理平台，新建公文任务，填写“发文事由”“主送/抄送部门”“期望完成时间”等信息，并指定撰写人（如专员*）。

需求确认：撰写人与发起人沟通，确认公文要点（如请示事项的具体内容、通知的时间节点等），避免信息偏差。

（二）公文起草与内容规范

选择模板：根据公文类型，从工具内置模板库中调取对应模板（如“会议通知模板”“请示报告模板”），或基于空白模板起草。

填写核心要素：

简明扼要，包含“发文单位+事由+文种”（例：“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；

主送机关：明确公文的主要接收部门或人员（例：“各部门、各分公司”）；

逻辑清晰，分点阐述，包含“背景/目的+具体事项+执行要求/请示事项+联系人”；

附件：如有支撑材料（如会议议程、数据报表），需注明附件名称及数量；

发文机关：填写部门全称或公司规范简称；

日期：使用阿拉伯数字标注（例：“2024年1月15日”）。

格式排版：

字体：用宋体小四，标题用宋体二号加粗，一级标题用黑体三号；

行距：固定值28磅，段前段后间距0.5行；

页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm。

（三）多级审核与修改反馈

部门初审：撰写人完成起草后，提交至部门负责人*（或指定审核人），重点审核内容真实性、部门职责匹配度及文字表述准确性。初审通过后，部门负责人在系统中签署“审核通过”意见；若需修改，需标注具体修改点（如“数据需补充2023年Q4业绩”“请示事项需明确预算金额”），退回撰写人修订。

跨部门会签：公文内容涉及其他部门职责时（如涉及费用报销需财务部会签，涉及人员调整需人力资源部会签），由系统自动或手动发起会签流程。会签部门需在1-2个工作日内反馈意见，未按时反馈视为默认通过。

领导终审：根据公文重要性及审批权限，提交至分管领导或总经理终审。终审重点关注事项合规性、是否符合公司战略及决策要求，审核通过后签署“同意印发”意见；若需重大调整，可退回部门重新起草或修改。

（四）定稿印发与归档管理

格式最终校对：审核通过后，由行政部*（或指定人员）对公文格式（页码、页眉页脚、印章位置等）进行最终校对，保证无排版错误。

印发与传达：

纸质文件：加盖公司公章后，通过内部邮件或专人送达主送机关，并填写《公文印发登记表》（记录印发份数、接收人、接收时间）；

电子文件：通过OA系统或企业邮箱群发，主送/抄送人员需确认签收，系统自动记录发送轨迹。

归档留存：公文印发后3个工作日内，由行政部将电子版（含审核修改痕迹）及纸质版（原件）统一归档至公司档案管理系统，按“年度-文种-部门”分类编号，便于后续查阅。

三、常用公文模板与填写规范

（一）会议通知模板

项目

填写内容示例

标题

公司关于召开2024年度第一季度工作总结会的通知

主送机关

各部门负责人、各分公司经理

一、会议时间：2024年4月10日（周三）14:00-17:00二、会议地点：总部3楼第一会议室三、参会人员：各部门负责人、各分公司经理（需提前10分钟签到）四、会议议题：1.2024年Q1各部门工作总结汇报（每人15分钟）；2.2024年Q2工作计划及资源需求讨论；3.总经理总结讲话。五、其他事项：1.请参会人员提前准备PPT（含数据图表），于4月8日前发送至行政部邮箱；2.确因无法参会者，需提前1天向行政部请假（联系人：，电话：*）。

附件

《会议议程》（详见附件1）

发文机关

公司行政部

日期

2024年4月2日

（二）请示报告模板

项目

填写内容示例

标题

关于申请购置办公设备的请示

主送机关

公司总经理*

一、请示事由：市场部现有办公电脑使用年限超5年，频繁出现卡顿、死机问题，影响客户资料处理及数据分析效率，亟需更新设备。二、具体事项：1.拟购置设备清单：笔记本电脑10台（配置：i5处理器、16G内存、512G固态硬盘），预算共计5万元；2.资金来源：从市场部2024年度办公经费中列支。三、请示事项：恳请批准购置上述办公设备，以保障部门工作正常开展