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采购与供应商管理标准流程手册

目录

适用范围与应用场景

采购与供应商管理核心流程

2.1采购需求提报与审核

2.2供应商选择与准入

2.3采购合同签订与管理

2.4采购执行与交付验收

2.5供应商绩效评估与优化

常用模板工具

3.1采购申请单

3.2供应商基本信息表

3.3供应商评估表

3.4采购合同（模板框架）

3.5物料/服务验收单

3.6供应商绩效评分表

关键控制点与风险提示

1.适用范围与应用场景

本手册适用于企业各类采购活动（含物料采购、服务采购、工程采购等）及全生命周期供应商管理，覆盖采购需求部门、采购部门、财务部门、质量部门及相关管理层。具体应用场景包括：

日常生产运营类采购（如原材料、零部件、办公用品等）；

项目专项采购（如设备采购、技术服务外包等）；

新供应商引入与现有供应商分级管理；

采购合同履约跟踪、验收结算及供应商绩效复盘。

2.采购与供应商管理核心流程

2.1采购需求提报与审核

目标：规范需求提报流程，保证采购内容合理、预算可控，避免盲目采购。

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目计划、行政需求等），填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、预计到货日期、预算金额、用途说明及技术参数（如有）。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部审核

采购部核对需求的完整性（如是否明确规格、数量、预算），并判断是否属于集中采购或分散采购范畴。

对超预算需求，需求部门需补充《超预算说明》，经财务部及分管领导审批后，方可推进后续流程。

预算与计划匹配

财务部审核采购预算是否符合公司年度预算安排，保证资金来源合规。

采购部根据需求紧急程度、库存情况（如适用）、市场供应周期，制定采购计划，明确采购时间节点。

2.2供应商选择与准入

目标：通过标准化筛选机制，引入资质合规、能力匹配的供应商，保障采购质量与供应稳定性。

操作步骤：

供应商寻源

采购部根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询比价等方式（金额≥10万元原则上采用招标方式）寻找潜在供应商。

优先从《合格供应商名录》中选择供应商，名录内无合适供应商时，启动新供应商寻源。

资质初审

供应商需提供以下资料（加盖公章）：营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证等）、法定代表人证件号码明、近3年类似业绩合同（至少2份）、税务登记证（三证合一后可不提供）。

采购部审核资料的真实性、有效性，排除被列入“经营异常名录”“严重违法失信名单”的供应商。

现场考察（必要时）

对金额较大（≥50万元）、关键物料或服务类采购，组织需求部门、质量部成立考察小组，对供应商的生产场地、工艺设备、质量管控体系、交付能力等进行实地考察，形成《供应商考察报告》。

商务谈判与确定供应商

采购部根据资质审查结果、现场考察报告（如有），组织候选供应商进行商务谈判（价格、付款方式、交付周期、售后服务等条款）。

综合评估价格（权重30%-40%）、质量（权重30%-40%）、交付（权重20%-30%）、服务（权重10%-20%）等维度，选定1-3家候选供应商，按审批权限报批（如部门负责人、分管副总、总经理）。

供应商准入与建档

审批通过后，供应商纳入《合格供应商名录》，采购部建立供应商档案（含资质文件、考察报告、合同记录、绩效数据等），并颁发《供应商准入证书》（有效期为1-3年，到期前需复评）。

2.3采购合同签订与管理

目标：通过标准化合同条款，明确双方权利义务，降低法律风险，保障采购双方合法权益。

操作步骤：

合同起草

采购部根据谈判结果，使用公司标准合同模板（参考3.4节），起草采购合同，明确以下核心条款：

标的物名称、规格型号、数量、单价、总价；

质量标准（如国标、行标或技术协议）、验收方法；

交付时间、地点、方式及运输费用承担；

付款方式（如预付款、到货款、质保金比例及支付节点）；

违约责任（如逾期交货、质量不达标、付款延迟的赔偿标准）；

不可抗力条款、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。

合同评审

采购部组织需求部门（确认技术条款）、财务部（确认价格、付款条款）、法务部（确认法律风险）进行联合评审，形成《合同评审记录》，修改完善后报审批。

合同签订与分发

审批通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，合同一式三份（采购部、供应商、财务部各执一份，需求部门可根据需要留存复印件）。

采购部将合同扫描件归档至供应商档案，原件交财务部保管，保证“合同台账”与原件一致。

2.4采购执行与交付验收

目标：保证采购订单按时、按质、按量交付，严格验收流程，避免不合格品流入生产或使用环节。

操作步骤：

订单下达

采购部根据合同约定，向供应商下达《采购订单》，明确订单