供应商管理信息系统自动审批工具.docVIP

供应商管理信息系统自动审批工具使用指南

一、适用场景与价值体现

本工具适用于企业供应商全生命周期管理中的标准化审批环节，主要解决人工审批效率低、流程不统一、易出错等问题。具体场景包括：

新供应商准入审批：当供应商首次提交资质申请时，系统自动校验营业执照、行业资质等关键信息，匹配预设准入标准后触发审批流程。

供应商合同续签审批：现有供应商合同到期前，系统自动提取历史合作数据（如履约评分、交付时效），结合续签条件审批单，减少人工重复核对。

供应商付款申请审批：供应商提交付款凭证后，系统自动关联合同条款、验收单据，校验金额、节点是否符合约定，快速完成付款审批。

供应商绩效调整审批：根据季度/年度绩效评估结果，系统自动供应商等级调整（如升级、降级、淘汰）申请，按权限提交审批。

通过自动化审批，可缩短审批周期50%以上，降低人为干预风险，保证流程合规性与数据一致性。

二、操作流程详解

步骤1：系统登录与权限初始化

操作说明：

使用企业统一账号登录供应商管理信息系统，进入“自动审批工具”模块。

系统根据用户角色（如采购专员、部门经理、分管领导）自动匹配审批权限，权限范围可在“个人中心-权限管理”中查看（如仅能审批所属部门供应商、金额上限等）。

步骤2：发起审批申请

操作说明：

根据业务需求选择审批类型（如“新供应商准入”“合同续签”），“新建申请”。

填写/基础信息：

新供应商准入：供应商全称、统一社会信用代码、所属行业、联系人及电话、营业执照扫描件、相关资质证明（如ISO认证、行业许可证）等。

合同续签：原合同编号、续签期限、调整条款（如价格、服务范围）、历史履约报告等。

系统自动校验信息完整性：必填项缺失时提示补充；资质文件过期或不符合格式要求时，驳回并说明原因。

步骤3：配置审批规则（首次使用或规则变更时）

操作说明：

在“审批规则管理”中，根据审批类型设置触发条件与流程节点：

触发条件：如“新供应商准入”需满足“营业执照在有效期内、行业资质齐全、信用评分≥80分”；“付款申请”需满足“验收单状态为‘通过’、未超过合同约定付款比例”。

流程节点：按审批金额或供应商等级配置节点（如≤10万元由采购专员审批，10万-50万元由部门经理审批，＞50万元需分管领导审批），可添加“会签”或“或签”模式。

设置通知方式：审批人通过系统消息、邮件或企业接收提醒，超时未处理自动升级通知。

步骤4：提交审批并跟踪进度

操作说明：

确认信息无误后，“提交审批”，系统自动流转至首个审批节点。

在“审批进度”页面可实时查看当前状态（如“待审批审批人A”“审批人B已通过”）、审批意见及预计完成时间。

若审批人驳回，系统自动通知申请人，驳回原因需填写具体修改意见（如“资质证明需补充2023年度审计报告”），申请人修改后可重新提交。

步骤5：审批完成与结果归档

操作说明：

所有节点审批通过后，系统自动审批结果通知，同步更新供应商档案状态（如“准入通过”“合同生效”“付款已安排”）。

申请人可在“审批记录”中审批单（含电子签章），相关附件自动归档至供应商电子档案库，支持后续查询与审计。

三、审批申请表模板

供应商管理信息系统自动审批申请单

申请单号

SAP-2024-00156

申请日期

2024-03-15

供应商信息

供应商全称

科技有限公司

统一社会信用代码供应商类型

□新供应商□现有供应商□战略供应商

所属行业

软件开发

联系人

张*

联系方式

申请事项

□新供应商准入□合同续签□付款申请□绩效调整□其他________

申请详情

合同/协议名称（如有）

2024年度软件采购框架协议

合同编号

HT-2024-0082

申请金额

人民币50万元

有效期/续签期限

2024.04.01-2025.03.31

服务/产品范围

定制化ERP系统开发与维护

附件清单

营业执照、ISO9001认证、报价单

审批流程

审批节点

审批人

审批状态

审批意见

一级审批

采购部经理*

□待审批□已通过□已驳回

二级审批

分管领导*

□待审批□已通过□已驳回

三级审批

财务总监*

□待审批□已通过□已驳回

备注

如需现场考察，请安排采购专员*跟进

四、使用关键提示

规则配置精准性：审批规则需与企业内控制度完全匹配，定期（如每季度）回顾并更新规则，避免因政策或业务变化导致审批偏差。

信息填写完整性：供应商资质文件需保证清晰、完整，关键信息（如信用代码、有效期）与原件一致，系统校验失败将影响审批进度。

异常处理机制：若系统出现流程卡顿、规则冲突等异常，需立即联系系统管理员（如IT支持*），启用临时人工审批通道，保证业务不中断。

数据安全与保密：审批过程中涉及的供应商信息、合同金额等敏感数据，严禁通过非系统渠道（如个人）传输，操作完成后及