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浅析数字信息化背景下高校档案管理的创新措施

在数字信息技术迅猛发展的时代背景下，高校档案管理作为高校治理体系的重要组成部分，正面临着前所未有的机遇与挑战。高校档案涵盖教学、科研、行政、学生管理等多个领域，是高校历史发展的真实记录，也是支撑高校人才培养、科学研究、社会服务的重要信息资源。传统高校档案管理模式以纸质档案为核心，存在存储空间有限、检索效率低下、资源共享困难、安全防护薄弱等诸多问题，已难以适应新时代高校高质量发展的需求。数字信息化为高校档案管理改革提供了技术支撑，推动档案管理从“实体管理”向“信息管理”“智慧管理”转型。本文结合数字信息化发展趋势，针对高校档案管理的现存问题，从管理理念、技术应用、资源建设、人才培养、安全保障五个维度，浅析高校档案管理的创新措施，为提升高校档案管理水平、发挥档案资源价值提供参考。

一、更新管理理念：树立数字化、服务化、智能化导向

理念创新是档案管理创新的前提。数字信息化背景下，高校档案管理首先需要突破传统思维定式，树立与时代发展相契合的管理理念，为档案管理改革奠定思想基础。

（一）确立数字化管理理念，推动管理模式转型

高校档案管理部门应摒弃“重实体、轻信息”“重保管、轻利用”的传统理念，充分认识数字信息化的核心价值，将数字化理念贯穿于档案管理的全流程。明确档案数字化不是简单的纸质档案扫描，而是涵盖档案收集、整理、归档、存储、检索、利用、销毁等各环节的全流程数字化改造。主动将数字信息技术与档案管理深度融合，以数字化手段破解传统管理模式的痛点，实现档案资源的高效管理与便捷利用。同时，应树立“全生命周期管理”理念，对档案从形成之初到归档利用的整个生命周期进行数字化管控，确保档案信息的完整性、准确性与时效性。

（二）强化服务化管理理念，提升档案利用价值

档案管理的核心目标是服务于高校发展与师生需求。数字信息化背景下，高校档案管理应从“被动保管”向“主动服务”转型，强化服务化理念，聚焦师生、科研、教学等核心需求，优化服务模式。例如，针对师生个人档案查询、学历认证、科研成果归档等需求，搭建便捷的线上服务平台；针对教学科研需求，主动挖掘档案中的优质资源，整理形成专题档案数据库，为教学改革、科研创新提供数据支撑；针对高校治理需求，整合档案信息资源，为学校决策提供精准的档案参考。通过主动服务、精准服务，最大化发挥档案资源的价值。

（三）培育智能化管理理念，引领未来发展方向

随着人工智能、大数据、云计算等技术的发展，智能化已成为档案管理的重要发展趋势。高校档案管理部门应提前布局，培育智能化管理理念，积极探索人工智能等技术在档案管理中的应用场景。例如，利用人工智能技术实现档案的自动分类、关键词提取、智能检索；借助大数据技术分析档案利用需求，精准推送档案资源；通过云计算技术实现档案资源的分布式存储与高效共享。以智能化理念引领档案管理改革，推动档案管理从“数字化”向“智慧化”升级，提升档案管理的现代化水平。

二、创新技术应用：构建数字化、智能化档案管理平台

技术创新是档案管理创新的核心支撑。高校应积极引入先进的数字信息技术，构建一体化、智能化的档案管理平台，实现档案管理的高效化、精准化与便捷化。

（一）搭建一体化数字档案管理平台，实现全流程管控

整合高校各部门档案资源，搭建覆盖全校的一体化数字档案管理平台，实现档案收集、整理、归档、存储、检索、利用等全流程的数字化管控。平台应具备多终端接入功能，支持师生通过电脑、手机等终端随时随地提交档案、查询档案；具备数据对接功能，与高校教务管理系统、科研管理系统、学生管理系统、人事管理系统等实现数据互联互通，自动采集各系统生成的电子档案，减少重复劳动，确保档案信息的及时性与完整性；具备流程化管理功能，实现档案归档审核、利用审批等流程的线上化处理，提升管理效率。例如，教师科研成果档案可通过科研管理系统自动同步至数字档案平台，学生学籍档案可与学生管理系统实时对接，实现档案资源的集中管理与高效流转。

（二）引入智能技术，提升管理与利用效率

积极引入人工智能、大数据、区块链等先进技术，赋能档案管理各环节。在档案整理环节，利用人工智能技术实现电子档案的自动分类、标引、著录，减少人工操作，提升整理效率与准确性；在档案检索环节，构建智能检索系统，支持关键词检索、全文检索、模糊检索等多种检索方式，同时具备检索结果精准排序、相关资源推荐等功能，让师生快速找到所需档案；在档案利用环节，借助大数据技术分析师生的档案利用行为与需求，精准推送相关档案资源，提升服务的针对性；在档案溯源环节，利用区块链技术的不可篡改特性，对档案信息进行加密认证，确保档案信息的真实性与安全性，为档案溯源提供可靠保障。

（三）推进档案数字化转型，实现存量与增量档案全覆盖

针对高校存量纸质档案与增量电子档案并存的现状，分阶段