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企业文档管理归档标准流程工具模板
一、适用场景与范围
本标准流程适用于企业内部各类正式文档的规范化管理，涵盖行政文件（如制度、通知、会议纪要）、人事文件（如劳动合同、入职离职材料）、项目文件（如立项报告、验收报告、技术方案）、财务文件（如预算表、报销凭证、审计报告）等。适用于文档形成后的日常归档、项目结束归档、年度定期归档及审计专项归档等场景，保证文档可追溯、易检索、合规安全。
二、标准操作流程详解
步骤1：文件形成与初步分类
操作内容：
文件形成部门/责任人根据工作需求完成文档编制，保证内容完整、格式规范（如统一字体、页边距、页码），并在文件首页或眉页标注“文件名称”“形成日期”“编制人”“版本号”等基础信息。
根据企业《文档分类编码规则》（如按“部门-年份-类型-流水号”格式，示例：HR-2024-01-001），对文件进行初步分类，确定所属类别（如“行政类-人力资源”“项目类-研发A项目”）。
责任主体：文件形成部门/编制人*
输出成果：标注完整信息的初稿文件、初步分类结果。
步骤2：部门审核与修订确认
操作内容：
文件形成部门负责人*（或指定审核人）对文件内容进行合规性、准确性审核，重点检查是否符合企业制度、是否与相关文件冲突、数据是否无误等。
审核通过后，在文件审核栏签署“同意归档”及姓名、日期；若需修订，由编制人*根据反馈意见修改后重新提交审核，直至通过。
责任主体：部门负责人/指定审核人、编制人
输出成果：审核通过的正式文件（含审核记录）。
步骤3：档案管理员接收与登记
操作内容：
文件形成部门将审核通过的正式文件（纸质版需加盖部门公章，电子版需为最终版）提交至企业档案管理部门，档案管理员*核对文件完整性（如是否有缺页、签名缺失）、分类编码是否正确。
核对无误后，在《文件归档登记表》（见模板1）中详细记录文件编号、名称、形成部门、页数、密级、归档日期、交接人（文件形成部门经办人及档案管理员）等信息，双方签字确认。
责任主体：档案管理员、文件形成部门经办人
输出成果：《文件归档登记表》（纸质/电子版）、已登记的归档文件。
步骤4：文档整理与装订归档
操作内容：
纸质文档：按“同一文件编号材料集中、正本在前、附件在后”顺序整理，去除金属夹，使用无酸纸档案盒装订，盒面标注“档案编号”“文件名称”“年度”“盒内文件份数”等信息，并粘贴盒内文件目录。
电子文档：统一存储至企业指定服务器/档案管理系统（如OA系统档案模块），按分类编码建立文件夹层级（如“2024年/行政类/会议纪要/”），文件名与纸质版编号一致，并添加归档日期、责任人等元数据信息。
特殊载体文档（如光盘、录音录像）需单独存放，标注对应文件编号及存储介质类型，并存放在防磁柜中。
责任主体：档案管理员*
输出成果：整理装订完成的纸质档案盒、分类存储的电子档案目录及文件。
步骤5：存储保管与定期检查
操作内容：
纸质档案存放于符合《档案保管规范》的库房（温度14-24℃，湿度45-60%，防火、防潮、防虫、防鼠），按编号顺序排列，预留调整空间；电子档案需定期备份（本地备份+异地备份），备份频率不低于每月1次，并测试备份数据的可恢复性。
档案管理员*每季度对档案库房及电子档案进行一次全面检查，记录存储环境参数、档案完整性（如是否有霉变、损坏）及电子档案访问日志，发觉问题及时上报处理。
责任主体：档案管理员、档案管理部门负责人
输出成果：档案检查记录表、电子档案备份日志。
步骤6：借阅使用与归还登记
操作内容：
员工因工作需要借阅档案时，需填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明借阅文件编号、名称、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人*审批后提交档案管理部门。
档案管理员*核对审批权限后，办理借阅手续：纸质档案需登记借阅人信息、借阅日期、预计归还日期，借阅人签字确认；电子档案需通过系统申请审批，审批通过后授予只读或权限（涉密档案禁止）。
借阅归还时，档案管理员*检查档案完整性（如是否有涂改、缺页），确认无误后在《文件借阅申请表》中记录归还日期，借阅人签字；若逾期未还，及时催收并记录原因。
责任主体：借阅人、部门负责人、档案管理员*
输出成果：《文件借阅申请表》（含借阅、归还记录）、档案完整性检查记录。
步骤7：到期鉴定与销毁管理
操作内容：
档案管理部门每年年底组织档案鉴定小组（由档案管理员、法务专员、相关业务部门负责人*组成），对到期档案（如保管期限届满的临时通知、普通项目文件）进行鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类。
需销毁的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》（见模板3），列明档案编号、名称、形成日期、保管期限、销毁原因，经档案管理部门负责人、分管领导*审批后，由至少2人共同监销（监销人需在销毁清册上签字）。
纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（涉
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